Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.
Decyzję o przeprowadzeniu dialogu technicznego zamawiający może podjąć na każdym etapie przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego:
Dialog nie musi dotyczyć wszystkich elementów przygotowywanego
postępowania – zamawiający może go ograniczyć np. do wybranych
postanowień specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dobrze
przeprowadzony dialog techniczny może przyczynić się do zmniejszenia
liczby sporów dotyczących opisu przedmiotu zamówienia, a także
zmniejszyć liczbę wniosków o wyjaśnienia treści specyfikacji
istotnych warunków zamówienia.
Jak prowadzić dialog techniczny ustawa nie określa. W dostępnych na
rynku publikacjach wskazuje się, iż dialog można prowadzić na kilka
sposobów. Pierwszym jest zlecenie wykonania analizy, przeprowadzenie
badań sprawdzających praktykę innych państw czy opracowanie
specyfikacji. Drugim jest rozmowa z ekspertami, naukowcami,
biegłymi, a nawet z potencjalnymi oferentami. Służy to zdobyciu
wiedzy na przykład o tym, jakimi technologiami można wykonać dane
zlecenie oraz na jakich warunkach. Trzeci sposób pozyskania wiedzy
wiąże się z trybem przetargu dopuszczającym negocjacje[1].
W każdym jednak z możliwych sposobów jego prowadzenia i
przygotowania należy pamiętać, że:
Warto też zwrócić uwagę, że przepisy ustawy pzp nie nakładają na
zamawiającego obowiązku opracowania regulaminu przeprowadzenia
dialogu technicznego, chociaż nie sposób nie wskazać, iż informacja
o ogłoszeniu dialogu technicznego powinna zawierać jako minimum
informację o przedmiocie dialogu, sposobie zgłoszenia swojego
uczestnictwa w dialogu, terminie zgłoszeń, czasie trwania dialogu, i
wreszcie o jego formie (spotkania, korespondencja). Dialog
techniczny może przykładowo rozpocząć spotkanie ze wszystkimi
zgłoszonymi wykonawcami, a następnie opracowanie harmonogramu i
ustalenie tematów indywidualnych spotkań z wykonawcami. Może go
poprzedzić przesłanie przez wykonawców posiadanych przez nich
wybranych informacji nt. przedmiotu dialogu, albo przesłanie tych
informacji może być jedyną formą dialogu.
Jeżeli już zamawiający zdecyduje się sformalizować sposób
przeprowadzenia dialogu technicznego (a w szczególności ograniczyć
dostęp do udziału w dialogu), powinien uczynić to w sposób dla
wszystkich zainteresowanych dostępny, jawny, przejrzysty i
zrozumiały.
Przykładowo, zamawiający może zdecydować, aby wykonawcy których
zaprosi do udziału w dialogu technicznym potwierdzili iż spełnią
warunki udziału w dialogu technicznym, składając w tym zakresie:
Wydaje się, że ze względu na istotę i cel dialogu technicznego
(pozyskanie wiedzy eksperckiej) takie ograniczenia nie powinny być
zakazane. Trudno wiedzę tę pozyskać od kogoś, kto jej nie posiada.
Ustanawiając własne zasady prowadzenia dialogu, zamawiający nie
powinien jednak nadmiernie formalizować jego przebiegu, ale otworzyć
się na propozycję rynku i zachęcić jak największą liczbę wykonawców
do udziału w nim. A przede wszystkim winien zapewnić wykonawcom
bezpieczeństwo dla przekazywanego przez nich know-how.
Jak to uczynił jeden z zamawiających, przedstawiam poniżej w formie
przywołania elementów regulaminu prowadzenia dialogu technicznego
poprzedzającego ogłoszenie postępowania:
Przedmiot zamówienia: | wybór Operatora Infrastruktury przy realizacji projektu - „Sieć Szerokopasmowa Polski Wschodniej - województwo podlaskie”. |
Głównym celem, jaki chciał uzyskać Zamawiający w wyniku
przeprowadzenia dialogu technicznego, było uzyskanie informacji,
które zostaną uwzględnione podczas przygotowywania opisu przedmiotu
zamówienia. Dialog techniczny przeprowadzony został zgodnie z
zasadami określonymi w motywie (8) preambuły dyrektywy z dnia 31
marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień
publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (Dz.U. UE L z dnia
30 kwietnia 2004 r.). W celu zachowania obiektywizmu i bezstronności
wszelkie czynności wynikające z prowadzenia dialogu miały być
nadzorowane przez wskazane przez Zamawiającego osoby. W celu
zapewnienia zachowania uczciwej konkurencji oraz równego traktowania
założono iż podmioty, które uczestniczyły w dialogu, nie będą
uczestniczyły w przygotowywaniu dokumentacji przetargowej. Zarząd
Województwa wszelkie czynności związane z przygotowaniem i
przeprowadzeniem dialogu powierzył 5-osobowej Komisji Dialogu
Technicznego (oraz, jeśli zachodziłaby taka potrzeba, dodatkowo
osobom trzecim posiadającym wiedzę i doświadczenie z zakresu
przedmiotu prowadzonego dialogu).
