Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

System zarządzania - moda czy konieczność?

W sferze działalności gospodarczej nowoczesność zawsze miała priorytetowe znaczenie. Dzięki rozwojowi nauki o zarządzaniu, termin "nowoczesne przedsiębiorstwo" powinien odnosić się do przedsiębiorstwa nie tylko nowocześnie wyposażonego i wytwarzającego nowoczesny produkt, ale również przedsiębiorstwa nowocześnie zarządzanego. W dobie gospodarki rynkowej i wszechobecnej konkurencyjności, tylko przedsiębiorstwa inwestujące w innowacyjne techniki zarządzania są w stanie oprzeć się recesji i zwycięsko wyjść ze współzawodnictwa o klienta. Nowocześnie zarządzane przedsiębiorstwo to takie, które potrafi analizować koszty związane ze swoją działalnością. Efektem posiadania takiej wiedzy powinny być odpowiednio wyprowadzane wnioski, a ich owocem szybko i trafnie podejmowane decyzje.

W dzisiejszych czasach nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej stała się komputeryzacja i informatyzacja. Trudno jest sobie wyobrazić dział finansowo-księgowy, kontrolingu czy kadr bez wsparcia odpowiedniego systemu informatycznego. Nieodłącznym elementem wszelkich działań gospodarczych stał się również internet. I nie jest to kwestia mody czy powszechnego zainteresowania nowinkami technicznymi. Po prostu kluczem do sukcesu jest szybki dostęp do właściwych danych i tutaj informatyka stała się nieocenionym sojusznikiem. Bazodanowe systemy komputerowe wyręczają człowieka w przetwarzaniu ogromnych ilości danych w coraz to nowszych obszarach związanych z działalnością gospodarczą, umożliwiając w efekcie końcowym nabywanie skondensowanej wiedzy, niezbędnej do podejmowania szybkich i trafnych decyzji biznesowych.

Sukcesywny i konsekwentny rozwój firm budowlanych oraz firm branży - Zarządzanie (facilitymanagement) Nieruchomościami na polskim rynku spowodował wzrost zainteresowania rozwiązaniami informatycznymi mogącymi wspomóc ich działania. Chodzi tu głównie o dostarczanie w czasie rzeczywistym informacji dotyczących lokalizacji, struktury organizacyjnej, pracowników, przebiegu procesów biznesowych, przedsięwzięć inwestycyjnych i innych oraz związków między poszczególnymi rodzajami zasobów.

 

Kryteria wyboru systemu do zarządzania:

 

  • Technologia (szybko się zmienia, a więc warto inwestować w nowoczesne i przyszłościowe rozwiązania. Jeszcze 10 lat temu najpopularniejszym systemem operacyjnym był DOS-owski Norton Commander).
  • Przyjazny Interfejs Użytkownika (tzw. User friendly, to w sposób oczywisty przełamuje wiele barier towarzyszących żmudnemu procesowi wdrażania, takich jak niechęć "materii ludzkiej" oraz trudności w odpowiednio szybkim i sprawnym przeszkoleniu przyszłych użytkowników).
  • Łatwa parametryzowalność - (nie musimy koniecznie być "zakładnikami" firm informatycznych wiecznie coś dopisujących do systemu. Nowoczesne systemy posiadają własne środowiska programistyczne, które pozwalają na daleko idące modyfikacje bez naruszania spójności bazy danych).
  • Wydajne Narzędzia Analityczne - (szybka i przekrojowa analiza gromadzonych danych to przecież główny cel, dla którego wdrażamy system informatyczny).
  • Cena licencji - (często nadużywane kryterium wyboru. Czy lepiej kupić tani i nieefektywny system, czy droższy, którego koszty zwrócą się bardzo szybko?).
  • Cena wdrożenia - ( z reguły zbyt wygórowana, biorąc pod uwagę realia polskiego rynku - zwłaszcza, że w zamian otrzymujemy często wątpliwą jakość usługi).

