Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Kosztorys ofertowy przekleństwem wykonawcy?

W części przetargów publicznych na roboty budowlane zamawiający wymaga załączenia do oferty kosztorysu ofertowego, sporządzonego na podstawie przedmiaru, należącego do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia.

Niby nic, bo kosztorys w takiej, czy innej postaci zrobić trzeba, ale… W dziewięciu przypadkach na dziesięć, przedmiary załączone do SIWZ są w postaci pliku pdf. W trzech przypadkach na pięć, są to pliki pdf otrzymane poprzez zeskanowanie papierowej formy dokumentu. I tu zaczyna się problem.

 

Potencjalni wykonawcy, w pytaniach do zamawiającego, zwracają się z prośbą o udostępnienie formy edytowalnej przedmiaru np. w formacie ath. Zamawiający odpowiada, że nie dysponuje przedmiarami w postaci edytowalnej. Odpowiedź jest irytująca, bo wykonawca widzi przedmiar opracowany w programie kosztorysowym i chętnie by z niego skorzystał, ale okazuje się, że nie może. Wykonawcy są więc zobligowani do wprowadzenia przedmiaru do programu kosztorysowego „ręcznie”, pozycja po pozycji.

 

Załóżmy, że przetarg jest na roboty budowlane o szacunkowej wartości poniżej progów unijnych. Przedmiary liczą 600 pozycji. Załóżmy, że roboty nie są powtarzalne, przedmiary dotyczą robót ogólnobudowlanych, sanitarnych, elektrycznych, automatyki, przyłączy zewnętrznych itd. Jeden kosztorysant będzie (tylko!) wprowadzał przedmiary „ręcznie” przez 3 dni. Nie przesadzam, pamiętajmy, że często opisy pozycji są zmienione w stosunku do opisów katalogowych lub uszczegółowione, dochodzą komentarze typu „analogia” lub „kalkulacja własna”, czasem są zmienione jednostki, albo trzeba dopisywać numery odpowiednich specyfikacji technicznych wykonania i odbioru robót. To oznacza, że wykonawca, który ma 14 dni na opracowanie oferty, poświęcił 3 dni robocze na mechaniczne wprowadzanie danych do komputera, zamiast zająć się przygotowaniem wyceny. Załóżmy dalej, że w przetargu startuje pięciu wykonawców. Czyli poświęcono łącznie 15 dni roboczych na pracę, którą już ktoś wcześniej wykonał. Co w skali całego rynku budowlanego przekłada się na konkretne i to niemałe koszty, które ponoszą wykonawcy na etapie składania ofert.

 

Skoro zamawiający przedmiary ma, to gdzieś istnieje ich wersja edytowalna. Czemu nie ma jej wykonawca? Bo zamawiający, zlecając przygotowanie projektów i kosztorysów inwestorskich, nie zastrzegł w umowie, że ma otrzymać przedmiary w formie plików edytowalnych. Sam zadziałał na własną szkodę. Bo odebrał wykonawcom część czasu, którą mogliby poświęcić na bardziej wnikliwą analizę oferty. Bo zmusza wykonawców do ponoszenia dodatkowych kosztów, których bez problemu można by uniknąć, co jest pogarszaniem sytuacji wykonawców na i tak trudnym rynku. Bo być może wykluczył w ten sposób z udziału w przetargu mniejszych wykonawców, którzy mają małe zaplecze biurowe, a tym samym małe koszty i mogliby złożyć korzystną ofertę, ale nie przystąpią do przetargu, bo nie mają czasu i możliwości na posadzenie jednej osoby na trzy dni „tylko” do wprowadzania przedmiaru.

 

Przygotowując oferty radziliśmy sobie z takimi sytuacjami różnie. Szczęściem było, jeśli przedmiary otrzymaliśmy w postaci tzw. „wydruków do pdf”, a nie skanów wydrukowanych uprzednio dokumentów – jak w przypadku pewnego przetargu na kanalizację jednej z gmin w Świętokrzyskiem, gdzie łącznie 10 przedmiarów inwestorskich liczyło 1800 pozycji. W pierwszej chwili przyprawiły mnie o rozpacz. Jednakże szybko okazało się, że przedmiary udostępnione w formie elektronicznej mają postać wydruków bezpośrednio z Normy do pdf. Bezbłędny import tych wszystkich przedmiarów do Normy zajął około 2 godzin.

