Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Kontrola kosztów realizacji zamówienia na roboty budowlane

1. Organizacja nadzoru robót i rozliczania kosztów ich realizacji

 

W ostatnich latach dokonuje się w Polsce szereg poważnych zmian w organizacji procesu realizacji robót, wynikających głównie z wejścia naszego kraju do Unii Europejskiej i konieczności dostosowania obowiązujących przepisów do zasad stosowanych w Unii. Szczególnie dotyczy to inwestycji realizowanych z funduszów publicznych i pomocowych.

 

Według aktualnie obowiązujących zasad i przepisów, do prowadzenia robót budowlanych i ich rozliczeń w imieniu Inwestora powołuje się Zespół Zarządzającego Realizacją Umowy (Inżyniera Kontraktu). Jest to zespół specjalistów wyznaczony przez Zamawiającego, upoważniony do nadzorowania realizacji robót i administrowania umową w zakresie określonym w udzielonym mu pełnomocnictwie. Zazwyczaj składa się on z Kierownika zespołu zwanego Zarządzającym (Inżynierem), grupy niezbędnych inspektorów nadzoru inwestorskiego oraz specjalisty do spraw rozliczeń.

 

Do podstawowych obowiązków Zespołu zarządzającego należy:

 

  1. pełnienie nadzoru nad realizacją robót i administrowanie umową w charakterze pełnomocnika Zamawiającego, w tym również prowadzenie rozliczeń robót,
     
  2. sprawowanie czynności uprawnionych inspektorów nadzoru inwestorskiego,
     
  3. decydowanie o określonych umową sprawach pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą.

 

 

2. Zasady prowadzenia rozliczeń

 

2.1. Rozliczenia

 

Wszystkie rozliczenia robót odbywają się na zasadach określonych w umowie z Wykonawcą. Zazwyczaj ustala się, że bieżące rozliczenia odbywają się co miesiąc. Zgodnie z przepisami na budowie prowadzona jest książka obmiarów. Na jej podstawie Wykonawca co miesiąc sporządza wniosek o płatność z załączeniem „Miesięcznego wykazu wykonanych robót”. Wykaz ten jest sprawdzany i potwierdzany przez odpowiednich branżowych inspektorów nadzoru, a następnie Zarządzający sporządza „Przejściowe świadectwo płatności”, które stanowi dokument pozwalający na wystawiane przez Wykonawcę faktury miesięcznej.

 

Rozliczenia elementów lub obiektów ukończonych są dokonywane tylko w przypadku, gdy przewiduje to umowa i odbywają się na podstawie odbiorów częściowych. Rozliczenie całości robót odbywa się na podstawie odbioru końcowego. Ostateczne rozliczenie wykonania robót i zwolnienie Wykonawcy od wszelkich zobowiązań odbywa się po zakończeniu okresu gwarancji i rękojmi.

 

2.2 Odbiory robót

 

Przedstawiciele Zamawiającego na budowie dokonują rozliczenia zakończonych robót na podstawie odbiorów robót. W tym celu przeprowadza się następujące rodzaje odbiorów robót:

 

  1. odbiór częściowy (po zakończeniu elementów robót lub obiektów wyspecyfikowanych w Umowie),
     
  2. odbiór końcowy (po całkowitym zakończeniu robót),
     
  3. odbiór ostateczny (po zakończeniu okresu gwarancji i rękojmi).

 

Odbioru częściowego dokonuje się w celu przejęcia przez Inwestora jakichś elementów robót lub obiektów gdy takie wymaganie znalazło się w Umowie.

 

Zasady prowadzenia częściowych odbiorów określają specyfikacje techniczne. Dokonanie rozliczenia prac objętych odbiorem częściowym następuje na podstawie sporządzonego przez Wykonawcę „Wykazu robót wykonanych częściowo” rozliczającego wszystkie prace i dotychczasowe płatności dotyczące odbieranych robót. Wykonawca wystawia fakturę na podstawie „Częściowego świadectwa płatności” wystawianego przez Zarządzającego.

