Zamówienia publiczne w Belgii

Belgia (oficjalnie: Królestwo Belgii, nid. Koninkrijk België, fr. Royaume de Belgique, niem. Königreich Belgien) to państwo federacyjne w zachodniej Europie, o powierzchni 30,5 tys. km² i 11 mln mieszkańców. W Belgii obowiązują trzy języki urzędowe: niderlandzki, francuski oraz niemiecki (tym ostatnim posługuje się jednak mniej niż 1% populacji). Belgia ma bardzo skomplikowaną strukturę administracyjną - podzielona jest na trzy wspólnoty (flamandzką, francuską i niemieckojęzyczną), trzy regiony autonomiczne (Flandria, Walonia, Region Stołeczny Brukseli) oraz cztery regiony językowe (francuskojęzyczny, niderlandzkojęzyczny, niemieckojęzyczny i dwujęzyczny region Brukseli). Dwa z trzech regionów (Flandria i Walonia) dzielą się dalej na prowincje, po 5 w każdym. Wszystkie wraz z Regionem Stołecznym Brukseli podzielone są w sumie na 43 okręgi administracyjne. Najniższym stopniem podziału administracyjnego są gminy administracyjne, których jest 589.
 

Ogólna wartość zamówień publicznych udzielanych średnio w ciągu roku wynosi ok. 51 mld euro, co odpowiada ok. 14% PKB Belgii. Liczba zamawiających na różnych szczeblach administracyjnych (w regionach, prowincjach, gminach) jest szacowana na ok. 5.000.
 

Belgijski system zamówień publicznych jest oparty na systemie prawnym, który zakłada podział kompetencji w tym zakresie pomiędzy rząd federalny oraz rządy regionalne. Unijne dyrektywy dotyczące zamówień publicznych z 2014 r. zostały wdrożone przede wszystkim ustawą z 17 stycznia 2016 r. (La loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics). Osobne ustawy regulują:

Dalsze szczegóły dotyczące udzielania zamówień publicznych zawarte są w przepisach wykonawczych – dekretach królewskich, np. dotyczących zamówień “klasycznych” - Arrêté royal du 18 avril 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques czy też sektorowych - Arrêté royal du 18 juin 2017 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs spéciaux, a także wykonywania umów w sprawach zamówień publicznych - Arrêté royal du 14 janvier 2013 établissant les règles générales d’exécution des marchés publics.
 

Wszystkie przepisy obowiązujące na szczeblu federalnym dostępne są pod następującym adresem internetowym: https://www.publicprocurement.be/fr/marches-publics/reglementation. Rządy regionalne, które są odpowiedzialne za udzielanie ok. 1/3 wszystkich zamówień publicznych w Belgii dysponują sporą autonomią, jeśli chodzi o intepretowanie przepisów o zamówieniach publicznych i przyjmowanie własnych rozwiązań implementacyjnych (wykonawczych). Informacje o zamówieniach publicznych w Walonii są dostępne pod adresem: https://marchespublics.wallonie.be/home.html (w języku francuskim) zaś we Flandrii: https://www.vlaanderen.be/overheidsopdrachten-van-de-vlaamse-overheid (w języku niderlandzkim).
 

Przepisy federalne dotyczą zamówień o wartościach przekraczających progi unijne, jak też tych o mniejszej wartości. Wymagają one co do zasady publikacji ogłoszenia o zamówieniu (patrz poniżej) niezależnie od wartości zamówienia, chyba że wyjątkowo, ma zastosowanie procedura negocjacyjna bez publikacji ogłoszenia o zamówieniu publicznym lub wartość szacunkowa zamówień nie przekracza 30.000 euro. W przypadku tych ostatnich stosuje się z ustawy jedynie przepisy ogólne (zakres stosowania, wyłączenia oraz zasady podstawowe), a udzielenie zamówienia następuje poprzez zaakceptowanie faktury.

