Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Jak złożyć ofertę w postępowaniu o zamówienie publiczne

Kilka miesięcy temu na łamach BzG poruszałem temat praktycznych zasad uczestnictwa w postępowaniu po nowelizacji Pzp[1]. Z konieczności dość krótko opisywałem tam temat przygotowania i złożenia oferty. Z doświadczenia jednak wiem, że wiele tutaj drobiazgów, które niekiedy mogą decydować o „być albo nie być” wykonawcy w przetargu.

Przede wszystkim trzeba pamiętać o podstawowym wymogu, którego niedopełnienie zawsze spowoduje odrzucenie oferty – w zdecydowanej większości przypadków musi ona zostać sporządzona i przekazana zamawiającemu w formie pisemnej. Nie ma tutaj zastosowania forma dokumentowa (nowinka z kodeksu cywilnego, o której wiele ostatnio się pisało), a bardzo rzadko znajdzie zastosowanie forma elektroniczna (musi się na nią wprost zgodzić zamawiający – w takim przypadku wymagane jest użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, czyli specjalistycznego klucza informatycznego). Owa pisemność oznacza w praktyce konieczność przygotowania i przekazania zamawiającemu oferty na papierze oraz opatrzenia jej podpisem osoby upoważnionej do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. Brak podpisu (zwykle w odpowiednim miejscu formularza oferty) stanowi podstawowy i nieusuwalny brak oferty. Niepodpisana oferta nie zachowuje formy pisemnej wymaganej w ustawie pod rygorem nieważności. Istnieje natomiast ratunek w sytuacji, gdy ofertę podpisze osoba, dla której brakuje odpowiedniego upoważnienia – wówczas zamawiający ma obowiązek wezwać do uzupełnienia pełnomocnictwa.

Treść oferty powinna obejmować elementy wskazane przez zamawiającego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ). Zwykle znaleźć je można w punktach dotyczących sposobu sporządzenia ofert oraz dokumentów składanych na potwierdzenie spełniania warunków udziału w postępowaniu, jednak warto zwrócić uwagę, czy zamawiający nie wskazał jakichś dodatkowych wymagań w tym zakresie w innych miejscach specyfikacji – np. w opisie przedmiotu zamówienia, sposobie obliczenia ceny itd. Należy przy tym zwrócić uwagę na rozróżnienie, które dokumenty są wymagane już w ofercie, a które wykonawca będzie musiał złożyć na późniejszym etapie postępowania, o ile jego oferta będzie oceniona jako najkorzystniejsza. Zazwyczaj przynajmniej część dokumentów składających się na ofertę stanowią formularze, których wzór narzuca zamawiający i załącza do specyfikacji. Trzeba pamiętać, że dokonywanie wszelkich dopisków, zmian czy zastrzeżeń może skutkować odrzuceniem oferty z powodu jej niezgodności ze specyfikacją (aczkolwiek wiele tu zależy od charakteru dokonanych zmian). Jeśli zauważamy jakąś niezgodność we wzorach dokumentów, warto z zamawiającym się skontaktować (choćby nawet telefonicznie). Trzeba też pamiętać o innych wymaganiach zamawiającego – np. deklarując termin gwarancji należy pamiętać o minimalnym dopuszczalnym przez zamawiającego i nie oferować krótszego.

Nie warto dołączać do oferty więcej dokumentów niż wymaga tego zamawiający. Każdy kolejny papier może zwiększać ryzyko odrzucenia oferty lub po prostu utrudnić przebieg postępowania. Zwykle dwoma podstawowymi wymaganymi dokumentami na tym etapie postępowania są formularz oferty i formularz (formularze) oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i braku przesłanek wykluczenia z postępowania[2]. Jeśli ofertę podpisuje osoba niewskazana w dokumentach rejestrowych, konieczne jest złożenie stosownego pełnomocnictwa (tylko w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem). Treść pełnomocnictwa musi obejmować uprawnienie do złożenia oferty (ale nie musi dotyczyć konkretnego postępowania). Ponadto zamawiający często wymagają złożenia innych dokumentów niezbędnych do oceny oferty: szczegółowych opisów dotyczących oferowanego przedmiotu, kalkulacji ofertowych, a niekiedy także wykazów osób, które zostaną skierowane do wykonania zamówienia, czy wykazów zrealizowanych prac z referencjami – szczególnie wówczas, gdy elementy zawarte w tych wykazach służą do oceny ofert zgodnie z kryteriami i wyłonienia oferty najkorzystniejszej.

