Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.
Zakres zmian w ustawie Prawo zamówień publicznych (Pzp),
które weszły w życie w końcu lipca br. jest bardzo szeroki.
Jednym z celów tych zmian (przyświecał on twórcom nowych
dyrektyw zamówieniowych, które nowelizacja Pzp wdraża) było
ułatwienie dostępu wykonawców do zamówień publicznych.
Faktycznie, zmiany przepisów dążą w tym kierunku, warto jednak
zwrócić uwagę, że wymagają one od wykonawców obecnych na rynku
zamówień publicznych zmiany niektórych już utartych zwyczajów. W
niniejszym tekście omówię, z konieczności pokrótce (z
pominięciem elementów, które nie dotyczą każdego postępowania –
czyli np. środków ochrony prawnej), kolejne kroki wykonawcy w
związku z uczestnictwem w typowym postępowaniu prowadzonym w
najczęściej stosowanym trybie – przetargu nieograniczonego.
Kluczowym elementem niezbędnym do uczestnictwa w postępowaniu
jest wiedza o jego wszczęciu. Każdy zamawiający ma obowiązek
publikowania ogłoszenia o zamówieniu. Istnieją dwa obowiązkowe
publikatory, w których te ogłoszenia są zamieszczane – przy czym
należy śledzić oba, ponieważ wybór publikatora zależy od
wartości zamówienia. Dla postępowań, których wartość przekracza
tzw. progi unijne jest to Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej –
serwis „Tenders Electronic Daily” dostępny pod adresem
http://ted.europa.eu (zarówno
ogłoszenia polskich instytucji, jak i interfejs samego serwisu
są dostępne w języku polskim). Dla postępowań o mniejszej
wartości ogłoszenia publikuje się w Biuletynie Zamówień
Publicznych dostępnym pod adresem
http://bzp.uzp.gov.pl. W obu
tych publikatorach ogłoszenia można wyszukiwać według
określonych kryteriów; można również uruchomić specjalne
newslettery pozwalające uzyskiwać automatycznie informacje o
wszczętych postępowaniach spełniających odpowiednie kryteria, np.
określone frazy w opisie przedmiotu zamówienia lub – skuteczniej
– kody CPV, za pomocą których ten przedmiot się określa. Można
też korzystać z rozwiązań komercyjnych. Należy przy tym
pamiętać, że zamawiający mogą również umieszczać w BZP
ogłoszenia o postępowaniach o wartości „unijnej” lub o
postępowaniach do których nie stosuje się przepisów Pzp.
Niestety, format ogłoszeń nie jest najbardziej przyjazny dla
użytkownika – jednak dwie z informacji w nich zawartych są
kluczowe dla wykonawcy na tym etapie analizy możliwości
przystąpienia do przetargu: określenie przedmiotu zamówienia i
warunki udziału w postępowaniu.
Jeżeli okaże się, że przedmiot zamówienia jest interesujący, a
wykonawca może spełnić warunki udziału w postępowaniu, pora na
analizę kolejnego dokumentu: specyfikacji istotnych warunków
zamówienia, którą zamawiający ma obowiązek opublikować na swojej
stronie internetowej. Link do tej specyfikacji powinien znaleźć
się w ogłoszeniu o zamówieniu, jednak często zdarza się, że
pojawia się tam link ogólny do strony internetowej zamawiającego
i konieczne jest poszukiwanie tej specyfikacji na jej łamach
(zwykle należy szukać haseł „przetargi”, „zamówienia publiczne”
lub szukać BIP). Ze specyfikacją należy zapoznać się dokładnie –
zawiera szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, warunki
przyszłej umowy, a także kwestie związane z samym postępowaniem:
wskazanie dokumentów, jakie będą wymagane w postępowaniu,
kryteria oceny ofert, informacje o wymaganym wadium czy
chociażby formularze oświadczeń, jakie wykonawca będzie musiał
wypełnić i złożyć zamawiającemu w toku postępowania (z
formularzem oferty na czele). Stronę internetową, na której
zamawiający umieścił specyfikację warto regularnie i często
odwiedzać (jeżeli zamawiający udostępnia narzędzia typu RSS,
warto z nich korzystać, wówczas jest szansa na automatyczne
powiadomienia) – w tym miejscu będą publikowane także informacje
o ewentualnych zmianach specyfikacji i odpowiedzi na wnioski o
wyjaśnienie jej treści. Każdy z potencjalnych wykonawców może
składać wnioski o wyjaśnienie, przy czym zamawiający ma
obowiązek odpowiedzieć tylko na te, które wpłyną do połowy czasu
pomiędzy ogłoszeniem postępowania a terminem składania ofert (w
przypadku przesuwania terminu składania ofert, termin składania
pytań na które zamawiający ma obowiązek odpowiedzieć nie ulega
przesunięciu).