Organy właściwe w sprawach zamówień publicznych

Na szczeblu federalnym jest kilka organów, które są odpowiedzialne za politykę w zakresie zamówień publicznych: Kancelaria Premiera - Usługi Zamówień Publicznych (fr. le Service Marchés Publics du SPF Chancellerie du Premier Ministre - https://www.publicprocurement.be/fr/services-federaux), dalej w skrócie ‘Kancelaria’, Zamawiający Centralny dla Służb Federalnych (La Centrale de Marchés pour Services fédéraux – CMS - https://www.publicprocurement.be/fr/services-federaux/la-centrale-de-marches-pour-services-federaux-cms) oraz Komórka ds. Doradztwa i Polityki w Zakresie Zamówień Publicznych (La cellule Conseils et Politique d'Achats, CPA).
 

Kancelaria jest odpowiedzialna za przygotowanie projektów aktów prawnych, koordynację prac legislacyjnych wraz z monitorowaniem prawidłowości stosowania przepisów o zamówieniach publicznych, a także za wdrażanie właściwych unijnych dyrektyw oraz rozwój zamówień elektronicznych. Informacje dotyczące zamówień publicznych w Belgii i Unii Europejskiej publikowane są przez Kancelarię w specjalnym serwisie: https://www.publicprocurement.be/fr (w języku francuskim, niderlandzkim, niemieckim oraz częściowo także po angielsku). Kancelaria działa również jako Sekretariat dla Komisji ds. Zamówień Publicznych (fr. Commission des marchés publics), która jest wyspecjalizowanym organem doradczym składającym się z reprezentantów administracji federalnej, podmiotów federalnych, publicznych korporacji, organów nadzoru, stowarzyszeń przedsiębiorców oraz związków zawodowych.
 

CMS działa jako centralny zamawiający i negocjuje umowy dotyczące dostaw i usług w imieniu i na rzecz administracji federalnej. CMS składa się z 11 wydziałów specjalizujących w różnych rodzajach zakupów (ubezpieczenia, paliwa, artykuły higieniczne, wyposażenie i sprzęt biurowy, sprzęt elektroniczny i usługi IT, telekomunikacja, napoje i przekąski, samochody itp.). CPA z kolei służy doradztwem i wsparciem służb federalnych w zakresie zamówień publicznych (w zakresie obsługi prawnej, szkoleń, opracowywania podręczników i innych materiałów szkoleniowych).

Ogłoszenia o zamówieniach

Ogłoszenia o zamówieniach publicznych o wartościach szacunkowych równych lub większych niż wartości progowe wskazane w unijnych dyrektywach publikowane są w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (Dz. Urz. UE, www.ted.europa.eu). Przypomnijmy, że w latach 2020-2021 progi unijne wynoszą 139.000 euro na dostawy i usługi zamawiane przez podmioty centralne, 214.000 euro na dostawy i usługi dla innych zamawiających, 428.000 euro na dostawy i usługi, jeśli mamy do czynienia z zamówieniem sektorowym oraz 5.530.000 euro w przypadku robót budowlanych. Ponadto, ogłoszenia te są zamieszczane (ale dopiero po publikacji w Dz. Urz. UE) także w Biuletynie Zamówień Publicznych - Bulletin des Adjudications (BDA, https://www.ebp.be/fr/bda-online/home). Ogłoszenia dotyczące podprogowych zamówień publicznych publikowane są wyłącznie w BDA. Dostęp do podstawowych funkcji BDA (wszystkich ogłoszeń o zamówieniach publicznych) jest nieodpłatny, ale BDA oferuje także abonament umożliwiający otrzymywanie wyselekcjonowanych pod kątem określonych kryteriów ogłoszeń.