 

Niestety mało jest znanych nam przypadków wdrożenia wyżej wymienionych systemów wśród polskich firm z sektora budowlanego lub zarządzania nieruchomościami, o których z całą odpowiedzialnością można by powiedzieć, że w pełni realizują zadania nakreślone przez swych autorów. Jest kilka powodów takiego stanu rzeczy. Po pierwsze - informatyzacja sektora budowlanego jest ideą stosunkowo nową na polskim rynku. Oczywiście duże firmy budowlane posiadają rozwiązania informatyczne wspierające ich pracę. Wdrażanie w branży dziedzinowych, wyspecjalizowanych rozwiązań informatycznych nie stało się jeszcze na tyle popularne, aby można było mówić o powszechności zjawiska. Uczestnicy rynku nie czują jeszcze aż tak silnej presji konkurencji, by za wszelką cenę szukać oszczędności, zwłaszcza że droga do nich prowadzi przez spory wydatek, jakim jest inwestycja w oprogramowanie. To wszystko wiąże się z małym doświadczeniem firm wdrożeniowych, co z kolei dramatycznie wpływa na jakość implementacji systemów informatycznych w sektorze. Właściwie możemy tu mówić o niekończącym się wdrożeniu, takim wdrożeniowym "Never Ending Story". I tu uwidacznia się drugi poważny problem. Koszt implementacji rozwiązań dziedzinowych jest znaczny. Stawki cenowe za tego typu usługi przywędrowały do nas wraz z systemami informatycznymi z krajów rozwiniętych, w których oprogramowania zarządzające są rzeczą naturalną. Niestety wysokie ceny usług wdrożeniowych w żadnej mierze nie idą w parze z jakością oferowanych usług i doświadczeniem, którego po prostu nie było jeszcze jak i gdzie zdobyć. Nie znam zarządu firmy, którego "cierpliwość finansowa" byłaby na tyle duża, aby w nieskończoność tolerować stawki dzienne konsultanta-wdrożeniowca rzędu np. 1200 - 3200 zł. - zwłaszcza, że w zamian otrzymujemy często wątpliwą jakość usługi, a problemy, które sprawny konsultant zachodni rozwiązałby w kilkadziesiąt minut mogą trwać nawet kilka dni - oczywiście każdy z nich płatny według przyjętej stawki. Efektem takiej "współpracy" jest ograniczenie zasięgu realizacji wdrożenia, a często jego wstrzymanie. Działanie takie porównałbym do operacji chirurgicznej, którą z przyczyn nieudolności lekarza lub braku ubezpieczenia pacjenta wstrzymuje się w trakcie, zaszywając pacjenta razem ze szczypcami i skalpelem.

Na zakończenie warto wspomnieć o trzecim bardzo istotnym problemie. Jest nim brak odpowiednio wysokiej świadomości systemu i zdefiniowania potrzeb z nim związanych ze strony klienta. Chodzi tu o tzw. "zespół wdrożeniowy" - z reguły będący grupą przypadkowych pracowników średniego i niższego szczebla, którym rozszerzono i tak obszerny zakres obowiązków o udział w procesie implementacji systemu informatycznego. Brak zdefiniowania właściwych potrzeb na samym początku, podczas tzw. "studium wstępnego", znacząco wpływa na końcową jakość wdrożenia. Co więcej, za każde dodatkowe funkcjonalności w trakcie wdrażania trzeba bardzo słono płacić. Nie liczyłbym tu na wyrozumiałość i tolerancję ze strony zwłaszcza dużych firm informatyczno-wdrożeniowych. Warto zauważyć przy tej okazji pewną prawidłowość. Z reguły inna grupa konsultantów sprzedaje nam rozwiązanie informatyczne - roztaczając wokół fantastyczne wizje i dowody doskonałości swego rozwiązania, a zupełnie inna przeprowadza wdrożenie, realizując skrupulatnie tylko ustalenia zawarte w kontrakcie, powstałe w wyniku studium wstępnego. Tu należy podkreślić znaczenie umiejętnego i odpowiedzialnego sporządzenia kontraktu - a właściwie jego części zwanej "właściwym projektem wdrożenia". Problemem związanym ze wspomnianym powyżej są koszty "studium wstępnego" lub "analizy wymagań". Z naszych doświadczeń wynika, że kształtują się one z reguły na poziomie 10, 20 lub 40 tys. złotych - w zależności od wielkości firmy i zasięgu wdrożenia, ale mogą też osiągać zawrotną sumę rzędu 200 tys. złotych. A przecież nikt nie jest w stanie lepiej zdefiniować wymagań wobec oprogramowania niż przyszli użytkownicy, pod warunkiem, że są świadomi celu całego przedsięwzięcia. "Studium wstępne" powinno być zatem okazją do przekazania informacji odnośnie potrzeb użytkowników, ich pomysłów i wizji systemu, a nie "korepetycjami" z zakresu przyszłych możliwości systemu i "alibi" dla naszej niewiedzy oraz braku zainteresowania całym przedsięwzięciem.