 

Jednak w przypadku skanów wydrukowanych dokumentów, pierwsze godziny pracy nad tematem rozpoczynaliśmy od prób przeniesienia ich do Normy na drodze elektronicznej. Np. przeniesienie do Excela za pomocą programu do konwersji pdf na tekst, następie konwersja do formatu csv, potem import do Normy. Jeśli skan był dobrej jakości, to czas wprowadzania przedmiarów do programu kosztorysowego można było skrócić do 20-25% czasu wprowadzania „ręcznego”. Ale jeśli złej – to sprawdzanie i poprawianie błędów w wersji edytowalnej było tak czasochłonne, że zaprzestawaliśmy pracy, dzwoniłam do zaprzyjaźnionego kolegi, emerytowanego kosztorysanta, i zlecałam mu wprowadzenie przedmiarów do Normy. My, w dziale ofertowym, niestety nie mieliśmy na to czasu.

 

Zjawisko nieudostępniania edytowalnych przedmiarów przynosiło jeszcze jeden negatywny skutek, którego, całe szczęście, już od kilku lat osobiście nie doświadczyłam. Przedstawię go na przykładzie:

Przetarg na roboty budowlane o szacunkowej wartości poniżej progów unijnych, coś około 2 mln zł netto. Inwestor poważny, bo Policja. Przedmiary w wersji skanowanych pdf; wymagane złożenie wraz z ofertą kosztorysów ofertowych, oczywiście zgodnych z przedmiarami. Kosztorysy nie za duże, tak z 300 pozycji. Złożonych zostało 7 ofert. W wyniku badania zostało odrzuconych 6! – za błędy w kosztorysach w stosunku do przedmiarów: a to brak jakiegoś słowa w opisie pozycji, a to za brak słowa „analogia”, a to za błędną jednostkę miary. Zamawiający sprawdził drobiazgowo każdy kosztorys i odrzucał nieomal za litrówki. Potem my, wykonawcy, drobiazgowo sprawdziliśmy siebie nawzajem i zamawiającego, pisaliśmy pisma, a niektórzy (jak na przykład ja) tłumaczyli swoim dyrektorom, czemu brak jednego słowa skutkował odrzuceniem oferty. Mam nadzieję, że takie sytuacje już odeszły i przeminęły, bo generowały olbrzymi nakład pracy i wykonawców i zamawiającego, nie wnosząc nic pozytywnego. A w tym konkretnym przypadku zamawiający został z jedną ofertą, wcale nie najkorzystniejszą.

 

Za pośrednictwem „Buduj z Głową” zwracam się więc z gorącą prośbą do zamawiających. Oszczędźcie nam, wykonawcom, dodatkowej, zbędnej pracy. Dajcie nam czas na rzetelne pochylenie się nad Waszą inwestycją. Niech to będzie Wasz wkład w poprawianie trudnej sytuacji w budownictwie. Zamawiacie projekty, kosztorysy inwestorskie i przedmiary? Dopiszcie w warunkach umowy wymóg dostarczenia przedmiarów w wersji edytowalnej: ath, xls, html, czy chociażby w formie wydruku do pdf. Tę pracę i tak ktoś dla Was wykonał i za nią zapłacicie. Przygotowanie przedmiarów edytowanych nic nie zmienia w sytuacji wykonawcy kosztorysu inwestorskiego, a ma ogromne znaczenie dla potencjalnego wykonawcy robót budowlanych.

 

Dlatego darzę głębokim szacunkiem i wdzięcznością tych przewidujących zamawiających, którzy przezornie załączają przedmiary w postaci edytowalnej. Dziękuję. Z radością przygotowuję dla Państwa oferty.