Dialog techniczny został wszczęty poprzez zamieszczenie ogłoszenia w
prasie, umieszczenie ogłoszenia w miejscu powszechnie dostępnym w
siedzibie oraz na stronie internetowej Zamawiającego. Przewodniczący
Komisji mógł następnie poinformować podmioty, które mogły być
zainteresowane przedmiotem planowanego partnerstwa
publiczno-prywatnego o wszczęciu dialogu technicznego.
Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu należało złożyć w
trybie, terminie i miejscu wskazanym w ogłoszeniu o dialogu. Po
otwarciu wniosków Przewodniczący Komisji był zobowiązany do
opracowania harmonogramu spotkań i zaproszenia zainteresowanych
podmiotów do udziału w dialogu.
Następnie w Regulaminie określono, iż dialog techniczny jest jawny,
a także – iż będzie prowadzony w języku polskim.
Komisja została zobowiązana do prowadzenia protokołu z dialogu i
udostępniania go wszystkim zainteresowanym podmiotom, z
zastrzeżeniem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa.
Dopuszczono przekazywanie między Zamawiającym a uczestnikami dialogu
wszelkich informacji, wniosków, oświadczeń, odpowiedzi itp. w formie
pisemnej, faksem lub drogą elektroniczną (w przypadku formy innej
niż pisemna każda ze stron, na żądanie drugiej, niezwłocznie miała
potwierdzić fakt ich otrzymania).
Przewodniczący Komisji mógł powołać biegłych lub innych doradców
(m.in. prawnych, technicznych, ekonomicznych) o ile wykonanie
czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania wymagałoby
posiadania specjalistycznej wiedzy.
Długość trwania dialogu została uzależniona od określenia
rozwiązania najlepiej spełniającego potrzeby Zamawiającego, jednak
nie mogła być dłuższa niż 30 dni licząc od dnia ogłoszenia dialogu
technicznego (termin mógłby zostać przedłużony, jednak nie dłużej
niż na kolejne 30 dni). Przewodniczący Komisji miał prawo
poinformować wszystkie podmioty uczestniczące w dialogu o
przedłużeniu terminu dialogu i jego zakończeniu.
Po zakończeniu, Komisja była zobowiązana do przekazania Zarządowi
Województwa informacji dotyczącej zakończenia dialogu technicznego i
jego wyników. Przewidziano też iż uczestnikom dialogu zostaną
zwrócone na ich wniosek wszelkie złożone przez nie plany, rysunki,
modele, próbki, wzory, programy komputerowe oraz inne materiały.
Założono także iż obowiązkiem Zamawiającego będzie ujawnienie w
dokumentacji postępowania informacji na temat prowadzonego uprzednio
dialogu technicznego.
W literaturze przedmiotu wskazuje się, iż „dialog techniczny
jako elastyczna forma konsultowania rynku, znajduje również
praktyczne zastosowanie w nowatorskich, proekologicznych,
intelektualnych i często skomplikowanych pod względem
technologicznym, finansowym lub prawnym projektach realizowanych w
formie partnerstwa publiczno-prywatnego”[2].
Może dotyczyć również przypadków, w których zamawiający, nie znając
się dostatecznie dobrze na przedmiocie zamówienia, określi zbyt
wysokie warunki udziału w postępowaniu lub będzie miał problem z
określeniem innych niż cena kryteriów oceny ofert. Konsekwencją
takiego postępowania może być brak ofert w przetargu, bądź złożenie
przez wykonawców ofert wykraczających poza budżet zamawiającego.
