Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Skąd się biorą błędy w kosztorysach?

Często zadaję sobie pytanie (i zapewne nie tylko ja), dlaczego jest tyle błędów w kosztorysach? Czy można obarczyć winą działanie programu kosztorysowego? Czy wina leży też po stronie kosztorysanta?
Niestety zazwyczaj odpowiedzialność ponosi autor; pozostaje do wyjaśnienia jaką może on ponieść karę.
Poniżej podaję kilka powodów, dlaczego pojawiają się te błędy.

Po pierwsze należy zauważyć, że kosztorysowanie to zagadnienia interdyscyplinarne.
Nie wystarczy zakupić program komputerowy i poznać jego działanie korzystając z instrukcji użytkownika (pisanej przez twórców programu i omawiającej zagadnienia tak, jak je przyjęli/zaprojektowali według swojej wiedzy). W instrukcjach czasem definicje lub nazewnictwo nie zgadzają się z ogólnie uznanymi standardami lub przepisami. Żeby właściwie skorzystać z możliwości programu, kosztorysant powinien doskonale znać zagadnienia tzw. teoretyczne – podstawy prawne, techniczne, rzeczowe i finansowo-kosztowe.
Niezależnie od wcześniej wymienionych zagadnień najważniejsza jest jednak znajomość technologii robót oraz umiejętność prawidłowego czytania dokumentacji projektowej, które muszą być ciągle aktualizowane i uzupełniane.

Analizując rynek programów kosztorysowych można przyjąć, że osób korzystających z programów wspomagających kosztorysowanie jest ponad 10 tys. Natomiast Stowarzyszenie Kosztorysantów Budowlanych liczy ok. tysiąca członków, zaś w konferencjach specjalistycznych (które odbywają się trzy rocznie) uczestniczy maksymalnie 100 osób na każdej, i często są to te same osoby. Jak łatwo policzyć, profesjonaliści, którzy dbają o swoją karierę zawodową i chcą być na bieżąco stanowią zaledwie ok. 1% całej „grupy zawodowej”.
Pozostali „kosztorysanci” – to Ci, którzy sami się nauczyli (zakup programu i nauka obsługi łącznie z zasadami kosztorysowania) lub skorzystali z bogatej oferty na rynku „szybkich” szkoleń (1 lub 2 dni teorii i obsługa programu).
Niestety, na podstawie doświadczeń zawodowych, w tym jako wykładowca, mogę stwierdzić, że to zbyt mało. Dwudniowe szkolenie dla osób, które zaczynają pracę w zawodzie, to tylko wprowadzenie w tę dziedzinę: jakie są podstawy prawne, definicje, baza katalogowa i cenowa oraz publikacje książkowe, funkcje i cele kosztorysów.
Podobnie mało jest zajęć na wyższych uczelniach oraz w technikach.
Na przygotowanie kosztorysantów znacząco może wpłynąć nowa kwalifikacja zawodowa na poziomie szkół średnich w specjalności: sporządzanie kosztorysów oraz przygotowywanie dokumentacji przetargowej. Dodam, że staraniem SKB zawód kosztorysanta został umieszczony w Klasyfikacji Zawodów i Specjalności MPIPS w grudniu 2002 r. – kod zawodu 311201.

A co jest potrzebne, aby prawidłowo sporządzić kosztorys?

Kosztorysant musi charakteryzować się m.in. dokładnością i dociekliwością, czyli mieć odpowiednie predyspozycje osobiste do tego zawodu.
Adept najwięcej skorzystałby ze stażu pod okiem doświadczonego kosztorysanta, o co teraz nie jest łatwo z uwagi na brak czasu i środków na praktykę. Ale warto poszukać biur kosztorysowych lub projektowych i odbyć staż.
Można także samodzielnie przeanalizować wiele przedmiarów i kosztorysów opracowanych przez innych. Na stronach Zamawiających jest dużo materiałów źródłowych, oczywiście niepozbawionych różnego rodzaju błędów, ale znajdują się też pytania i odpowiedzi zamieszczane przez Zamawiających. Po kilkunastu takich analizach można dojść do wprawy w wykrywaniu niezgodności i błędów.

Na początku trudno poruszać się w obszernej bazie katalogowej, rozpisać roboty w kolejności technologicznej, czy właściwie policzyć ilości robót (np. jak rozumieć „krotność”? itd.).
Wystarczy podać tylko kilka przykładów.

 

I.

KNR 0-19 tab. 0929 kol. 07 „Wymiana okien i drzwi balkonowych zespolonych na okna i drzwi balkonowe z PCV” obejmuje wyszczególnione roboty:

  1. Demontaż ościeżnicy.
  2. Obsadzenie ościeżnicy wraz z uszczelnieniem pianką poliuretanową i silikonem.
  3. Zawieszenie skrzydeł wraz z regulacją.
  4. Wykonanie i uzupełnienie tynku do lica ściany.
  5. Oczyszczenie powierzchni stolarki po jej montażu.

Zaś zasady przedmiarowania podane w pkt. 3 „Założeń szczegółowych” wspomnianego katalogu są następujące:

3.1. Okna, drzwi balkonowe, drzwi zewnętrzne z kształtowników z wysokoudarowego PCV i aluminium należy liczyć w metrach kwadratowych w świetle ościeżnic a w przypadku braku ościeżnic w świetle otworów.

3.2. Wymiary elementów oblicza się:
- w metrach kwadratowych z dokładnością do 0,01 m²,
- w metrach z dokładnością do 0,01 m.