Przygotowując ofertę wykonawca musi pamiętać o skalkulowaniu w
jej cenie wszelkich kosztów koniecznych do realizacji
zamówienia, a także o skalkulowaniu kosztów pracy na poziomie co
najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę (od 1 września br.
wprowadzono także obowiązek kalkulowania tych kosztów przy
uwzględnieniu minimalnej stawki godzinowej). Niezwykle istotne
może okazać się uwzględnienie innego nowego obowiązku
wynikającego z ustawy – zatrudnienia na podstawie umowy o pracę
osób wykonujących czynności wskazane przez zamawiającego w
specyfikacji. Zamawiający musi nie tylko określić zakres takich
czynności, ale także obowiązki wykonawcy dotyczące
udokumentowania spełnienia tego wymogu oraz uprawnienia
kontrolne zamawiającego w tym zakresie. Innym istotnym
elementem, na który trzeba zwrócić uwagę, jest ewentualny zakaz
korzystania z podwykonawstwa (a jeśli podwykonawstwo jest
dopuszczalne – zapisy umowne regulujące warunki zgłaszania
podwykonawców, kontrolę nad wypłatą im wynagrodzenia i kary
umowne z tytułu niedopełnienia obowiązków w tym zakresie).
Zawartość oferty po nowelizacji wygląda nieco inaczej niż
poprzednio. Dotąd oferta miała zawierać komplet dokumentów
niezbędnych zarówno do oceny samej oferty, jak i do oceny
spełniania warunków udziału w postępowaniu. Teraz jest inaczej:
dokumenty dotyczące wykazania spełniania warunków udziału w
postępowaniu, braku podstaw wykluczenia z postępowania oraz
spełniania przez oferowany przedmiot zamówienia wymogów
opisanych w specyfikacji nie muszą być dołączane do oferty,
chyba że zamawiający wprost wskaże taki wymóg w SIWZ. Zwykle
dokumenty te będą potrzebne na późniejszym etapie postępowania,
jeśli oferta wykonawcy okaże się najkorzystniejsza. Sama oferta
musi zawierać odpowiednie oświadczenie woli z wyspecyfikowaniem
warunków realizacji zamówienia (zwykle formularz oferty), ogólne
oświadczenie o braku podstaw wykluczenia z postępowania oraz
spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (o nim niżej), a
także ewentualne pełnomocnictwa do reprezentowania wykonawcy w
postępowaniu, dowód wniesienia wadium (jeśli jest wymagane –
pamiętajmy, że przelew musi znaleźć się na rachunku bankowym
zamawiającego przed otwarciem ofert, gwarancję bankową lub
ubezpieczeniową najlepiej złożyć zamawiającemu w oryginale, a
termin jej ważności musi odpowiadać wyznaczonemu terminowi
związania ofertą), czy inne dokumenty związane z samą ofertą (o
ile zamawiający ich wymaga – np. kosztorys ofertowy).
