Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Kosztorys, czyli co?

Pierwsza polska encyklopedia powszechna autorstwa Benedykta Chmielowskiego, wydana w latach 1745-1746, zawierała następującą definicję hasła „koń”: „Koń, jaki jest każdy widzi”. A czym jest kosztorys? Czy to słowo jest dla nas tak samo jednoznaczne i oczywiste, jak „koń” dla naszych przodków? Bo czasem odnoszę wrażenie, że jest to słowo obce … A często różnie rozumiane…
Starałam się znaleźć definicję słowa „kosztorys”. Jednoznacznej jednak nie znalazłam.
Zacznę od dokumentu najczęściej przeze mnie studiowanego. Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. „Prawo zamówień publicznych” (Dz.U. 2004 Nr 19 poz. 177 z późn. zm.) mówi tylko o kosztorysie inwestorskim. W art. 33.1 czytamy: „Wartość zamówienia na roboty budowlane ustala się na podstawie kosztorysu inwestorskiego sporządzanego na etapie opracowania dokumentacji projektowej...”. Wykonawcze względem Ustawy rozporządzenie Ministra Infrastruktury dnia 18 maja 2004 r. (w sprawie określenia metod i podstaw sporządzania kosztorysu inwestorskiego, obliczania planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym) mówi, że „Kosztorys inwestorski opracowuje się metodą kalkulacji uproszczonej, polegającą na obliczeniu wartości kosztorysowej robót objętych przedmiarem robót jako sumy iloczynów ilości jednostek przedmiarowych robót podstawowych i ich cen jednostkowych bez podatku od towarów i usług”. Żaden jednak z tych aktów prawnych nie podaje definicji kosztorysu inwestorskiego, ani w ogóle kosztorysu. A to są jedyne akty prawne regulujące obecnie kwestie związane z kosztorysowaniem.
Sięgnęłam do niezawodnej Wikipedii – „Kosztorys jest to dokument finansowy realizacji określonego zadania.” Ten enigmatyczny opis bardzo mi się spodobał ze względu na jego pojemność i zbieżność z tym, czego mnie uczono na temat kosztorysów.
Kilkanaście lat temu miałam prawdziwą przyjemność uczestniczyć w kursie kosztorysowania, organizowanym przez szacowną instytucję. Nie ironizuję. Kurs obejmował 60 godzin zajęć teoretycznych i 52 godziny zajęć praktycznych. Po zakończeniu każdego z trzech bloków tematycznych odbywał się egzamin. Zajęcia prowadziły, bardzo porządnie i drobiazgowo, osoby z ogromną wiedzą i doświadczeniem, które swego czasu współtworzyły KNR-y.
Na pierwszej godzinie zajęć padło pytanie, skierowane przez prowadzącego do uczestników: „Co to jest kosztorys?” Około połowy osób obecnych na sali miało doświadczenie w sporządzaniu kosztorysów, więc chętnie odpowiadały. Wszystkie odpowiedzi opisywały kosztorys sporządzony metodą szczegółową na podstawie katalogów (KNR) i baz cenowych typu Sekocenbud. Prowadzący jednak drążył temat: „Czy hydraulik, informując nas, że wykona instalację wod.-kan. w naszym mieszkaniu za 100 zł od punktu i że policzył 7 punktów, a więc prace będą kosztować 700 zł, przedstawia nam kosztorys, czy nie?” Większość uczestników szkolenia z przekonaniem stwierdziła, że nie. „Mylicie się – odpowiedział prowadzący – Kosztorysem jest każde obliczenie, prowadzące do określenia wartości wykonywanych robót budowlanych.[1] Ta krótka wymiana zdań znacznie zmieniła i wzbogaciła moje rozumienie określenia „kosztorys”. Jednak dla wielu osób, z którymi się stykam, nie jest to pojęcie zrozumiałe, jest rozumiane zbyt wąsko albo wręcz błędnie.
Kiedy rozmawiam z osobą związaną ze sferą zamówień publicznych, sprawa kosztorysu jest raczej prosta. Nic dziwnego - obie strony mają w pamięci przywołane wyżej rozporządzenie. Wystarczy doprecyzować, czy w danej rozmowie mamy na myśli kosztorys inwestorski, ofertowy czy powykonawczy, kosztorys szczegółowy czy uproszczony, jakie są dane wyjściowe i ewentualnie jakie są warunki umowy, jeśli w danym przypadku taka umowa istnieje. Po kilku minutach, kilku pytaniach pomocniczych i ustaleniu drobnych szczegółów, jesteśmy w stanie stwierdzić, co obie strony mają na myśli mówiąc w skrócie „kosztorys”. Dalsza rozmowa przebiega gładko, w atmosferze wzajemnego zrozumienia. „Kosztorys” jest słowem jednoznacznym i przyjaznym.
Sytuacja diametralnie zmienia się poza sferą zamówień publicznych. Na przykład, ustalenie, co miał na myśli nieznany mi osobiście kolega, reprezentujący prywatną firmę i realizujący inwestycję dla prywatnego inwestora, prosząc o „kosztorys”, zajęło mi 2 dni.

