Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Kilka uwag o wizji lokalnej w zamówieniu publicznym

Popularne powiedzenie głosi, że „jeden obraz wart jest tysiąca słów”. Jest w nim sporo prawdy – czasem rzut oka pozwala szybko ocenić coś, na co trzeba poświęcić obszerne opisy. Z tego też powodu w codziennych, rynkowych kontaktach dotyczących robót budowlanych trudno wyobrazić sobie zlecanie zadań bez wizji lokalnych. Zleceniodawcy nie męczą się ze sporządzaniem skomplikowanych opisów, tylko zapraszają potencjalnych wykonawców na miejsce i omawiają z nimi zakres prac i możliwe problemy. Oczywiście, im bardziej skomplikowana robota, tym rola opisu większa, a wizji mniejsza, jednak nadal jest to narzędzie przydatne.
 

W zamówieniach publicznych jest nieco inaczej. Zgodnie z art. 29 ustawy Prawo zamówień publicznych obowiązkiem zamawiającego jest sporządzenie wyczerpującego, jednoznacznego, dokładnego opisu przedmiotu zamówienia, uwzględniającego „wszystkie wymagania i okoliczności mogące mieć wpływ na sporządzenie oferty”. Opis musi być kompletny i pisemny – ma stanowić załącznik do specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zadaniem zamawiającego jest dostarczenie wykonawcy wszystkich niezbędnych informacji, aby ten, bez wychodzenia z biura, mógł oszacować zakres prac i koszty ich realizacji.
 

To bywa trudne. Szczególnie tam, gdzie mamy do czynienia z robotami wykonywanymi w obiekcie już istniejącym, w przypadku prac remontowych czy modernizacyjnych. Wzorem działania są tu odpowiednie przepisy dotyczące sposobu opisywania przedmiotu zamówienia na roboty budowlane zawierające dość szczegółowe wytyczne pozwalające na odpowiednie przygotowanie takiej dokumentacji. Wizja lokalna nie rozwiązałaby wszystkich problemów, które mogą się tu pojawić – nie da się podczas takiej wizji ocenić na przykład stanu zachowania instalacji wewnętrznych ukrytych w ścianach. Zasady zamówieniowe prowadzą do dość klarownego podziału ryzyka między stronami późniejszej umowy: wykonawca odpowiada za wykonanie tego, co zamawiający opisał w dokumentacji, w takich warunkach, jakie ta dokumentacja przewiduje. Z kolei zamawiający odpowiada za konieczność wykonania prac, które z dokumentacji nie wynikały, a ich niezbędność pojawiła się podczas realizacji.
 

Czy to oznacza, że wizja lokalna to narzędzie w zamówieniach publicznych niedopuszczalne i niepotrzebne? Oczywiście, że nie. Przez długi czas za niedopuszczalne uznawano wyłącznie nakładanie na wykonawców obowiązku dokonania takiej wizji – traktowano to jako obchodzenie przepisów o opisie przedmiotu zamówienia, na dodatek stanowiące o nierównym traktowaniu wykonawców[1]. Chyba nieodmiennie kwestionowaną praktyką były dość popularne wymagania dotyczące składania z ofertą poświadczenia odbycia wizji. Od niedawna sytuacja ta odrobinę się zmieniła, ponieważ ustawodawca wprowadził w art. 9a ustawy Pzp zapis uwzględniający możliwość złożenia oferty wyłącznie po wizji lokalnej – należy jednak traktować go jako wyjątek od zasady. Zwłaszcza, że przepisy o sposobie dokonywania opisu przedmiotu zamówienia nie uległy żadnej istotnej zmianie, a zatem nadal obowiązkiem zamawiającego jest kompletny opis przedmiotu zamówienia. W takiej sytuacji obowiązek przeprowadzenia wizji lokalnej można wprowadzić w wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych sytuacjach, pamiętając o tym, że obowiązkiem zamawiającego jest w takim przypadku odpowiednie wydłużenie terminu składania ofert.
 

Natomiast praktycznie zawsze dopuszczalne było umożliwienie wykonawcom przeprowadzenia wizji lokalnej. Jeśli chcieli uzupełnić wiedzę, którą dysponowali z odpowiednio przygotowanej przez zamawiającego dokumentacji przez obecność na miejscu – nie było problemu.
 

Wizja lokalna to z jednej strony szanse. Wykonawca w niej uczestniczący może zwrócić zamawiającemu uwagę na problemy, których ten nie opisał w specyfikacji, albo zwrócić uwagę na niezgodności w opisie przedmiotu zamówienia i w ten sposób wyeliminować część kłopotów, które bez przeprowadzenia takiej wizji pojawiłyby się dopiero na etapie realizacji zamówienia (miałyby wówczas znacznie większą skalę). Wizja ułatwia także wykonawcy przygotowanie oferty.
 

