Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Nadzór nad przedsięwzięciami budowlanymi za pomocą oprogramowania Athenasoft

Na tegorocznych targach BUDMA w Poznaniu i INTERBUD w Łodzi Athenasoft przedstawiła kolejne wersje oprogramowania do wspomagania pracy firm budowlanych w dziedzinie organizacji pracy, przygotowania produkcji, kalkulacji i controllingu kosztów działalności. Szczególnym zainteresowaniem publiczności cieszyły się prezentacje programów Norma Pro i Capital.

 

Norma Pro jest obecnie najnowocześniejszym programem do kosztorysowania robót budowlanych w kraju, uwzględniającym potrzeby nawet najbardziej wymagajacych użytkowników. Od nich właśnie dochodzą opinie, że potrzebne jest narzędzie informatyczne do zarządzania i nadzorowania całej firmy budowlanej. Odpowiedzią na te głosy jest powstanie i systematyczny rozwój programu Capital. Został on skonstruowany, aby wspomagać zarządzanie w małych i średnich przedsiębiorstwach. Szczególnie uwzględnia potrzeby branży budowlanej i zarządców nieruchomości. Zapewnia obsługę wszystkich istotnych procesów dziejących się w firmie. Główną cechą programu wyróżniającą go od innych produktów jest możliwość nadzoru nad budowami (projektami) pod kontem: analizy kosztów i przychodów wynikających z ich realizacji oraz uporządkowania obiegu dokumentacji technicznej, materiałowej i finansowej. Dodatkowym usprawnieniem jest możliwość wymiany danych z oprogramowaniem do kosztorysowania np. Norma Pro lub planowania przedsięwzięć MS Project lub Planista. Ułatwia to i przyspiesza komunikację między osobami pracujących w różnych działach firmy np. przygotowaniu produkcji, zaopatrzeniu, gospodarce materiałowej. Co więcej, dzięki wykorzystaniu Internetu, Capital pozwala na zdalną pracę osób z oddziałów firmy rozmieszczonych poza jej główną siedzibą. Istotny jest fakt, że praca ta odbywa się w trybie on-line, z zachowaniem całkowitej jednolitości bazy danych (nowoczesna technologia SQL). To rozwiązanie pozwala na sprzęgnięcie pracy oddziałów firmy położonych w różnych miastach z głównym magazynem lub kilkoma prowadzonymi budowami i magazynami terenowymi.

 

Jak to praktycznie działa? Punktem wyjścia w programie jest stworzenie projektu budowy z podaniem szacunkowych kosztów i przychodów, jakie mogą powstać w trakcie trwania budowy a także planowanych terminów rozpoczęcia i zakończenia budowy. Daje to możliwość wstępnej analizy opłacalności przedsięwzięcia i określenia stopnia obciążenia firmy. Dane dotyczące kosztów moga zostać wpisane ręcznie lub zaimportowane z kosztorysu wykonanego w Normie Pro. Oprócz tego na podstawie struktury kosztorysu - jego podziału na działy i pozycje - można zbudować etapy prac na budowie i określić jakie zasoby i w jakich ilościach są potrzebne do ukończenia konkretnego punktu budowy. Oprócz kosztorysu można też importować harmonogramy prac utworzone w programach MS Project lub Planista. Dzięki tym informacjom kierownik budowy, bądź też osoba do tego uprawniona, może utworzyć zapotrzebowanie na materiały. Zaopatrzeniowiec przy realizacji takiego zapotrzebowania ma wszystkie niezbędne dane - tj. ilość materiału potrzebną na budowę, ilość, jaką już wydano na budowę, ile materiału należy zamówić, a jeśli zamówienie zostało już złożone, jaka ilość była zamówiona. Ma także informację jaki jest stan towaru w magazynie i jaką jego ilość można przesłać na budowę. Może automatycznie przygotować serię zapytań ofertowych do dostawców materiałów, konkretne zamówienie do wybranego kontrahenta lub też dokumenty przesunięć międzymagazynowych (np. z magazynu głównego do magazynu konkretnej budowy).

 

 

Realizacja zapotrzebowań na budowę generuje pewne koszty (faktury VAT na podstawie zamówień, przyjęcia materiału na budowę, potwierdzenie zużycia). Te koszty są automatycznie nanoszone na poszczególne etapy budowy. Użytkownik sam decyduje jaki typ dokumentu (np. faktura Vat zakupu lub rozchód wewnętrzny) będzie stanowił o przydzieleniu kosztów materiałów do danej budowy. Dzięki temu w dowolnym momencie można sprawdzić jak kształtują się te koszty na wybranym etapie budowy, jakie są stany magazynowe materiałów i jakie jest ich zużycie, czy nie dochodzi do niegospodarności, tj. nadmiernego zużywania materiału niezgodnie z przyjętym harmonogramem, czy też, w przypadku zamawiania nadmiernej ilości materiału, do szkodliwego zamrażania środków pieniężnych.

 

Podobnie działa również ewidencja przychodów związanych z projektami i budowami. Każda faktura sprzedaży może zostać przypisana do konkretnego etapu budowy zanim jeszcze dotrze do księgowości. Takie podejście znakomicie przyspiesza analizę sytuacji ekonomicznej na konkretnej budowie. Dane są prezentowane w postaci czytelnej tabeli zawierającej planowane przychody i koszty, ich wartości rzeczywiste (z dokumentów przyjętych do systemu) oraz wynik i odchylenia. Przy klasycznym podejściu do analizy kosztów i przychodów na budowie trzeba najpierw czekać na zadekretowanie dokumentów źródłowych w księgowości, co znacznie oddala moment, w którym są one użyteczne do podejmowania decyzji.

 

Kolejnym elementem związanym z zarządzaniem projektami inżynieryjnymi jest dokumentacja składająca się np. z umów z inwestorem i podwykonawcami, pozwolenia na budowę, planu budowy, oświadczeń wydawanych przez inspektorów nadzoru itd. Dokumentację tę można, w postaci plików, załączyć do budowy na dowolnym etapie jej realizacji. Uzyskujemy wtedy uporządkowanie i łatwość dostępu do danych. Każda osoba, która potrzebuje skorzystać z tej dokumentacji wie gdzie jej szukać i może zrobić to w łatwy sposób. Tak działając można odzyskać nawet do 15% czasu pracy, który jest normalnie poświęcany w firmie na poszukiwanie i kopiowanie wcześniej zebranych informacji.

 

 

Dzięki pracy w sieci rozproszonej (przez Internet) można znacznie ulepszyć przepływ informacji w przedsiębiorstwie budowlanym, które z reguły prowadzi szereg prac poza siedzibą biura głównego. Efektem końcowym takiego podejścia do problemu zarządzania i nadzoru budów może być znaczne przyspieszenie i obniżenie kosztów tego procesu w przedsiębiorstwie, a co za tym idzie zwiększenie prawdopodobieństwa sukcesu w prowadzonej działalności.