Jeżeli jest wymagane wadium – do oferty dołącza się gwarancję lub poręczenie (chyba że zamawiający wymaga złożenia ich w inny sposób, co czasami się zdarza), a jeśli wadium jest wpłacane przelewem – można dołączyć potwierdzenie dokonania tego przelewu (nie jest to jednak absolutnie obowiązkowe – w przypadku przelewu wystarczająca powinna być obecność środków na rachunku zamawiającego). Musimy pamiętać, że wadium to jeden z tych elementów, w zakresie których błąd jest niezwykle kosztowny. Niezłożenie wadium na czas, brak wpływu środków na rachunek bankowy zamawiającego przed terminem składania ofert (a więc choćby i pięć minut po tym terminie), złożenie gwarancji lub poręczenia nieobejmującego wszystkich przesłanek przepadku wadium, zawierającego niedozwolone ograniczenia dotyczące ewentualnej realizacji kwoty wadium lub o zbyt krótkim terminie obowiązywania (co do zasady – musi odpowiadać terminowi związania ofertą) – każda z tych sytuacji powoduje odrzucenie oferty. Co więcej, odrzuceniem oferty skutkuje też obecnie przekazanie wadium w nieprawidłowy sposób – a zatem jeśli wadium jest wpłacane w pieniądzu, musi ono zostać przekazane przelewem, a nie może być wpłacone w gotówce w kasie zamawiającego czy w kasie banku zamawiającego.

Dość często po nowelizacji Pzp z 22 czerwca 2016 r. zdarza się, że wykonawcy składają w ofertach dokumenty, do których złożenia będą zobowiązani dopiero na kolejnym etapie postępowania. W niektórych przypadkach może to przyspieszyć postępowanie. Ale może się okazać, że będzie to wysiłek zbędny, bowiem tak naprawdę dokumenty takie będą potrzebne tylko w przypadku, gdy oferta danego wykonawcy będzie oceniona najwyżej (chyba że zamawiający wprost zażąda złożeniach ich z ofertą na podstawie art. 26 ust. 2f ustawy Pzp). Co więcej, w ostatnim czasie pojawiło się orzeczenie KIO, z którego wynika, że nawet jeśli zamawiający w najwyżej ocenianej ofercie znajdzie wszystkie dokumenty niezbędne do oceny spełniania warunków udziału i badania, czy zachodzą przesłanki wykluczenia (a nie wymagał ich na tym etapie postępowania), i tak po ocenie ofert zobowiązany jest wezwać wykonawcę do złożenia tych dokumentów i potwierdzenia ich aktualności[3]. Sam nie widzę podstaw dla takiego działania, ale można spodziewać się, że co najmniej część zamawiających będzie postępować właśnie w ten sposób. Nie ma więc wówczas żadnej oszczędności czasu czy papieru.

Jeśli ofertę składa grupa wykonawców (konsorcjum lub spółka cywilna), sytuacja nieco się zmienia. Trzeba dodatkowo pamiętać o tym, aby w formularzu oferty wskazać wszystkich wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia, oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu i braku przesłanek wykluczenia złożyć odrębnie dla każdego z wykonawców, a ponadto złożyć dokument ustanawiający pełnomocnika takich wykonawców (takie pełnomocnictwo także musi być złożone w oryginale lub kopii notarialnej, niekiedy może być zastąpione innym dokumentem – np. umową, z której wynika uprawnienie do reprezentacji). Oczywiście, jeśli zamawiający już na tym etapie żąda innych dokumentów dotyczących wykonawców (np. wykazów osób, wykazów prac, rozmaitych zaświadczeń) – także powinny być złożone w odniesieniu do każdego wykonawcy (gdy chodzi o przesłanki wykluczenia z postępowania) albo w odniesieniu do każdego z tych wykonawców, którzy wykazują spełnienie określonych warunków (gdy chodzi o spełnienie warunków udziału w postępowaniu).