Z drugiej strony – wizja lokalna to ryzyka, z którymi zamawiający musi sobie poradzić. To na przykład możliwość podawania wykonawcom dodatkowych istotnych informacji, wykraczających poza to, co jest opisane w dokumentacji przetargowej (np. poprzez odpowiedzi na pytania) i nieudostępnianie tych informacji innym wykonawcom (czy to takim, którzy uczestniczą w wizji w innym terminie, czy to takim, którzy w ogóle nie wzięli w niej udziału). Takie postępowanie oznacza naruszenie podstawowych zasad prowadzenia postępowania, w szczególności zasady równego traktowania wykonawców. Ba, zdarzyć się może, że wykonawcy otrzymają od zamawiającego podczas takich wizji informacje sprzeczne[2].
 

Jednak te ryzyka można wyeliminować. Ważne jest odpowiednie przygotowanie i zorganizowanie wizji lokalnej przez zamawiającego. Przede wszystkim taka możliwość powinna zostać odpowiednio zapowiedziana. Informację o tym należy podać w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Dobrą praktyką jest wyznaczanie terminów takiej wizji, przy czym nie powinny to być terminy nazbyt bliskie opublikowaniu specyfikacji (jeśli wizja zostanie zaplanowana następnego dnia, wykonawcom będzie niezwykle trudno ułożyć sobie kalendarz tak, aby znaleźć na nią czas – ba, większość z nich zapewne jeszcze nie rozpocznie lektury specyfikacji i nie będzie o tej wizji nawet wiedzieć), a także nie nazbyt bliskie terminowi składania ofert (warto, aby zamawiający dał sobie czas po wizji na ewentualne wyjaśnienia problemów, które podczas niej się pojawią, a także wykonawcom na pytania, które mogły podczas wizji się im nasunąć). Można wyznaczyć więcej niż jeden termin, aby ułatwić wykonawcom udział w takiej wizji.
 

Sam przebieg wizji także powinien być przygotowany. Zamawiający powinien zaplanować, co wykonawcom pokaże i co powie. Powinien mieć świadomość, że należy się poruszać w ramach określonych w opisie przedmiotu zamówienia i traktować to, co widzą wykonawcy przede wszystkim jako ilustrację tego opisu. Odpowiadając na pytania wykonawców, należy na bieżąco konfrontować odpowiedzi z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Po pierwsze – po to, aby uniknąć odpowiedzi wprowadzających w błąd, odmiennych od tego, co jest zawarte w dokumentacji; po drugie – po to, aby identyfikować zagadnienia, które tam nie zostały poruszone. Co istotne, jeśli podczas wizji lokalnej zamawiający będzie udzielał wyjaśnień wykraczających poza treści zawarte w dokumentacji przetargowej, szczególnie uszczegóławiających czy poszerzających opis przedmiotu zamówienia (czy to z własnej inicjatywy, czy to z uwagi na pytania wykonawców), te informacje muszą zostać przekazane wszystkim innym wykonawcom zainteresowanym udziałem w przetargu – na zasadach opisanych w art. 38 ustawy Prawo zamówień publicznych, dotyczącym wyjaśnień i zmian treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Bardzo ważne jest tutaj notowanie tych kwestii podczas samej wizji (pamięć ludzka bywa ulotna), a następnie niezwłoczne ich publikowanie na stronie internetowej. Służy to także tym wykonawcom, którzy w wizji uczestniczyli – słowo pisane stanowi potem element stosunku zobowiązaniowego między Stronami. Nie powinno się przy tym wymagać, aby wykonawcy pytania zadawane podczas wizji powtarzali na piśmie – taki proces tylko wydłuży czas, po którym inni wykonawcy otrzymają informacje, tymczasem przecież jedną z podstawowych zasad jest równe traktowanie wykonawców (skoro wykonawcy uczestniczący w wizji otrzymali te dane od razu, inni nie powinni na nie nadmiernie czekać).
 

Wizja lokalna stanowi zatem pożyteczny i możliwy do zastosowania instrument w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Warunkiem jednak jest racjonalne i staranne podejście zamawiającego do takiej wizji: słuchanie wykonawców, dzięki czemu można zidentyfikować niezauważone wcześniej problemy i je rozwiązać, czy uzupełnić dokumentację, a także zadbanie o jednakowe traktowanie wszystkich wykonawców – również tych, którzy w wizji nie wzięli udziału (poprzez udostępnienie wyjaśnień i odpowiedzi na pytania, które podczas wizji zostały postawione).

 

 

 

 

 

[1] Por. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 19 czerwca 2017 r., sygn. akt III SA/Łd 287/18.

[2] Por. np. wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z 19 lutego 2010 r., sygn. akt KIO/UZP 1910/09.