Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Procedury elektroniczne w świetle nowych dyrektyw unijnych

Celem niedawno przyjętych dyrektyw unijnych dotyczących zamówień publicznych tzn. dyrektywy 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach wodnym, energii, transportu oraz usług pocztowych (tzw. nowa dyrektywa "sektorowa")[1] oraz dyrektywy 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi (tzw. nowa dyrektywa "klasyczna")[1] było m.in. unowocześnienie, uproszczenie oraz uelastycznienie systemu oraz procedur udzielania zamówień publicznych. Unowocześnienie polega m. in. na umożliwieniu zastosowania technologii elektronicznej do czynności podejmowanych w trakcie postępowania o zamówienie publiczne oraz wprowadzeniu do zamówień publicznych nowych procedur elektronicznych. Termin na wdrożenie nowych dyrektyw do prawa polskiego upływa w dniu 31 stycznia 2006 r. Nieoficjalne tłumaczenia tych dyrektyw na język polski można znaleźć na stronie internetowej Urzędu Zamówień Publicznych[2].

Zgodnie z nowymi dyrektywami podmioty zamawiające mogą korzystać z elektronicznych technik udzielania zamówień, pod warunkiem, że ich zastosowanie będzie zgodne z przepisami dyrektyw oraz zasadami równego traktowania, niedyskryminacji i przejrzystości. Środki elektroniczne zostały zrównane z tradycyjnymi (pisemnymi) środkami komunikacji i wymiany informacji. Wybrane środki oraz technologie powinny być kompatybilne z technologiami stosowanymi w poszczególnych państwach członkowskich UE. Sformułowanie "na piśmie" lub "pisemny" oznacza: "jakiekolwiek wyrażenie, które składa się ze słów lub liczb, które może być odczytane, powielone i następnie zakomunikowane. Może także obejmować informacje, które są przekazywane i gromadzone przez użyciu środków elektronicznych". Wszelka komunikacja oraz wymiana informacji pomiędzy zamawiającym a wykonawcami może być dokonywana, wg uznania zamawiającego, pocztą, faksem, elektronicznie lub w pewnych sytuacjach także telefonicznie np. wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (możliwa jest również kombinacja wymienionych wyżej środków). Wybrane środki komunikacji powinny być ogólnie dostępne i nie mogą ograniczać dostępu przedsiębiorców do procedur zamówień publicznych. Wszelka komunikacja, wymiana oraz gromadzenie informacji powinny być dokonywane w taki sposób, aby zapewnić integralność danych oraz poufność złożonych ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Zamawiający nie może zapoznać się z treścią złożonych ofert oraz wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu przed upływem terminu do ich składania. Narzędzia i technologie wykorzystywane do elektronicznej komunikacji nie mogą mieć charakteru dyskryminującego, powinny być powszechnie dostępne oraz kompatybilne z technologiami informatycznymi będącymi w powszechnym użyciu.

 

Jedną z czynności zamawiających, które zgodnie z dyrektywami mogą być dokonywane w formie elektronicznej, jest przesyłanie ogłoszeń o zamówieniach publicznych do Komisji Europejskiej (odpowiedzialnej za wydawanie Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej, w którym publikowane są m. in. ogłoszenia o zamówieniach publicznych). Aby zachęcić do korzystania z tej formy dyrektywy przewidują krótszy termin oczekiwania na publikację ogłoszenia. Przy tradycyjnej metodzie przesyłania (faks, poczta, poczta elektroniczna) ogłoszenia są publikowane w ciągu 12 dni od ich wysłania, a przy ogłoszeniach przesyłanych drogą elektroniczną w ciągu 5 dni. Ponadto dyrektywy przewidują możliwość wyznaczenia krótszych terminów w postępowaniu o zamówienie publiczne, jeżeli zamawiający wykorzystał elektroniczne środki komunikacji: termin składania ofert może być skrócony o 7 dni, jeżeli zamawiający przesłał ogłoszenie do publikacji drogą elektroniczną oraz dodatkowo jeszcze o kolejne 5 dni, jeżeli zapewnił wykonawcom elektroniczny (swobodny i bezpośredni) dostęp do kompletnej dokumentacji przetargowej (np. specyfikacji istotnych warunków zamówienia).

Zgodnie z załącznikiem VIII pkt 3 do dyrektywy przesyłanie ogłoszeń drogą elektroniczną powinno odbywać się na formularzach ogłoszeń przewidzianych przez dyrektywę 2001/78 oraz za pośrednictwem strony internetowej http://simap.europa.eu. Jest to specjalny portal stworzony na potrzeby zamówień publicznych przez Komisję Europejską. Na jego stronie znajdują się m.in. formularze wszystkich ogłoszeń o zamówieniach publicznych określone przez dyrektywę 2001/78.