Dodatkowe obowiązki pojawiają się także wtedy, gdy wykonawca korzysta z potencjału podmiotu trzeciego w celu wykazania spełnienia warunków udziału w postępowaniu. W takim przypadku musi wprost wskazać ten podmiot w dokumentach, złożyć odpowiednie oświadczenie dotyczące tego podmiotu w zakresie spełniania warunków udziału w postępowaniu oraz braku przesłanek wykluczenia, a także często – załączyć już do oferty zobowiązanie do udostępnienia określonych zasobów w okresie realizacji zamówienia (zwykle w formie pisemnego oświadczenia takiego podmiotu, chyba że są dostępne inne dokumenty – np. zawarta wcześniej umowa; często zamawiający wymaga także dokumentów potwierdzających umocowanie osoby podpisującej takie zobowiązanie lub umowę)[4]. Należy zwrócić uwagę, aby zobowiązanie to obejmowało zapewnienia podmiotu trzeciego w takim zakresie, w jakim wymaga ich zamawiający (zdarza się, że załącznikami do SIWZ są wzorcowe formularze zobowiązań do wypełnienia), a także – gdy chodzi o udostępnienie potencjału np. w zakresie doświadczenia – aby jasno z niego wynikało, że podmiot ten będzie faktycznie realizować część robót odpowiadającą zakresowi warunku udziału, który spełnia.

Należy także pamiętać o wskazaniu w ofercie zakresu zadań, które wykonawca zamierza powierzyć podwykonawcom oraz nazw tych podwykonawców[5].

Jednym z niezwykle często pojawiających się w ofercie dokumentów jest zaparafowany wzór umowy. Oczywiście, jeżeli zamawiający wymaga złożenia takiego wzoru – najprościej go do oferty dołączyć, aby uniknąć niepotrzebnych problemów, chociaż jego brak nie powinien powodować odrzucenia oferty. Nie warto jednak składać takiego wzoru, jeśli zamawiający go nie wymaga. Problemy mogą pojawić się chociażby w związku z publikowanymi w toku postępowania zmianami tego wzoru – zamawiający bardzo rzadko publikują teksty jednolite po zmianach i w efekcie złożenie wzoru załączonego do pierwotnej SIWZ może być traktowane niekiedy jako niezgodność treści oferty z treścią SIWZ. Zresztą, na ten problem należy zwrócić uwagę także wówczas, gdy zamawiający żąda wzoru umowy w ofercie i wykonawca zamierza go złożyć – warto dołączyć do niego poprawki dokonane przez zamawiającego na etapie postępowania.

Innym szczególnym dokumentem, który często pojawia się wraz z ofertą jest oświadczenie o braku przynależności do grupy kapitałowej. Problem w tym, że po nowelizacji Pzp obowiązek złożenia takiego oświadczenia został ograniczony do związków z innymi wykonawcami, którzy złożyli odrębne oferty w postępowaniu, a nie do przynależności do grupy kapitałowej „w ogóle”. Jeśli zatem zamawiający, zgodnie z przepisami ustawy, ujął w treści formularza oświadczenia odniesienie do innych wykonawców składających oferty w danym postępowaniu, to załączenie oświadczenia o takiej treści do oferty będzie bezskuteczne. Co innego, jeśli wykonawca złoży „po staremu” oświadczenie o braku przynależności do jakiejkolwiek grupy kapitałowej lub złoży wykaz podmiotów należących do jego grupy kapitałowej, z których żaden nie bierze udziału w przetargu. Swoją drogą, jeśli przedstawiciel wykonawcy uczestniczy w otwarciu ofert, wystarczy że złoży odpowiednie oświadczenie po zakończeniu tego otwarcia (skoro i tak już jest u zamawiającego).