Zdaniem Krajowej Izby Gospodarczej „dialog techniczny ułatwi
zawieranie kontraktów m.in. na sprzęt teleinformatyczny czy
medyczny, systemy komputerowe i oprogramowanie. Na etapie
przygotowywania przetargu w sposób jawny zamawiający będzie miał
możliwość zwrócić się o doradztwo lub udzielenie informacji w
zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia,
specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków
umowy.”[3]
Ale jest dla niego miejsce także przed wszczęciem postępowań na
roboty budowlane. Jak wskazuje praktyka udzielania zamówień
publicznych na roboty budowlane, polskim zamawiającym najwięcej
trudności sprawia:
Warto, aby niektórzy z nich poważnie przemyśleli poprzedzenie
dialogiem technicznym np. opracowania dokumentacji projektowej albo
programu funkcjonalno-użytkowego w przypadku łącznego zamówienia
projektu i wykonania robót budowlanych. Przystępując do
przygotowania dialogu należy jednak pamiętać, aby pozostawić jego
uczestnikom możliwość zaproponowania (według ich wiedzy i
doświadczenia) optymalnych rozwiązań w zakresie doboru technologii
oraz zastosowanych w tym celu urządzeń i maszyn, wyrobów
budowlanych, wyposażenia. W dialogu technicznym nie powinniśmy
narzucać swoich rozwiązań, a pytać o zdanie na ich temat i
dopuszczać inne, może nawet innowacyjne rozwiązania. Narzucając zbyt
wiele szczegółowych rozwiązań tracimy walor poznawczy dialogu i
ograniczamy możliwość przedstawienia indywidualnych propozycji
każdego z jego uczestników.
Jeżeli już dokumentacja projektowa albo program
funkcjonalno-użytkowy zostały przez zamawiającego opracowane może
warto w trakcie dialogu poddać je wstępnej ocenie, spytać o ich
kompletność, jednoznaczność, a może nawet jakość. Lepiej też przed
wszczęciem postępowania usłyszeć propozycje zmian do posiadanych
opracowań, a także ew. dowiedzieć się o ich wadach i brakach.
I bardzo ważny element specyfikacji istotnych warunków zamówienia –
umowa i coraz częściej poruszany temat podziału ryzyk pomiędzy jej
strony (zwłaszcza, że w Polsce brak jakichkolwiek tradycji
zarządzania ryzykiem; brak narzędzi do zarządzania ryzykiem).
Początki analizy ryzyk mają obecnie miejsce tylko na gruncie
partnerstwa publiczno-prywatnego. A przecież, i to powinien wiedzieć
każdy zamawiający, za przerzucenie ryzyka na wykonawcę trzeba
zapłacić; a jeżeli nie wie – warto, aby dowiedział się o tym np. w
trakcie dialogu technicznego.
Każdy odpowiedzialny zamawiający opracowując treść umowy
powinien pamiętać, że jej ustalenia mają wpływ na ceny ofert.
Każdy odpowiedzialny wykonawca nie może pominąć w swojej ofercie
pewnej kwoty na wypadek możliwych negatywnych zdarzeń, pamiętając,
że powinien dotrzymać warunków umowy i osiągnąć zysk. Czasem jest to
pokaźna kwota, która obciąża zamawiającego. Niekiedy jest to czas
konieczny wykonawcy do zakończenia umowy.
W trakcie dialogu technicznego warto omówić wpływ na cenę oferty np.:
Jako podsumowanie przedstawiam przykładowe korzyści z zastosowania dialogu technicznego wskazane przez UZP[4]:
[1]
Agnieszka Serbeńska Rynek zamówień otwierany na MSP cz. II;
http://edroga.pl/prawo/komentarze/3365-rynek-zamowien-otwierany-na-msp-cz-ii
[2]
Informator Urzędu Zamówień Publicznych, Luty 2013 r., str. 44
[3]
http://www.kig.pl/zdaniem-kig/politykagospodarcza/2793-opinia-kig-do-projektu-ustawy-o-zmianie-ustawy--prawo-zamowie-publicznych-oraz-ustawy-o-koncesji-na-roboty-budowlane-lub-usugi-projekt-z-dnia-16022012-r--wprowadzenie-instytucji-dialogu-technicznego-do-pzp.html
[4]
Informator Urzędu Zamówień Publicznych, Luty-Marzec 2012 r., str. 46