 

Zarówno dyrektywa "klasyczna" jak i "sektorowa", przewidują jeszcze możliwość zastosowania aukcji elektronicznej. Przepisy dotyczące aukcji elektronicznych mają charakter fakultatywny, co oznacza, że mogą, ale nie muszą być wdrożone do prawa krajowego. Obie dyrektywy za aukcję elektroniczną uznają powtarzalny proces, wykorzystujący mechanizm elektroniczny, umożliwiający prezentację nowych, niższych cen, a także nowych wartości dotyczących pewnych elementów oferty. Proces ten powinien mieć miejsce po pierwszej, kompletnej ocenie ofert, i umożliwiać ich automatyczną ocenę oraz wybór oferty najkorzystniejszej. Aukcja elektroniczna w świetle dyrektyw nie jest odrębnym trybem (procedurą) udzielenia zamówienia, ale pewnym dodatkowym etapem, o który można wzbogacić procedurę otwartą, ograniczoną lub negocjacyjną. W przypadku procedury otwartej, ograniczonej lub negocjacyjnej, zamawiający mogą zadecydować, że udzielenie zamówienia zostanie poprzedzone aukcją elektroniczną, gdy przedmiotem zamówienia są dostawy, usługi lub roboty budowlane, w odniesieniu do których możliwe jest określenie specyfikacji technicznych z dostateczną precyzją. Po wstępnej ocenie ofert i odrzuceniu ofert nie spełniających wymogów określonych przez zamawiającego, oferenci są zapraszani do przedstawiania kolejnych propozycji zawierających coraz niższe ceny lub niższe wartości dotyczące poszczególnych elementów oceny.

 

Inną nowością jest wprowadzenie tzw. dynamicznych systemów zakupów, przez które należy rozumieć elektroniczny proces dokonywania bieżących zakupów powszechnie dostępnych na rynku, spełniających wymagania określone przez zamawiającego, ograniczony w czasie i przez cały czas obowiązywania otwarty dla wszystkich przedsiębiorców, którzy spełniają kryteria kwalifikacji oraz przedłożyli ofertę wstępną, zgodną ze specyfikacją zamawiającego. Podobnie jak w przypadku aukcji elektronicznych przepisy dotyczące dynamicznych systemów zakupów mają charakter fakultatywny, czyli, że mogą, ale nie muszą być wdrożone do prawa krajowego. Przy tworzeniu systemu oraz udzielaniu zamówień w ramach systemu zamawiający jest obowiązany stosować wyłącznie środki elektroniczne. Czas trwania systemu nie może, co do zasady, przekraczać 4 lat. Termin dłuższy jest dopuszczalny jedynie w szczególnie uzasadnionych przypadkach. Od uczestników systemu oraz od wykonawców zainteresowanych udziałem zamawiający nie może pobierać żadnych opłat.

 

Przebieg procedury udzielania zamówienia, jest następujący:

 