Otrzymałam maila od zaprzyjaźnionej i okazjonalnie współpracującej z nami firmy z adnotacją własnego dyrektora „Przygotuj”. Treść maila brzmiała: „Czy moglibyście mi pomóc w sprawie sporządzenia kosztorysu na wykonanie monitoringu i sterowania? Mam prawie zrealizowany projekt i muszę „sprzedać” roboty pozostałe do zakończenia tematu. Nie ma w zasadzie dokumentacji, ale spróbujcie coś „wyrzeźbić” posługując się wykazem sygnałów do wizualizacji.
Pierwsza część maila zasugerowała mi wykonanie kosztorysu powykonawczego, metodą szczegółową wg nakładów z katalogów i na podstawie określonych w umowie parametrów kosztorysowych. Ale jaskrawo kłóciło się to z ostatnim zdaniem maila: jak to „nie ma dokumentacji”? Coś „wyrzeźbić”? Ale co?
Ponieważ w firmie stosujemy zasadę ściśle określonych kanałów komunikacji z osobami z zewnątrz, przedstawiłam szczegółowo problem kierownikowi kontraktu, współpracującemu okazjonalnie z nadawcą maila i poprosiłam go o uzyskanie wyjaśnienia. Po całym dniu telefonów, maili i smsów, wywnioskowaliśmy, że oczekuje się od nas przygotowania kosztorysu szczegółowego, w programie kosztorysowym. Oszacowałam, że potrzebuję 3 dni na przygotowanie kosztorysu oraz pomocy dobrego automatyka, który najpierw z niczego „wyrzeźbi” mi przedmiar. Mój dyrektor, poinformowany o ustalonych faktach, stwierdził, że to niemożliwe, bo z jego rozmowy telefonicznej wynikało coś innego. Wróciliśmy do dyskusji z nadawcą maila.
Po drugim dniu telefonów, maili i smsów, łącznie z przesyłaniem przykładowych dokumentów, okazało się, że oczekuje się od nas przygotowania tabeli w Excelu, zawierającej od 5 do 10 punktów opisujących scalone zakresy robót wraz z podaniem szacunkowego kosztu każdego z tych zakresów oraz ryczałtowej kwoty za całość instalacji. Odetchnęłam z ulgą. Kosztorys w ciągu 3 godzin „wyrzeźbił” automatyk.

Po przemyśleniu tego zdarzenia doszłam do wniosku, że to nie kolega błędnie użył w mailu słowa „kosztorys”. Użył go zgodnie z definicją, której mnie uczono. Wiedział, co chce otrzymać, ale jego wiedza na temat kosztorysowania była tak niewielka, że nie umiał dokładnie opisać, czego chce, Ja natomiast, obracając się na co dzień w sferze zamówień publicznych, sama się zasugerowałam i zapomniałam o szerokim znaczeniu tego słowa. Co spowodowało, że nie zadałam odpowiednich pytań. Moje nabyte w skutek współpracy z sektorem publicznym ograniczenie w połączeniu z niewiedzą drugiej strony, kosztowały mnie co najmniej półtora dnia zamieszania.
Ale przydarzyła mi się też sytuacja w pewnym sensie odwrotna. Przynajmniej w zakresie moich skojarzeń i interpretacji.

Prywatny inwestor po zapoznaniu się z ofertą naszej firmy, przedstawił wizję planowanej inwestycji i wyraził zainteresowanie ceną, za jaką możemy ją zrealizować. Powiedzieliśmy, że potrzebujemy kilku dni czasu, chętnie przygotujemy kosztorys i następnie przedstawimy ofertę. „Ale mnie jest niepotrzebny kosztorys. Ja chcę poznać ceny poszczególnych robót, dla porównania, i łączną wartość” – oznajmił z niesmakiem klient. Po naszej stronie na moment zapanowała lekka konsternacja. Klient słowo „kosztorys” wypowiedział z intonacją, którą odebraliśmy jako zdecydowanie negatywną. Widząc nasze miny, uznał, że nie wyraził się wystarczająco jasno i dodał, że jego nie interesują żadne wyliczanki „wg przepisów”, tylko uczciwa, rzeczywista cena. Zapewniliśmy, że przygotujemy tabelę w Excelu z wyszczególnieniem robót, ilościami i cenami jednostkowymi.
Wycenę dla tego klienta zrobiliśmy szczególnie starannie. Mieliśmy czas i dokładne informacje. Koledzy przeanalizowali projekt, przygotowałam szczegółowy kosztorys w Normie. Każdą pozycję kosztorysu przemyśleliśmy, zmodyfikowaliśmy zgodnie z przewidywanymi szczegółami wykonania i „dopieściliśmy”. Następnie w formie kosztorysu ofertowego przeniosłam go do Excela i usunęłam kolumnę z podstawami wyceny. Potem klient bardzo chwalił naszą ofertę, że taka staranna i szczegółowa. Nie chcieliśmy go drażnić i nigdy już przy nim nie mówiliśmy o kosztorysie. Zawsze była to „wycena”.

