Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Kiedy i jak wdrożyć system informatyczny do zarządzania firmą

Przełom roku to tradycyjny okres podsumowywania osiągnięć i niepowodzeń w działalności firmy oraz przygotowywania się do zmian w jej funkcjonowaniu. Nieraz wchodząc w Nowy Rok chcemy rozpocząć i kontynuować pracę z nowymi zamiarami biznesowymi, wg nowych pomysłów organizacyjnych lub też przy pomocy nowych narzędzi i technologii. W poprzednich: letnim i jesiennym wydaniach "Buduj z Głową" pisaliśmy o naszych propozycjach dla Państwa dotyczących nowego oprogramowania do zarządzania firmą o nazwie Milenium. Wraz z nadchodzącym Nowym Rokiem zmieniamy jego nazwę na Capital. Przy tej okazji chcielibyśmy podpowiedzieć Państwu, że obecna chwila jest idealna do zmiany Waszego może już spracowanego systemu informatycznego na Capital właśnie. Otwierając księgi podatkowe i ewidencje magazynowe, pracownicze i inne na kolejny rok bilansowy moglibyście Państwo zrobić to już w nowoczesnym narzędziu. Oparty o światowe standardy np. silnik bazy MS SQL i wykorzystanie Internetu do pracy w rozproszonej strukturze Waszej firmy - Capital wspomógłby te wszystkie nowe procesy biznesowe, które planujecie uruchomić od Nowego Roku. Przyszłoby to tym sprawniej, że może on obecnie współpracować z systemem do planowania przedsięwzięć i produkcji budowlanej MS Project. Dzięki tej współpracy dane np. o zapotrzebowaniu materiałowym w rozbiciu na konkretne zadania i czasy dostaw pochodzące z planu budowy można umieścić w bazie Capitalu. Dzięki nim zaopatrzenie w firmie będzie wiedziało nie tylko co, ale również ile i w jakim czasie należy dostarczyć na budowę. Proces zamawiania materiałów i optymalizacja dostaw ulegnie znacznemu ułatwieniu. Komunikacja między budową a zapleczem polepszy się, spadnie ilość nietrafnych działań i innych błędów. To tylko jeden przykład korzyści, inne to np. lepsza integracja pracy wszystkich komórek organizacyjnych firmy budowlanej. Proces obiegu dokumentów, takich jak kosztorysy, harmonogramy prac, zamówienia materiałowe, faktury zakupu i sprzedaży, może ulec uporządkowaniu i zautomatyzowaniu. Dzięki zintegrowanemu oprogramowaniu osoby pracujące na rożnych stanowiskach w strukturze firmy będą mogły wymieniać między sobą dane, nie tak jak do tej pory papierowo, ale dużo efektywniej bo elektronicznie. Będą to też jakościowo dużo lepsze informacje. Na ich podstawie dokona się bieżącej kontroli ilościowo-wartościowej zużycia materiałów, szybko wskaże się miejsca, w których dochodzi do niegospodarności, podejmie decyzje o działaniach korygujących. Dane zgromadzone w programie będą łatwo dostępne i możliwe do uzyskania nie tylko w siedzibie firmy, ale także poza nią - na budowach i w oddziałach terenowych. Niektórzy z Państwa już mogą się o tym praktycznie przekonać. Od momentu startu sprzedaży naszego nowego produktu na początku br. nabyło go już kilkanaście przedsiębiorstw. Niektóre z nich skorzystały z dofinansowania na rozwój przedsiębiorczości lub wdrażanie nowych technologii oferowanego przez fundusze unijne np. Phare. W ten sposób realny koszt uruchomienia systemu informatycznego w firmie, który zwykle traktowany jest jako wysoki (dla niektórych firm wręcz bardzo drogi) zmalał nagle o 25% do 60%. Athenasoft nie tylko dostarczyła tym przedsiębiorstwom oprogramowanie, ale pomaga też je wdrożyć do działania i szkoli w obsłudze. Do najciekawszych prowadzonych przez nas obecnie projektów należą:

 

  1. wdrożenie oprogramowania Capital w wersji dla budownictwa, Norma Pro i MS Project w Przedsiębiorstwie Budownictwa Ogólnego KARTEL S.A. w Jędrzejowie (woj. świętokrzyskie) oraz GAMAT Sp.z o.o w Lublinie (obydwie firmy to renomowani wykonawcy robót budowlanych),
  2. uruchomienie Capital-u w Górnośląskim Zakładzie Obsługi Gazownictwa w Zabrzu, który jest firmą o charakterze usługowo-produkcyjnym zaangażowaną w poważne kontrakty dot. m.in. infrastruktury gazowniczej,
  3. wdrożenie Capitalu i Nieruchomości Pro w firmie Felix Sp. z o.o., która jest jednym z warszawskich zarządców nieruchomości.

 

Na czym polegają działania Athenasoft na rzecz w/w firm? Przede wszystkim na pomocy w doborze optymalnego dla nich rozwiązania zarówno pod względem możliwości technicznych jak i ceny systemu. Przed dokonaniem dostawy, wspólnie z odpowiedzialnymi w firmach osobami, ustalamy potrzeby informatyczne organizacji. Później dostarczamy i instalujemy wybrane oprogramowanie, a następnie przystępujemy do jego wdrożenia. Nasze produkty są tak pomyślane, aby można było uruchomić je samodzielnie. Niemniej jednak systemowe podejście do sprawy wdrożenia znacznie ułatwia i przyspiesza ten proces. Athenasoft organizuje kursy i warsztaty szkoleniowe dot. zarządzania firmą, planowania i nadzorowania produkcji budowlanej oraz jej kosztorysowania zarówno w swoim laboratorium w Warszawie jak i wyjazdowo w siedzibach klientów. Zajęcia prowadzone są w taki sposób, aby zainteresować słuchaczy możliwościami oprogramowania i jego praktycznym zastosowaniem oraz jednocześnie uczulić ich na rozpoznawanie i naświetlanie problemów organizacyjnych ich firm. W ten sposób, przy okazji włączania do ruchu nowych narzędzi informatycznych, dyskutujemy o zaletach i wadach np. obiegu dokumentów lub sposobów przygotowywania jakichś danych i staramy się, aby w tworzonym systemie było to łatwiejsze i szybsze. Nie zależy to tylko od samego oprogramowania ale przede wszystkim od ludzi, ich pomysłów i zaangażowania. Nieraz dzięki takim sesjom wdrożeniowym wypracowane zostają w firmach nowe procedury obsługi procesów biznesowych lub pomysły dotyczące rozbudowy oprogramowania. Za te ostatnie jesteśmy naszym klientom szczególnie wdzięczni. To właśnie dzięki nim udaje się nam z powodzeniem od lat ulepszać nasze produkty. Tak więc, jeśli uważacie Państwo, że obecnie obsługiwany system informatyczny nie realizuje już Waszych potrzeb, jest mało elastyczny na zmiany zachodzące w firmie lub tez po prostu za drogi w eksploatacji - to proszę, zapoznajcie się z nasza ofertą, porozmawiajcie z konsultantem Athenasoft lub najbliższym dystrybutorem regionalnym i dołączcie do grupy naszych klientów. Chętnie zaprosimy Was na pokazy oprogramowania oraz rozmowy dot. planowanych w Waszych organizacjach zmian. Dzięki takim rozmowom i fachowym poradom będzie łatwiej podjąć decyzję dot. wyboru oprogramowania a także ustalić priorytety zadań, które mają być przez nie realizowane. Zapraszamy!