Wśród innych spraw związanych z przygotowaniem oferty, istotny jest sposób nanoszenia poprawek w już przygotowanych materiałach. Należy pamiętać, że anonimowe skreślenia, nadpisania itp. mogą budzić wątpliwości zamawiającego. Każda taka zmiana powinna zostać opatrzona podpisem osoby, która dany dokument podpisała – w ten sposób zamawiający nie będzie miał bólu głowy z oceną dokonanych zmian, a wykonawca uniknie potencjalnych problemów związanych z tym bólem głowy.

Ostatnim elementem przygotowania oferty jest jej opakowanie. Sposób opakowania w gruncie rzeczy nie ma wielkiego znaczenia, z wyjątkiem dwóch elementów: po pierwsze ofertę należy tak zapakować, aby uniemożliwić zapoznanie się z jej treścią bez otwarcia opakowania, a po drugie należy ją wyraźnie oznaczyć jako ofertę złożoną w danym postępowaniu, aby zamawiający mógł ją zidentyfikować i nie otworzyć przypadkiem przed czasem (albo na niewłaściwej sesji otwarcia ofert). Zwykle zamawiający narzucają w SIWZ szczegółowe zasady opisu opakowania i warto się ich trzymać. Z tego samego powodu należy trzymać się wskazówek zamawiającego dotyczących miejsca złożenia oferty, pamiętając przy tym o godzinach pracy kancelarii zamawiającego (oferta włożona do ręki ochroniarzowi w środku nocy może nie dotrzeć do zamawiającego, albo po prostu dotrzeć po czasie).

Innym aspektem technicznym jest możliwość poprawy oferty już złożonej (zmiany oferty) lub jej wycofania. Jest to możliwe tylko wtedy, gdy zamawiający otrzyma stosowne oświadczenia przed terminem składania ofert, będą one sporządzone w odpowiedniej formie (pamiętać należy zwłaszcza o właściwych podpisach) i z wyraźnym oznaczeniem, że chodzi np. o zmianę oferty (w przypadku jego braku zamawiający może potraktować taką sytuację jako złożenie więcej niż jednej oferty i obie oferty odrzucić)[6].

 

 

 

 

 

[1] Jak uczestniczyć w postępowaniu przetargowym (po nowelizacji ustawy Prawo zamówień publicznych z 22 czerwca 2016 r.), BzG nr 4/2016 (http://www.bzg.pl/node/1521).

[2] W przypadku postępowań powyżej progów unijnych oświadczenie to składa się na formularzu jednolitego europejskiego dokumentu zamówienia (JEDZ). Na temat jego wypełniania pojawiło się na łamach BzG już kilka tekstów – m.in.: D. Piasta, Jednolity Europejski Dokument Zamówienia, BzG nr 1/2016 (http://www.bzg.pl/node/1448), G. Bednarczyk, JEDZ w praktyce, BzG nr 2/2016 (http://www.bzg.pl/node/1468). Także na stronie Urzędu Zamówień Publicznych można znaleźć wskazówki i instrukcję dotyczącą wypełniania tego dokumentu – pod adresem https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/jednolity-europejski-dokument-zamowienia.

[3] P. Wójcik, Obowiązek potwierdzenia aktualności dokumentów – wyrok KIO, http://www.kio-odwolania.pl/zamawiajacy-obowiazek-potwierdzic-aktualnosc-dokumentow/.

[4] Powszechne jest stawianie takiego wymogu w wyniku opublikowania stanowiska Prezesa UZP dostępnej pod adresem https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/interpretacja-przepisow/pytania-i-odpowiedzi-dotyczace-nowelizacji-ustawy-prawo-zamowien-publicznych/kwalifikacja-podmiotowa-wykonawcow – jednak rozwiązanie to budzi wiele wątpliwości pod kątem zgodności z przepisami ustawy Pzp (por. np. K. Różowicz, Moment przekazania zobowiązania podmiotu trzeciego, http://prawoexpert.pl/moment-przekazania-zobowiazania-podmiotu-trzeciego/).

[5] Szerzej o tym temacie w innym tekście w tym numerze BzG: „Podwykonawcy w zamówieniu publicznym”.

[6] Więcej na ten temat w tekście: Wycofanie i zmiana oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, BzG nr 1/2015, http://www.bzg.pl/node/1334.