Wdrożenia systemu informatycznego w przedsiębiorstwie nie da się przeprowadzić poprawnie bez zaangażowania zarządu. Powiedzmy to sobie bardzo wyraźnie. Zarząd musi mieć świadomość, że wdrażamy system nie dlatego, że taka jest moda i nie dlatego, że system posiada już konkurencja. System Informatyczny ma przynieść firmie konkretne korzyści. Oprócz ograniczenia kosztów związanych z lepszą organizacją pracy, powinno to być zwiększenie transparentności naszych działań, a przede wszystkim zyskanie ogromnych możliwości analitycznych, pozwalających optymalizować naszą pracę. Nie można także nie zauważyć takich korzyści, jak wzrost wartości naszej firmy, czy odpowiednio duży efekt marketingowy.

Zarząd musi mieć świadomość, że wdrożenie systemu jest swego rodzaju restrukturyzacją firmy. A jak w przypadku każdej restrukturyzacji trzeba jasno sprecyzować cel i korzyści, które chcemy osiągnąć. Idealnym rozwiązaniem jest wpisanie wdrożenia systemu informatycznego do strategii rozwojowej firmy. Wtedy wprowadzanie systemu traktowane jest priorytetowo.

Aby poprawnie wdrożyć system informatyczny musimy odpowiednio zbudować dobry zespół wdrożeniowy. W jego składzie powinni znaleźć się wdrożeniowcy z firmy informatycznej oraz oddelegowani pracownicy naszej firmy. Typowym błędem jest rozszerzanie i tak obszernego zakresu obowiązków przypadkowym pracownikom. Pożyteczny członek zespołu wdrożeniowego to taki, który poświęca projektowi 80 % swojego czasu pracy. Ktoś powie, że to nierealne, że nie sposób oddelegować nikogo z uwagi na ogrom pracy. Nie liczmy zatem na to, że nasze wdrożenie zakończy się sukcesem. Należy wykonać prostą kalkulację - czy bardziej nam się opłaca oddelegowanie na parę miesięcy odpowiedniego pracownika, czy też rozpoczęcie bardzo kosztownego wdrożenia z góry skazanego na porażkę. Oczywiście bardzo ważne jest, aby jasno określić, co po zakończeniu wdrożenia będzie robił przeszkolony pracownik, po to, aby był zainteresowany osobiście powodzeniem projektu wdrożenia. Wdrożenia systemów informatycznych są często okazją do robienia zawrotnych karier. Osoby, które potrafią spojrzeć na procesy zarządzania w firmie z perspektywy systemu i tę wiedzę wykorzystać do optymalizacji tych procesów - są bardzo poszukiwanymi pracownikami. Stąd ważne jest, aby oddelegowane osoby miały odpowiednie cechy osobowości. Niekoniecznie trzeba być informatykiem, żeby być wizjonerem informatyki i mądrze wykorzystać "nowinki techniczne" do zbudowania silnego przedsiębiorstwa o dużej przewadze technologicznej nad konkurencją. Tak przygotowany i przeszkolony w trakcie wdrożenia zespół pracowników może w pełni wykorzystać wiedzę firmy wdrażającej system i częściowo uniezależnić się od niej, co jest bardzo ważne i korzystne dla końcowego efektu wdrożenia. Nasi pracownicy będą w stanie nie tylko kontrolować na bieżąco pracę systemu, ale także przekazywać wiedzę i samodzielnie szukać nowych kierunków jego rozwoju.

Wdrożenie systemu informatycznego powinno być poprzedzone przeglądem i analizą wszystkich głównych procesów zachodzących w firmie. To bardzo "porządkuje" sam proces wdrożenia. Po wykonaniu szkieletu sami dojdziemy do wniosku, że warto by było dodatkowo zdefiniować przynajmniej niektóre procesy poboczne, które mają zostać wsparte systemem informatycznym.