Wspomniane wyżej ogólne oświadczenie o braku podstaw wykluczenia
z postępowania oraz spełnianiu warunków udziału w postępowaniu
może mieć dwojaki charakter. W postępowaniach o wartości
przekraczającej progi unijne korzysta się z tzw. „jednolitego
europejskiego dokumentu zamówienia” (JEDZ), w którym zamawiający
musi wskazać pola, których wypełnienia oczekuje. Co prawda
istnieje instrument do generowania tego oświadczenia w
elektronicznej wersji, ale w tym momencie nadal wykonawca składa
takie oświadczenie w formie pisemnej (a zatem wypełnia, drukuje,
podpisuje i w takiej postaci doręcza zamawiającemu –
analogicznie jak formularz oferty). Bliżej o tym oświadczeniu
pisałem na łamach BzG 1/2016[1].
Trzeba przy tym pamiętać, że w przypadku składania ofert
wspólnych (przez konsorcja, spółki cywilne), każdy z wykonawców
musi złożyć takie oświadczenie. Są także wymagane od podmiotów,
które udostępniają wykonawcy swój potencjał w celu spełnienia
warunków udziału w postępowaniu, a niekiedy także (w
ograniczonym zakresie i tylko wtedy, gdy zamawiający zażąda tego
w SIWZ) od innych podwykonawców, którzy mają brać udział w
realizacji zamówienia. Z kolei w postępowaniach o wartości
poniżej progów unijnych wzór tego oświadczenia formułuje
zamawiający (nie jest wykluczone, że wykorzysta tu wzór JEDZ,
zwykle jednak jest to znacznie prostszy formularz).
Oferta musi dotrzeć do zamawiającego przed wyznaczonym terminem
składania ofert; do tego samego terminu wykonawca może też
zmienić ofertę (najczęściej: składając nową ofertę oznaczoną
„zmiana” i zawierającą całość albo część wymaganych dokumentów –
w tym drugim przypadku warto dołączyć oświadczenie, że pozostałe
dokumenty złożone z pierwotną ofertą są nadal ważne i aktualne),
albo wycofać ofertę (najczęściej: składając pisemne oświadczenie
o wycofaniu złożonej oferty).
W oznaczonym w specyfikacji terminie i miejscu zamawiający ma
obowiązek dokonać otwarcia ofert. Jest ono publiczne i jawne,
każdy ma prawo w nim uczestniczyć. Podczas otwarcia ofert
zamawiający musi podać kwotę, którą zamierza przeznaczyć na
sfinansowanie zamówienia, a następnie otworzyć oferty odczytując
nazwy wykonawców, oferowane przez nich ceny i inne istotne
parametry oświadczenia ofertowego. Nowością jest obowiązek
niezwłocznego opublikowania tych informacji przez zamawiającego
na stronie internetowej. Jest to ważne dla wykonawcy nie tylko
dlatego, że dzięki temu ma łatwiejszy dostęp do kluczowych
informacji w postępowaniu, ale także dlatego, że od momentu
publikacji liczy się termin na złożenie oświadczenia o
przynależności lub braku przynależności do tej samej grupy
kapitałowej z innymi wykonawcami, którzy złożyli oferty w
postępowaniu. Stanowi o tym nowy przepis art. 24 ust. 11 Pzp –
oświadczenie musi być złożone w formie pisemnej. Na szczęście, w
przypadku niezłożenia tego oświadczenia w terminie, zamawiający
ma obowiązek wezwać wykonawcę do jego uzupełnienia. Złożenie
takiego oświadczenia wraz z ofertą powinno być uznane przez
zamawiającego za nieskuteczne – w momencie składania
oświadczenia wykonawca nie mógł wiedzieć, w stosunku do kogo
określa swoją przynależność do grupy kapitałowej…
Zamawiający przystępuje do oceny złożonych ofert i może zrobić to na dwa
sposoby. Albo sprawdza, która oferta jest najkorzystniejsza i tylko tę ofertę