  1. Procedura udzielenia zamówienia rozpoczyna się publikacją w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej ogłoszenia, w którym zamawiający podaje do publicznej wiadomości swój zamiar zastosowania dynamicznego systemu zamówień. Od momentu opublikowania ogłoszenia aż do wygaśnięcia systemu zamawiający ma obowiązek zapewnić nieograniczony, bezpośredni oraz pełny dostęp do specyfikacji oraz innych dodatkowych dokumentów oraz wskazać w ogłoszeniu adres internetowy, pod którym są one dostępne.
  2. Zainteresowani wykonawcy składają tzw. oferty orientacyjne, które powinny zostać ocenione przez zamawiającego w terminie 15 dni licząc od daty ich otrzymania. Zamawiający zaprasza wszystkich oferentów dopuszczonych do systemu do składania ofert dotyczących zamówienia, podając termin składania ofert. Na podstawie otrzymanych ofert zamawiający sporządza listę dopuszczonych do systemu wykonawców. Dopuszczeni do systemu powinni zostać wszyscy wykonawcy, którzy spełniają warunki kwalifikacji określone przez zamawiającego oraz złożyli oferty zgodne ze specyfikacją zamówienia. Oferty wstępne złożone przez wykonawców mogą być modyfikowane przez cały czas obowiązywania systemu, pod warunkiem, że w dalszym ciągu pozostają zgodne ze specyfikacją; Przez cały czas obowiązywania systemu mogą być składane także oferty informacyjne nowych wykonawców.
  3. Zamawiający, który chce dokonać konkretnego zakupu w ramach systemu zakupów dynamicznych jest obowiązany przeprowadzić oddzielne postępowanie o zamówienie publiczne. W tym celu zamawiający publikuje tzw. ogłoszenie uproszczone. Ogłoszenie uproszczone powinno zawierać następujące informacje:
    - nazwa państwa, z którego jest zamawiający,
    - nazwa zamawiającego oraz internetowy adres zamawiającego (URL),
    - adres internetowy, pod którym można uzyskać dokumentację przetargową,
    - opis przedmiotu zamówienia - wskazanie kodu(ów) CPV oraz ilości lub zakresu zamówienia,
    - termin składania ofert orientacyjnych, który nie powinien być krótszy niż 15 dni licząc od daty wysłania ogłoszenia do publikacji;
  4. zamawiający dokonuje oceny wszystkich ofert orientacyjnych złożonych w tym terminie; zabronione jest udzielenie zamówienia przed dokonaniem oceny wszystkich ofert złożonych w terminie.
  5. zamawiający zaprasza następnie wszystkich oferentów dopuszczonych do systemu do składania ofert ostatecznych w odniesieniu do każdego zamówienia objętego zakresem zamówienia; termin składania ofert powinien być "dostatecznie długi";
  6. zamawiający wybiera ofertę najkorzystniejszą biorąc pod uwagę kryteria określone w ogłoszeniu, w którym informował o zastosowaniu systemu zamówień dynamicznych; kryteria te mogą być także "doprecyzowane" w zaproszeniu do składania ofert.

Nowe dyrektywy wyraźnie dopuszczają składanie ofert w postaci elektronicznej, nie wymagają jednak, np. w przeciwieństwie do polskiej ustawy Prawo zamówień publicznych, aby były one opatrzone "bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu". Ustawodawca europejski dopuścił jednak sytuację, w której dane państwo członkowskie zdecyduje się wprowadzić zaostrzone wymogi związane z podpisem elektronicznym przy składaniu ofert. Zgodnie np. z art. 42 ust. 5 lit b) dyrektywy klasycznej państwa członkowskie mogą wymagać, aby oferty były opatrzone tzw. "zaawansowanym podpisem elektronicznym".

 

Podsumowując, nowe przepisy zawarte w dyrektywach dotyczące zamówień elektronicznych mają w zasadzie charakter fakultatywny, co oznacza, że ich wdrożenie zależy od decyzji krajów członkowskich UE. Dotyczy to przede wszystkim przepisów o dynamicznych systemach zakupów, aukcjach elektronicznych, a także podpisie elektronicznym wymaganym przy składaniu ofert w formie elektronicznej. W przypadku podjęcia decyzji o wdrożeniu i stosowaniu nowych rozwiązań konieczne jest jednak przestrzeganie reguł określonych w nowych dyrektywach.

 

 

 

[1] - Obie dyrektywy zostały opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia 30 kwietnia 2004r. Nr L 134 str.1.

[2] - Przytaczamy za stroną internetową Urzędu Zamówień Publicznych nieoficjalne tłumaczenie na język polski dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE. Pragniemy jednocześnie zaznaczyć, iż zamieszczone poniżej robocze (niezweryfikowane) tłumaczenie dyrektyw ma wyłącznie informacyjny charakter. Status wersji oficjalnych mają wspólnotowe akty prawne opublikowane w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.

  • Dyrektywa 2004/17/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień przez podmioty działające w sektorach gospodarki wodnej, energetyki, transportu i usług pocztowych.

  • Dyrektywa 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 31 marca 2004 r. w sprawie koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na roboty budowlane, dostawy i usługi.

 

W Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej z dnia 29 października 2004 r. ukazało się Rozporządzenie Komisji Europejskiej (WE) NR 1874/2004 z dnia 28 października 2004 r. zmieniające nowe dyrektywy dotyczące zamówień publicznych (dyrektywy 2004/17/WE oraz 2004/18/WE) w zakresie progów, od których dyrektywy obowiązują (progi te zostały nieco obniżone). We wszystkich państwach członkowskich UE rozporządzenie obowiązuje od 1 listopada 2004. Tekst rozporządzenia dostępny jest w języku polskim na stronie http://europa.eu.int/eur-lex/pri/pl/oj/dat/2004/l_326.