Często zadanie mapowania procesów powierza się firmom wdrożeniowym. Jest to bardzo kosztowna sprawa, zwłaszcza gdy zlecamy komuś procesowe opisanie naszej firmy nie wkładając w to własnej pracy. To, co w funkcjonowaniu firmy jest oczywiste dla wszystkich naszych pracowników - dla konsultanta jest czymś, czego musi się nauczyć i zrozumieć, a więc poświęcić na to czas, za który my płacimy. Zdecydowanie lepiej, prościej i taniej jest opisać procesy w naszej firmie własnymi siłami, a zewnętrznych konsultantów poprosić o ekspertyzę, doradztwo, optymalizację istniejących procesów na bazie wcześniejszych doświadczeń firmy doradczej. Dopiero kolejnym krokiem jest pomoc firmy wdrożeniowej we wsparciu tych procesów odpowiednim narzędziem informatycznym. To nie jest kwestia wyłącznie oszczędności, ale tak naprawdę przygotowania się do wdrożenia, analizy procesów które ma optymalizować system, podejścia do codziennych rutynowych prac w naszej firmie z pewnego dystansu. Ten dystans może nam otworzyć oczy na to, że pewne rzeczy można zrobić sprawniej. Już na tym etapie powinniśmy zaangażować spośród naszych pracowników osoby, które staną się w przyszłości trzonem zespołu wdrożeniowego.

Proponujemy zatem przeznaczyć środki finansowe na "doświadamianie" swoich pracowników, zamiast przepłacać za coś, czego w cale nie musimy kupować. To wyjdzie tylko na dobre całemu projektowi wdrożenia systemu.

 

Na co zwracać uwagę i o co pytać firmy wdrożeniowe:

 

  • Referencje (nie wystarczy pytać, trzeba je osobiście sprawdzić).
  • Stawka dzienna konsultanta, programisty, analityka, lidera projektu - (dobrze jest wiedzieć, co nas czeka i ile będzie nas kosztować brak odpowiedniego przygotowania się do wdrożenia).
  • Przybliżony koszt napisania jednego raportu - ( to ważne, biorąc pod uwagę fakt, że prawidłowo wdrożony i efektywny system potrzebuje ich co najmniej kilkaset, a raporty predefiniowane, zaszyte w systemie, nigdy nie pokrywają w stu procentach naszych potrzeb).
  • Koszty "analizy wymagań" - (omówione szczegółowo w treści artykułu).
  • Koszty ryczałtu rocznego za oprogramowanie - (koszt stały roczny rzędu kilkunastu procent wartości kupionego oprogramowania, niemający nic wspólnego z dodatkowymi kosztami związanymi z kontynuacją wdrożenia i implementacją kolejnych modułów systemu. W ramach opłaty rocznej możemy liczyć na bezpłatne aktualizacje systemu i pomoc w przypadku nieprawidłowości wynikłych z wady produktu. Biorąc pod uwagę koszty licencji, trzeba się z reguły liczyć ze stałym wydatkiem rzędu co najmniej kilkudziesięciu tysięcy złotych rocznie).
  • Wszelkie dodatkowe oprogramowanie i urządzenia niezbędne do prawidłowego funkcjonowania oferowanego rozwiązania - (bazy danych, wymagania wydajnościowe serwera i stacji roboczych, oprogramowanie serwera, preferowana baza danych - to może znacznie podnieść koszty wdrożenia, lepiej być na to przygotowanym).
  • Narzędzia zapewniające bezpieczeństwo gromadzonych danych - (właściwie nie powinien być to ostatni punkt. Szpiegostwo gospodarcze nie jest mitem, lecz faktem i kto ten problem bagatelizuje, może się kiedyś niemiło rozczarować).

 

 

Czy warto zatem wdrażać rozwiązania informatyczne do zarządzania? Oczywiście że tak. Jesteśmy na nie skazani, podobnie jak na komputery, czy internet. Już niedługo staną się stałym i nieodzownym składnikiem działalności gospodarczej różnego typu, a zwłaszcza firm branży budowlanej i zarządzania nieruchomościami. Trzeba sobie jednak zdać odpowiednio wcześnie sprawę z tego, że wdrożenie systemu informatycznego jest tak naprawdę rodzajem restrukturyzacji firmy. Powinny go przeprowadzać osoby, grupy osób lub firmy posiadające odpowiednią wiedzą i doświadczenie, obdarzone charyzmą oraz determinacją. I nieprawdą jest, że najważniejsze w tym wszystkim jest narzędzie informatyczne. Liczy się całościowa wizja realizacji wdrożenia i pomysł na uzyskanie z owego systemu konkretnych korzyści, a więc znaczącego ograniczenia kosztów, wzrostu wartości firmy, odpowiednio dużego efektu marketingowego. Bez tego warunku nawet najlepszy, najnowocześniejszy (często najdroższy) system może być nic nie wart i przynieść więcej utrudnień i komplikacji niż pożytku.