Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Optymalizacja kosztów budowy na etapie koncepcji i projektowania

1. Wstęp

 

Optymalizacja kosztów jest zagadnieniem niezwykle ważnym, gdyż w zdecydowanej większości przypadków produkt, jakim w naszym przypadku będzie wykonana robota budowlana, musi mieć odzwierciedlenie nie tylko w biznesplanie zamawiającego, ale również spełniać kryterium uzyskania maksymalnych efektów z poniesionych nakładów. W niniejszym felietonie zajmę się jedynie optymalizacją kosztów budowy, które stanowią od 15 do 20% kosztów wybudowania i utrzymania budynku w całym cyklu jego życia, choć z punktu widzenia zamawiającego zasadna jest również, a może nawet przede wszystkim – optymalizacja kosztów użytkowania obiektu w funkcji kosztów budowy. Poniżej zamieszczam dane przedstawione przez firmę Autodesk na konferencji naukowej, która odbyła się w 2014 roku w Ciechocinku:

 

 

Optymalizacja kosztów budowy to nie tylko ich zmniejszenie lub jak kto woli "cięcie wydatków", ale przede wszystkim racjonalizacja wydatków, tak by posiadane przez zamawiającego środki były na etapie budowy wydane mądrze, zgodnie z kryteriami określonymi dla danej budowy. Racjonalizacja kosztów budowy powinna zatem być prowadzona od samego początku – pomysłu na inwestycję, do samego końca, czyli de facto zakończenia budowy.

 

 

2. Koncepcja a projekt

 

Na etapie przygotowania robót budowlanych mamy do czynienia z kilkoma fazami projektowania – od zazwyczaj bardzo ogólnej koncepcji, poprzez projekt budowlany służący do uzyskania pozwolenia na budowę, aż do projektu wykonawczego. Oczywiście nie w każdym przypadku muszą wystąpić wszystkie opracowania – zależy to od konkretnej roboty budowlanej. Na potrzeby późniejszych rozważań spróbuję pokrótce scharakteryzować podstawowe etapy powstawania dokumentacji projektowej, tj.:

Koncepcja – to projekt mający na celu przedstawienie możliwości zabudowy danego gruntu lub przebudowy czy rozbudowy istniejącego obiektu. Obejmuje zazwyczaj wizualizacje budynku, podstawowe rzuty kondygnacji, przekroje oraz zestawienie podstawowych danych technicznych. Jest to wstępna informacja na temat planowanej inwestycji, na podstawie której przygotowuje się już projekty będące załącznikami do wniosków o wydanie decyzji o warunkach zabudowy lub do wniosku o wydanie pozwolenia na budowę.

Projekt budowlany – opracowanie (dokument) podlegający prawnemu zatwierdzeniu, przedstawiający plany inwestycji budowlanej w formie i zakresie określonym w rozporządzeniu i stanowiący część dokumentacji budowy określonej w ustawie Prawo Budowlane. Projekt budowlany powinien być sporządzony zgodnie z ustaleniami miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego lub warunkami decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu oraz warunkami przepisów prawnych.

Projekt wykonawczy – opracowanie, które powinno uzupełniać i uszczegóławiać projekt budowlany w zakresie i stopniu dokładności niezbędnym do sporządzenia przedmiaru robót, kosztorysu inwestorskiego, przygotowania oferty przez wykonawcę i realizacji robót budowlanych.
 

Z powyższej krótkiej charakterystyki jasno wynika, że wraz z postępem prac projektowych zamawiający uzyskuje coraz dokładniejszy opis poszczególnych robót budowlanych. Wiąże się to również z możliwością coraz dokładniejszego szacowania kosztów inwestycji bądź remontu, ale także z podejmowaniem konkretnych decyzji dotyczących technologii, parametrów etc., których zmiana na kolejnych etapach może okazać się niemożliwa lub bardzo pracochłonna. W związku z powyższym istnieje konieczność racjonalizacji technologii i parametrów budowy już od samego początku, co mam nadzieję uda mi się w dalszej części wykazać.

 

 

3. Dokładność szacowania wartości robót budowlanych

 

Nie można omawiać optymalizacji kosztów budowy na różnych jej etapach bez wcześniejszego zdefiniowania dokładności oszacowania kosztów. Poniżej przedstawię dwa przykładowe podejścia:
 

a) Określenia dokładności oszacowania kosztów podjął się dr Aleksander Krupa w „Buduj z Głową” nr 2/2010, tj. cyt.:

”Z analizy doświadczeń europejskich i polskich oraz danych zawartych w Projekcie celowym pt. „Krajowy system zarządzania budowlanymi przedsięwzięciami inwestycyjnymi finansowanymi z udziałem środków publicznych i pomocowych Unii Europejskiej” - wynika, że stosownie do stopnia uszczegółowienia rozpoznania cech technicznych inwestycji budowlanej i warunków jej realizacji, należy liczyć się z dokładnością oszacowania kosztów zrealizowania przedsięwzięć, jak niżej:

  • 30% w analizach związanych z oceną celowości przedsięwzięcia,
  • 20% w analizach związanych ze wstępnym badaniem wykonalności przedsięwzięcia, czyli we Wstępnym Zestawieniu Nakładów (WZN),
  • 15% w analizach związanych z badaniem wykonalności przedsięwzięcia (Studium wykonalności) i ustaleniem nieprzekraczalnego kosztu realizacji wybranego wariantu przedsięwzięcia w Podstawowych Założeniach Inwestycyjnych, czyli w opracowaniu pt. Zestawienie Nakładów Inwestycyjnych (ZNI) oraz w „Budżecie przedsięwzięcia", albo w Wartości Kosztorysowej Inwestycji (WKI),
  • 10% w analizach kosztów na etapie dokumentacji wstępnej, tj. określonych we Wstępnym Zestawieniu Kosztów (WZK),
  • 5% w analizach kosztów na etapie dokumentacji podstawowej (projektu budowlanego), tj. w Zbiorczym Zestawieniu Kosztów (ZZK) oraz Zestawieniu Kosztów Obiektów (ZKO).”
     

b) Drugie przykładowe podejście – stosowane przez kosztorysantów w USA, gdzie wyróżnia się cztery podstawowe rodzaje kosztorysów sporządzanych w zależności od etapu procesu inwestycyjnego (każdorazowo rodzaj oszacowania jest związany z ilością dostępnych informacji):

  • wycena typu "rząd wielkości" (Class 5) – gdy znamy jedynie rozmiar i rodzaj inwestycji - z dokładnością ok. 20-30% (zwana "kosztorysem na serwetce"),
  • kosztorys szacunkowy oparty na cenie jednostki powierzchni lub kubatury budynku - z dokładnością plus minus 15%,
  • wycena elementów lub systemów zespolonych (Assemblies) na etapie planowania przedsięwzięcia (projektu) - z dokładnością ok. 10%,
  • kosztorys szczegółowy (Bottom-Up) oparty na rysunkach roboczych i specyfikacjach (Class 1 i 2) - z dokładnością ok. 5%.
     

W tym miejscu proponuję zajrzeć do artykułu kol. Balbiny Kacprzyk „Wybrane zagadnienia kosztorysowania inwestycji w Stanach Zjednoczonych” (BzG 1/2015).

Jak widać powyżej, w obu przykładach można mówić o różnej dokładności w zależności od etapu inwestycji i posiadanej dokumentacji. Tak więc na etapie koncepcji osiąga się dokładność wycen rzędu 70-80%, zaś na etapie projektów, w zależności od ich stadium - nawet 95%, co pozwala na optymalizację kosztów budowy.

 

 

4. Optymalizacja kosztów budowy na etapie koncepcji

 

Koncepcja architektoniczna zawierająca wizualizacje budynku, rzuty kondygnacji, przekroje oraz zestawienie podstawowych danych technicznych jest pierwszym opracowaniem na podstawie którego można rozpocząć optymalizację kosztów robót budowlanych. Na tym etapie zamawiający i projektant powinni przede wszystkim zwrócić uwagę na:

  • dopasowanie parametrów technicznych budowy do rzeczywistych potrzeb zamawiającego,
  • dopasowanie zastosowanych technologii i rozwiązań konstrukcyjnych do potrzeb zamawiającego, charakteru budynku, przeznaczenia, etc.
     

Istotnym elementem optymalizacji kosztów na etapie koncepcji jest opisanie kryteriów jakie ma spełniać inwestycja z przyznaniem im wagi procentowej. W ten sposób zostaną określone aspekty, na których głównie zależy zamawiającemu i jest gotów ponieść na nie większe nakłady, oraz aspekty, które co prawda muszą być uwzględnione, ale jedynie w podstawowym stopniu, a co za tym idzie w minimalnym możliwym koszcie.

Nie ma zatem wątpliwości, że już na etapie koncepcji powinniśmy mieć do czynienia z optymalizacją kosztów. Jednak czy na tym etapie przy optymalizacji kosztów jest miejsce dla kosztorysanta? Nie występuje tu bowiem kosztorys, a jedynie ogólne oszacowanie wartości inwestycji, zazwyczaj za pomocą przybliżonych wskaźników rynkowych. Ponadto, stosunkowo mała dokładność szacowania nie pozwala na szczegółowe analizy cenowe. Jestem jednak zdania, że koszty muszą być już na tym etapie analizowane, jeżeli nie przez kosztorysanta, to przez osobę odpowiedzialną za budżet inwestycji, tzw. „cost managera”. Musi on jednak posiadać wiedzę na temat kosztów, jakie będą musiały być poniesione w przypadku zastosowań poszczególnych rozwiązań konstrukcyjnych i technologicznych. Może bowiem dojść do sytuacji, że po zaakceptowaniu rozwiązań technologicznych (bądź konstrukcyjnych) nie będzie możliwości ich zmiany na etapie projektu budowlanego bądź wykonawczego.