 

Odbioru końcowego dokonuje się po całkowitym zakończeniu wszystkich robót składających się na przedmiot umowy na podstawie oświadczenia kierownika budowy (oraz innych czynności przewidzianych przepisami ustawy Prawo Budowlane) potwierdzonego przez Zarządzającego. Potwierdzenie takie następuje po usunięciu wszystkich wad stwierdzonych przez Zarządzającego. Odbiór końcowy jest przeprowadzany komisyjnie przy udziale Zarządzającego, upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego i Użytkownika (jeżeli nie jest nim Zamawiający) oraz w obecności Wykonawcy. Przed rozpoczęciem odbioru końcowego Wykonawca dostarcza Zarządzającemu kompletną dokumentację powykonawczą oraz instrukcję obsługi i eksploatacji obiektu, instalacji i urządzeń. Terminy i zasady poszczególnych czynności dotyczących odbioru określają specyfikacje techniczne. Należy podkreślić, że wystąpienie o wydanie pozwolenia na użytkowanie może nastąpić dopiero po sporządzeniu protokółu odbioru końcowego.

 

Końcowe świadectwo płatności jest wystawiane przez Zarządzającego po dokonaniu odbioru końcowego i podpisaniu protokołu. Ustala ono końcowe rozliczenie umownego wynagrodzenia Wykonawcy, z uwzględnieniem zwrotu odpowiedniej części zabezpieczenia należytego wykonania umowy, zgodnie z art.151 Prawa zamówień publicznych.

 

Odbiór ostateczny jest dokonywany przez Zamawiającego po okresie gwarancji i rękojmi przy udziale Użytkownika i Wykonawcy w formie protokołu ostatecznego odbioru, po usunięciu wszystkich wad ujawnionych w tym okresie. Zwalnia on Wykonawcę ze wszystkich zobowiązań wynikających z umowy, dotyczących usuwania wad. Ostateczne świadectwo płatności jest wystawiane przez Zamawiającego po zakończeniu okresu rękojmi za wady oraz okresu gwarancji jakości i stanowi podstawę do zwolnienia zatrzymanej części zabezpieczenia należytego wykonania umowy.

 

 

3. Rodzaje umów pod względem sposobu rozliczeń

 

Dwie najczęściej stosowane metody rozliczania umów to metoda obmiarowa (kosztorysowa) i metoda ryczałtowa.

 

  1. Wynagrodzenie obmiarowe

Umowy obmiarowe są rozliczane zarówno w trakcie realizacji (faktury przejściowe), jak po ukończeniu, według ilości faktycznie wykonanych robót. Do takiego sposobu rozliczenia konieczny jest wyceniony przedmiar robót, w którym podane są zaoferowane przez Wykonawcę stawki i ceny za wykonanie określonych robót. Płatności dla wykonawcy są dokonywane na podstawie ilości robót rzeczywiście wykonanych i zatwierdzonych przez Zarządzającego realizacją umowy. Wykonawca jest pewny, że otrzyma zapłatę za taką ilość robót, jaka jest faktycznie do wykonania. Może to spowodować zmianę ostatecznej wartości ceny umownej i dlatego przy zawieraniu tego typu umów Zamawiający powinien zabezpieczyć odpowiednią rezerwę finansową w preliminarzu kosztów inwestycji na ewentualne pokrycie zwiększonych kosztów robót. Ryzyko przy kontraktach obmiarowych rozłożone jest więc zarówno na Zamawiającego jak i na Wykonawcę, z tym że większą część ryzyka ponosi Zamawiający.

 

  1. Wynagrodzenie ryczałtowe

Dla umów rozliczanych na bazie ryczałtu określa się cenę ryczałtową jako należną Wykonawcy za wykonanie określonych robót bez wyszczególniania poszczególnych składowych tej ceny. Do oferty Wykonawca załącza „Wyceniony wykaz elementów rozliczeniowych”, który po podpisaniu umowy staje się jej integralnym składnikiem i służy do określania wartości robót przy wystawianiu faktur przejściowych. Ustalona w umowie wysokość wynagrodzenia ryczałtowego jest ostateczna, niezależnie od rozmiaru robót budowlanych i innych świadczeń oraz ponoszonych przez Wykonawcę kosztów ich realizacji. Tego typu kontrakt stosuje się zwykle do kontraktów, w których da się z dużym stopniem prawdopodobieństwa określić ilość i jakość robót przewidzianych do wykonania. Przy kontrakcie ryczałtowym większa część ryzyka obciąża Wykonawcę.