 

W wielu przypadkach w przedmiarze (w obliczeniach ilości robót) wymiary stolarki podawane są według wymiarów na rysunku, czyli łącznie z ościeżnicą (niezgodnie z założeniami przyjętymi w KNR 0-19), zaś wyliczone ilości robót w metrach kwadratowych z dokładnością do 0,001 m² (wg standardowo ustawionej dokładności w programach). Zatem według jakich zasad należy rozliczyć wbudowaną stolarkę?

 

II.

Cena pracy sprzętu budowlanego według „Informacji o stawkach robocizny kosztorysowej oraz cenach pracy sprzętu budowlanego” Sekocenbud np.:
symb. 48105 Rusztowania rurowe zewnętrzne o wysokości do 20 m
cena podana jest za 1 m-g najmu kompletu = 100 m² (wg rzutu pionowego), pomimo że brak tak dokładnego opisu w bazie cenowej programu Norma PRO.
Poza tym trzeba wiedzieć, że kalkulacja kosztu rusztowań powinna obejmować nie tylko ich montaż i demontaż, ale też przewóz na i z budowy oraz zatrudnienie na budowie, wynikające z czasu robót wykonywanych z rusztowań.

 

Bardzo pomocne są podpowiedzi programów o różnego rodzaju współczynnikach, ale żeby wybrać właściwą propozycję, trzeba wcześniej doczytać w katalogach informacje zawarte w Założeniach ogólnych lub szczegółowych.
Zmieniło się także korzystanie z katalogów. Kiedyś było naturalne, że np. wywóz gruzu opisany był dwiema pozycjami. Teraz oczywistym jest, że wywóz na odpowiednią odległość należy podać w jednej pozycji, bo chodzi o koszt wywozu za 1 m³ gruzu.

 

Agregacja lub scalenia robót, opisy własne to kolejne trudne zagadnienia.

Ale błędy wynikają nie tylko z niewiedzy, czy braku doświadczenia kosztorysantów. Są też spowodowane niewłaściwą organizacją pracy w zespole opracowującym dokumenty kosztowe. Najważniejszym dokumentem jest przedmiar robót, udostępniany wykonawcom (nie tylko w obszarze zamówień publicznych) dla celu sporządzenia oferty. Najczęściej kosztorysant jest podwykonawcą projektanta. Mamy do czynienia z dwiema sytuacjami: pracownia projektowa dla każdej branży sporządza przedmiary lub jedno biuro kosztorysowe sporządza całość dla wszystkich branż. Oczywiście drugi wariant jest znacznie korzystniejszy, bo pozwala skoordynować całą dokumentację i wykluczyć możliwość, że nie wszystko zostanie ujęte (np. uzgodnienie zasilania i automatyki dla urządzeń sanitarnych z elektrykiem), ale że jest też droższy z uwagi na tę koordynację – często w ogóle nie jest brany pod uwagę.

Kolejny ważny powód – czas a raczej jego brak.
Zakończenie projektu w rozumieniu dokumentacji to termin najczęściej ten sam dla projektu i dokumentacji kosztowej, tzn. kosztorysu inwestorskiego i przedmiaru robót. Często więc kosztorysanci pracują na wstępnych wersjach projektu, bez opisu technicznego, potem otrzymują kolejne wersje z uwzględnieniem uwag zamawiającego lub inwestora. Brak jest zrozumienia ze strony projektantów i zamawiających, że zazwyczaj - aby sprawdzić i wychwycić zmiany projektowe - należy wykonać pracochłonną analizę rysunków, a przedmiar i obliczenia ilości robót opracować od początku.
Niestety zdarza się iż dopiero pytania zadawane podczas przetargu i porównanie materiałów źródłowych uświadamia kosztorysantom, że pracowali na innej dokumentacji niż ta zamieszczona na stronach internetowych zamawiającego.
Może sprawdziłaby się zmiana harmonogramu prac, w którym termin oddania przedmiaru i kosztorysu byłby przewidziany dopiero po sprawdzeniu i uwagach zamawiającego. Pozwoliłoby to na uniknięcie szeregu błędów i niezgodności w zakresach i ilościach robót.
Brakuje także czasu i środków na weryfikację dokumentacji kosztowych, a bardzo znacząco wpłynęłoby to na jakość tych dokumentów.

Czy można uznać, że więcej publikacji z przykładami poprawiłoby sytuację? Trudno tak jednoznacznie ocenić, bo nie wiadomo czy znalazłyby czytelników.

Powinno się podkreślać rosnące znaczenie dokumentacji kosztowych, szczególnie przedmiaru robót przekazywanego do wyceny wykonawcom. Jego rola zaczyna się na etapie kalkulacji ceny oferty, ale podlega ciągłej weryfikacji podczas realizacji i rozliczania robót. Wszystkie niezgodności utrudniają współpracę inwestora i wykonawcy, komplikują rozliczenia w przypadku środków z dotacji.

O rozumieniu znaczenia kosztów świadczą zaproszenia kosztorysantów przez pracownie projektowe do zespołu już na etapie konkursu ofert na prace projektowe. Ale niestety wcale nierzadko zdarza się, że tuż przed terminem oddania projektu pracownia projektowa poszukuje pilnie kosztorysanta, gdyż z zawartej umowy wynika konieczność przekazania również przedmiaru i kosztorysu.

Czy na jakość dokumentacji kosztowych ma wpływ wysokość wynagrodzenia kosztorysantów i ponoszone koszty? – zapewne pośrednio również. Dla uzyskania przychodów na odpowiednim poziomie trzeba włożyć wiele pracy. Zbyt dużo zadań zawsze źle wpływa na jakość.

Na zakończenie warto podkreślić, że znaczenie kosztów i związanych z tym dokumentacji wzrasta w całym procesie inwestycyjnym. Pracy kosztorysantom więc nie zabraknie.