Procedury udzielania zamówień publicznych

W przypadku zamówień o wartościach powyżej progów unijnych zamawiający należący do sektora publicznego mają wybór pomiędzy procedurą otwartą, ograniczoną, konkurencyjną z negocjacjami, dialogiem konkurencyjnym, partnerstwem innowacyjnym i procedurą negocjacyjną bez ogłoszenia o zamówienia. Zawsze dozwolone jest zastosowanie procedury otwartej lub ograniczonej, podczas gdy zastosowanie pozostałych wyżej wymienionych procedur możliwe jest, o ile spełnione są określone warunki. Poniżej progów unijnych zamawiający może, oprócz procedury otwartej i ograniczonej, swobodnie stosować także procedurę negocjacyjną z uprzednią publikacją ogłoszenia. W postępowaniu w tym trybie mogą wziąć udział wszyscy zainteresowani wykonawcy składając ofertę. Minimalny termin składania ofert wynosi w tej procedurze 22 dni licząc od daty wysłania ogłoszenia do publikacji. Negocjować można wszystkie złożone w postępowaniu oferty z wyjątkiem ofert ostatecznych.
 

Zamawiający może także zastosować procedurę negocjacyjną bez wcześniejszej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, ale tylko w sytuacji, kiedy spełnione są określone w ustawie okoliczności.
W procedurach powyżej progów unijnych mają zastosowanie minimalne terminy wynikające z unijnych dyrektyw. Przykładowo, w procedurze otwartej termin składania ofert wynosi co najmniej 30 dni, jeżeli przewidziano składanie ofert w drodze elektronicznej, w przeciwnym razie jest to 35 dni. Możliwe jest ponadto skrócenie terminu z uwagi na pilną potrzebę udzielenia zamówienia czy też dzięki wcześniejszej publikacji ogłoszenia o planowanych zamówieniach (w obu przypadkach do 15 dni). W procedurze ograniczonej zarówno minimalny termin składania wniosków o udział w postępowaniu (pierwszy etap postępowania) jak i składania ofert (drugi etap) wynosi 30 dni. Dopuszczalne są również redukcje terminu w związku z pilną potrzebą udzielenia zamówienia, składaniem ofert w postaci elektronicznej czy też publikacją ogłoszenia o planowanych zamówieniach.
 

Zgodnie z wymaganiami unijnymi postępowania o zamówienia publiczne toczą się co do zasady, w postaci elektronicznej, włączając komunikację pomiędzy zamawiającym a wykonawcami oraz składanie ofert. Wyjątkiem są postępowania prowadzone w procedurze negocjacyjnej bez publikacji ogłoszenia oraz zamówienia podprogowe. Zamawiający, którzy nie mają własnej platformy do prowadzenia elektronicznych postępowań mogą skorzystać z usług oferowanych przez portal federalny: https://eten.publicprocurement.be/etendering/home.do.

Warunki udziału w postępowaniu

Wykonawcy zainteresowani danym zamówieniem publicznym muszą wpierw wykazać, że nie zachodzą w stosunku do nich okoliczności skutkujące ich wykluczeniem z postępowania. Przepisy rozróżniają obligatoryjne przesłanki wykluczenia oraz fakultatywne, których zastosowanie zależy od uznania zamawiającego. Obligatoryjne to skazanie za określone przestępstwa, a także zaległości w płaceniu podatków, bądź składek na ubezpieczenia społeczne. W tym ostatnim przypadku nie podlegają jednak wykluczeniu wykonawcy, u których zaległości te nie przekraczają 3.000 euro. Fakultatywne przesłanki wykluczenia dotyczą niewywiązania się z obowiązków wynikających z prawa ochrony środowiska, socjalnego lub prawa pracy, konfliktu interesów, któremu nie można zapobiec w inny sposób oraz wcześniejszego zaangażowania danego wykonawcy w przygotowanie postępowania skutkującego naruszeniem zasady równego traktowania wykonawców, złożenia fałszywych oświadczeń, nienależytego wykonania zamówienia w przeszłości, działania w zmowie z innymi uczestnikami postępowania itp.
 