szczegółowo bada (dzieje się tak, jeśli w specyfikacji przewidzi, że będzie
postępował zgodnie z art. 24aa Pzp), albo bada wszystkie oferty i złożone
oświadczenia, a następnie wybiera ofertę najkorzystniejszą. W toku badania ofert
może wzywać wykonawcę do uzupełnienia brakujących czy wadliwych elementów oferty
(np. oświadczeń czy pełnomocnictw; nie ma możliwości uzupełnienia w zakresie
wadium czy brakującego formularza oferty), albo do ich wyjaśnienia. Może też
żądać wyjaśnienia treści samej oferty, szczególnie w przypadku podejrzenia
rażąco niskiej ceny. W zakresie rażąco niskiej ceny po staremu progiem
zobowiązującym zamawiającego do wezwania jest różnica w stosunku do wartości
zamówienia lub średniej cen złożonych ofert większa niż 30%, ale wezwanie może
być wystosowane także gdy próg ten nie jest osiągnięty. Wykonawca, który otrzyma
takie wezwanie, musi udowodnić zamawiającemu, że cena nie jest rażąco niska (w
szczególności – że pozwala pokryć wszelkie koszty ponoszone na realizację
zamówienia i osiągnąć zysk, a także obejmuje koszty pracy w wysokości
wynikającej z odpowiednich przepisów).
Po ocenie ofert i uznaniu, która z nich jest najkorzystniejsza, przechodzi się
do kolejnego etapu: zamawiający wzywa tego wykonawcę, którego ofertę najwyżej
ocenia, do złożenia dokumentów na potwierdzenie spełniania warunków udziału w
postępowaniu i braku przesłanek do wykluczenia. Dokumenty te muszą być opisane
już w SIWZ, więc wykonawca może je wcześniej przygotowywać i kompletować, ale
musi złożyć zamawiającemu dopiero wtedy, gdy ten do niego o to się zwróci.
Termin na złożenie tych dokumentów nie może być krótszy niż 10 dni w
postępowaniu o wartości przekraczającej progi unijne i 5 dni w postępowaniu o
niższej wartości. Wykonawca nie musi przy tym składać zamawiającemu tych
dokumentów, które są publicznie dostępne w odpowiednich, bezpłatnych bazach
elektronicznych (np. KRS, CEIDG), o ile wskaże zamawiającemu, skąd może sobie te
informacje pobrać. Nie musi też składać zamawiającemu takich dokumentów, które
złożył uczestnicząc wcześniej w innym postępowaniu u tego zamawiającego, a są
one nadal aktualne – o ile wskaże zamawiającemu konkretne postępowanie. Co jest
szczególnie istotne, składane w tym momencie dokumenty mają być aktualne
najpóźniej na dzień ich złożenia, a zatem mogą potwierdzać stan faktyczny
późniejszy niż data składania samych ofert.
W przypadku braków w tych dokumentach, zamawiający wzywa wykonawcę do uzupełnień
lub wyjaśnień. Jeżeli dokumenty ostatecznie potwierdzają spełnianie warunków
udziału w postępowaniu, informuje wszystkich wykonawców o wyborze
najkorzystniejszej oferty (publikuje też tę informację na stronie internetowej).
Od tego czasu biegnie okres na składanie odwołań od takiego wyboru przez
konkurentów. Po jego zakończeniu (powyżej progów unijnych – 10 dni, poniżej – 5
dni, przy czym istnieją wyjątki, np. w sytuacji, gdy złożono tylko jedną ofertę)
zamawiający i wybrany wykonawca mogą podpisać umowę, która – podobnie jak oferta
– musi mieć formę pisemną.
[1] Aspekt techniczny omówiony jest na stronie Urzędu Zamówień Publicznych: https://www.uzp.gov.pl/aktualnosci/elektroniczne-narzedzie-do-wypelniania-jedzespd-eespd (por. także praktyczne wyjaśnienie dostępne na stronie http://www.wszponachzamowien.pl/?p=2136).