Swoją drogą, jak już pisałem w poprzednich felietonach, rola kosztorysanta w procesie budowlanym cały czas się zmienia i dążymy w kierunku właśnie zarządzania kosztami (w tym – optymalizacji, lub jak kto woli – racjonalizacji kosztów), a nie tylko posiadania umiejętności „obsługi” programu kosztorysowego.

 

 

5. Optymalizacja kosztów budowy na etapie projektowania

 

Etap projektowania jest ostatnim etapem przygotowania do realizacji budowy przed jej rozpoczęciem, oczywiście jeżeli nie uwzględniamy postępowania przetargowego, gdzie opis przedmiotu zamówienia powinien być jasny i ostateczny. W trakcie opracowywania projektu budowlanego oraz wykonawczego projektant przyjmuje już konkretne rozwiązania, które mają bezpośredni wpływ na cenę wykonania robót budowlanych. Rozwiązania te na etapie projektowania mogą być zastępowane przez technologie analogiczne, znacznie tańsze, bez obniżenia parametrów technicznych bądź końcowego efektu wizualnego. Bez czynnego udziału kosztorysanta zamawiający nie będzie miał odpowiedniego wpływu na optymalizację kosztów, a jeżeli są to zamówienia publiczne – to także na etapie realizacji budowy często nie będzie miał również możliwości wprowadzenia żadnych zmian.

Na etapie opracowania projektu budowlanego i wykonawczego zamawiający wraz z zespołem projektantów oraz osoba odpowiedzialna za budżet budowy powinni w szczególności zwrócić uwagę na:

  • przyjęte rozwiązania projektowe, w szczególności pod kątem możliwości zastosowania technologii równoważnych, spełniających te same zadanie, jednak zdecydowanie tańszych,
  • standard zastosowanych materiałów w funkcji ich ceny,
  • poszczególne kolizje w branżach,
  • optymalizację zużycia materiałów,
  • optymalizację pracy sprzętu,
  • optymalizację kosztów zaplecza budowy,
  • minimalizację ryzyka.
     

Nie wolno również zapominać o optymalizacji kosztów późniejszego utrzymania budynku, gdyż, jak wynika z doświadczenia i przeprowadzonych badań, często lepiej jest w trakcie projektowania wybrać rozwiązania droższe w budowie, ale pozwalające na późniejsze oszczędności. Koszty utrzymania budynku w całym jego cyklu życia, to bowiem, jak pokazałem na wstępie, w zależności od rodzaju obiektu ok. 80% wszystkich kosztów ponoszonych przez zamawiającego + użytkownika. W optymalizacji kosztów budowy i utrzymania obiektu zdecydowanie pomocny będzie model BIM, wprowadzany z powodzeniem jako obowiązkowy dla zamówień publicznych w wielu krajach Europy i świata.

Zgodnie z analizami prowadzonymi przez Stanford University Center for Integrated Facilities Engineering (CIFE) przy zastosowaniu optymalizacji kosztów budowy zgodnie z koncepcją BIM uzyskano korzyści takie jak:

  • eliminacja nieprzewidzianych w budżecie zmian - do 40%,
  • skrócenie czasu potrzebnego na kosztorysowanie o 80%,
  • oszczędności do 10% wartości kontraktu dzięki wczesnemu wykrywaniu kolizji,
  • skrócenie czasu realizacji projektu - do 7%.
     

Ponadto, wg danych jednej z wiodących firm na rynku budowlanym, właściwa optymalizacja kosztów na etapie projektowym pozwala na zmniejszenie ilości odpadów na budowie o 49% oraz poszczególnych wypadków i kolizji o 53%, co ma istotne znaczenie, gdyż (zgodnie z Movement for Innovation Industry Reports and Economist Magazine) aż 37% materiałów budowlanych jest marnowanych w trakcie realizacji inwestycji.

Podczas optymalizacji kosztów na etapie projektowania doskonale sprawdza się zasada Pareto, zgodnie z którą w tym przypadku 20% robót będzie stanowiło o 80% wartości inwestycji. Nowoczesne oprogramowanie bez problemu pozwala posortować poszczególne elementy czy też pozycje wyceny, co pozwala na dokładną analizę „wartościowych” elementów oraz pozycji.

 

 

6. Podsumowanie

 

Optymalizacja kosztów budowy na etapie koncepcji i projektowania to nie tylko przywilej, ale wręcz, moim zdaniem, obowiązek każdego zamawiającego. Biorąc pod uwagę fakt, że każdy zamawiający powinien działać zgodnie z zasadą uzyskiwania jak najlepszych efektów z poniesionych nakładów, wydatek poniesiony na „cost managera” z pewnością zwróci się w trakcie realizacji inwestycji.

Tak więc bardzo istotnym jest, aby "cost manager" uczestniczył na etapie całego procesu przygotowania budowy w zespole decyzyjnym i projektowym. Niestety, często nie bierze on udziału w pracach na etapie wykonywania dokumentacji projektowej, a jedynie szacuje wartość zamówienia na podstawie ostatecznego i często zatwierdzonego decyzjami administracyjnymi projektu.