Wykonawcy składając oferty co do zasady nie muszą przedkładać żadnych dokumentów potwierdzających, że nie podlegają wykluczeniu – złożenie oferty przez danego wykonawcę oznacza domniemanie, iż spełnia on warunki udziału w postępowaniu. Złożenie dokumentów jest konieczne tylko w przypadku wykonawcy, którego oferta została oceniona jako najkorzystniejsza. Nieodpłatny serwis „Telemarc” (https://www.publicprocurement.be/fr/services-federaux/telemarc) umożliwia zarejestrowanym zamawiającym weryfikację szeregu informacji o wykonawcach, dzięki zintegrowanej bazie danych dotyczących przedsiębiorców zarejestrowanych w Belgii.

Kryteria udzielenia zamówienia

Zamawiający mają obowiązek udzielenia zamówienia w oparciu o kryteria związane z przedmiotem zamówienia, które powinny być wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu oraz dokumentach zamówienia. Kryteriami mogą być: cena, koszt, jakość, kryteria funkcjonalne, techniczne, ekologiczne lub społeczne. Może być również udzielone wyłącznie w oparciu o cenę lub koszt.
 

Zamawiający ma obowiązek zwrócenia się o wyjaśnienie rażąco niskiej ceny oferty w przypadku zamówienia na usługi lub roboty budowlane udzielanego w procedurze otwartej lub ograniczonej, w sektorze gospodarki, który jest podatny na oszustwa, jeżeli jedynym kryterium wyboru oferty jest najniższa cena i zostały złożone co najmniej 4 oferty. Wyjaśnieniom podlega w takiej sytuacji każda oferta, której cena jest niższa o więcej niż 15% od średniej ceny złożonych ofert (skrajne oferty nie są brane pod uwagę dla wyliczenia średniej). Obowiązek ten zachodzi również w przypadku postępowań, gdzie wyboru oferty dokonuje się w oparciu o najlepszą relację ceny do jakości, a waga ceny wynosi co najmniej 50% wszystkich kryteriów. W tym ostatnim przypadku zamawiający może jednak określić w dokumentacji przetargowej, że weryfikacji będą podlegały oferty z cenami niższymi o więcej niż 15% i samodzielnie określić ten poziom. Wyżej wskazane przepisy nie mają zastosowania, (chyba że inaczej zdecyduje zamawiający), w procedurach negocjacyjnych, a także w zamówieniach na dostawy i usługi do progów unijnych oraz na roboty budowlane o wartości mniejszej niż 500.000 euro.
 

Oferent, którego oferta została wybrana jest obowiązany wnieść gwarancję należytego wykonania zamówienia w wysokości 5% ceny oferty. Obowiązek ten nie zachodzi w przypadku zamówień na dostawy i usługi o terminie wykonania krótszym niż 45 dni, zamówień na określone usługi intelektualne, a także zamówień o wartości nieprzekraczającej 50.000 euro.

Procedury i środki odwoławcze

Organami odwoławczymi w zakresie zamówień publicznych są, w zależności od rodzaju zamawiającego - Belgijska Rada Państwa (fr. Conseil d’Etat, http://www.raadvst-consetat.be/?lang=fr) lub oraz sądy cywilne. Rada Państwa składa się z 44 członków powołanych dożywotnio. Rada Stanu jest właściwa w przypadku tych zamawiających, którzy są określeni zgodnie z odrębnymi przepisami jako „podmioty administracyjne”, w pozostałych przypadkach właściwe są sądy cywilne.
 

Wniesione odwołanie może skutkować zawieszeniem danego postępowania, unieważnieniem postępowania lub umowy w sprawie zamówienia publicznego albo karami finansowymi do 15% wartości umowy. Terminy do dokonania określonych czynności odwoławczych wynoszą: wniosek o unieważnienie decyzji zamawiającego - 60 dni, o zawieszenie postępowania – 15 dni, o unieważnienie umowy w sprawie zamówienia publicznego zasadniczo 6 miesięcy, chyba że zamawiający opublikował ogłoszenie o udzieleniu zamówienia lub poinformował o tym fakcie wykonawców – wtedy wynosi 30 dni, oraz o odszkodowanie – 5 lat. Wniesienie odwołania do Rady związane jest z opłatą w wysokości 200 euro.