Podobne zjawisko niezrozumienia słowa „kosztorys” zdarza mi się też we własnej firmie. Na co dzień jest ono używane dość swobodnie i przypadkowo, bez związku z efektem, jaki chcemy osiągnąć i z kontekstem wypowiedzi. Zawsze wymaga wyjaśnienia, co kto ma na myśli. Już po pierwszych dniach pracy w nowym miejscu zaproponowałam, że zrobię dla wszystkich chętnych krótki kurs wprowadzający do kosztorysowania, żeby poszerzyć wiedzę i ułatwić mi komunikację. Niestety, chroniczny brak czasu od półtora roku nie pozwala mi zrealizować tego planu. Nieporozumienia nadal się zdarzają. Częściej używam słowa „wycena”, ponieważ potocznie jest traktowane bardziej elastycznie.

Większość z nas, osób zawodowo zajmujących się kosztorysowaniem, domyślnie przyjmuje, że słowo „kosztorys” oznacza dokument sporządzony w programie kosztorysowym z odwołaniem do katalogów np. KNR, w oparciu o ceny i parametry kosztorysowe np. z bazy typu Sekocenbud. Do tego przyzwyczaili nas zamawiający publiczni, którzy są w ogromnej większości naszymi klientami.
Tymczasem na rynku istnieje znacząca grupa kosztorysów, mających inną postać. Od lat wykorzystuję Excela do przedstawiania kosztorysów. Są łatwiejsze do „dystrybucji” i przedstawienia inwestorom niepublicznym. Merytorycznie opierają się na kalkulacji cen jednostkowych, często szczegółowej w Nomie, ale również uproszczonej kalkulacji własnej. Wyglądają bardziej „zwyczajnie” dla osób niezaznajomionych z kosztorysowaniem i są łatwiejsze do zrozumienia.
Z drugiej strony jest ogromna liczba inwestorów, którzy potrzebują kosztorysu, nawet nie wiedząc, co to jest. Oczekują pewnego opracowania, wiedzą co ono powinno zawierać, ale nie potrafią tego nazwać.

 

 

Podsumowując i upraszczając zjawisko, powiedziałabym, że w środowisku zarówno inwestorów jak i wykonawców robót budowlanych nadal brakuje elementarnej wiedzy na temat kosztorysowania. Niestety, ale brak przygotowania „rozpoczyna się” już na etapie nauki. Podczas moich studiów na renomowanej politechnice, przez jeden semestr miałam zajęcia z kosztorysowania. Przyznaję z przykrością, że były one traktowane po macoszemu do tego stopnia, że dopiero po dwóch latach pracy zawodowej i praktycznej nauki kosztorysowania od starszych kolegów, uświadomiłam sobie fakt, że miałam takie zajęcia na uczelni. Solidne podstawy teoretyczne dał mi dopiero wspomniany na początku kurs kosztorysowania.
Myślę, że w interesie nas wszystkich jest upowszechnianie wiedzy na temat kosztorysowania. Nie trzeba być projektantem, żeby móc rzeczowo rozmawiać na temat instalacji w budynku. Nie trzeba być kosztorysantem, żeby móc rzeczowo rozmawiać na temat kosztorysu robót budowlanych. Ale w obu przypadkach potrzebna jest co najmniej wiedza ogólna z danej dziedziny. Wcale nie taka trudna. Wszystkim zainteresowanym ułatwiłaby życie i zaoszczędziłaby czasu. Sprawa jest dla mnie o tyle istotna, że widzę rosnącą i rozszerzającą się rolę kosztorysowania i kosztorysów. Warto zatem zainwestować nasz czas w edukację.


PS. Z powyższym tematem luźno skojarzyła mi się anegdota z okresu Polski międzywojennej XX wieku. Automobiliście przemierzającemu obszary zdecydowanie wiejskie i nieco odludne, zepsuł się samochód. Pechowiec z wielkim trudem odnalazł kowala, który podjął się maszynę naprawić. Rzemieślnik przyszedł, popatrzył pod maskę, raz stuknął młotkiem i samochód gładko zapalił. Za wyświadczoną usługę zażyczył sobie 20 zł. Kierowca uznał cenę za wygórowaną i zażądał szczegółowego rachunku. Kowal wyjął z kieszeni kawałek kartki, ołówek i starannie napisał: „Stuknąłem młotkiem – 1 zł. Wiedziałem gdzie – 19 zł. Razem – 20 zł”. Cóż, porządny, konkretny kosztorys …

 

 

 

[1] Słownik języka polskiego, wyd. PWN 2002, podaje szerzej – „kosztorys to obliczenie przewidywanych kosztów związanych z wykonaniem czegoś; plan wydatków”