 

Obydwie te metody rozliczeń mogą być w pewnym zakresie stosowane jednocześnie w ramach jednego kontraktu, zależnie od potrzeb. Dla przykładu w ramach kontraktu obmiarowego, niektóre pozycje wyceny robót mogą być płatne jako ryczałtowe. Mogą to być np. koszty uzyskania odpowiednich gwarancji bankowych, ubezpieczenie personelu, ustawienie tablicy informacyjnej, koszty organizacji ruchu w okolicach placu budowy czy też wykonanie pewnej części robót.

 

W obu rodzajach umów rozliczenia robót odbywają się jednakowo według zasad określonych w p.2.

 

 

4. Dodatkowe czynniki mające wpływ na zasady rozliczeń

 

4.1. Zaliczki

 

Z zasady, w szczególności w umowach o zamówienia publiczne, zaliczek się nie udziela. Jednakże mogą zaistnieć wyjątkowe okoliczności (np. duże zamówienie współfinansowane z funduszów Unii Europejskiej), w których Zamawiający może zdecydować się na jej udzielenie, co stwierdza wyraźnie w umowie. Wtedy Zamawiający udziela Wykonawcy zaliczki na roboty objęte umową w wysokości określonej w umowie, po dostarczeniu przez Wykonawcę odpowiedniej gwarancji bankowej, która pozostanie w mocy do daty zwrotu całej kwoty zaliczkowej. Zwrot zaliczki następuje przez potrącanie z wynagrodzeń należnych Wykonawcy i poświadczonych do płatności w przejściowych świadectwach płatności, w kwotach ustalonych w umowie, przy czym całkowity zwrot zaliczki następuje przed ostatecznym zakończeniem robót.

 

4.2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

 

W celu zabezpieczenia należytej realizacji umowy Zamawiający oprócz pozyskania odpowiedniej gwarancji ma prawo dodatkowo zatrzymać z każdej płatności kwotę określoną w umowie. Zwrot zatrzymanej kwoty następuje w ramach końcowego rozliczenia: połowa kwoty po uzyskaniu świadectwa ukończenia robót, a pozostała część po wystawieniu świadectwa usunięcia wszystkich wad.

 

4.3. Zmiany

 

Umowa stanowi podstawowy dokument i po podpisaniu przez obie umawiające się strony (Zamawiającego i Wykonawcę) staje się obowiązujący przy realizacji robót. Wszelkie zmiany, jeżeli zachodzi taka potrzeba, mogą być dokonywane jedynie w formie pisemnej, za zgodą obu stron.
W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się wprowadzanie zmian w stosunku do dokumentacji projektowej. Najczęściej są to:

 

  1. Roboty zamienne

Często zdarza się, że Wykonawca po rozważeniu swoich możliwości, proponuje dokonanie zmian technologii wykonania niektórych elementów robót. W tym przypadku Wykonawca występuje do Zamawiającego z wnioskiem o dokonanie zmian i przedstawia projekt zamienny zawierający opis proponowanych zmian, rysunki i wycenę kosztów. Projekt taki wymaga akceptacji nadzoru autorskiego i zatwierdzenia do realizacji przez Inżyniera. Zmiany te nie powinny powodować wzrostu kosztów robót.

 

  1. Roboty uzupełniające

W przypadku gdy zachodzi potrzeba wykonania robót uzupełniających, nie przewidzianych w umowie, Zamawiający sporządza protokół konieczności, a następnie dostarcza dokumentację projektową na te roboty wraz ze zleceniem ich wykonania w trybie wynikającym z art.67, ust.1, p.5 ustawy Pzp, w formie zamówienia z wolnej ręki. Najczęściej dotyczy to przypadków, gdy występuje konieczność usunięcia przeszkód napotkanych w czasie realizacji robót, a nieprzewidzianych w dokumentacji projektowej, która stanowiła podstawę zawarcia umowy. Koszty takich robót mogą być pokrywane z rezerwy zawartej w umowie podstawowej lub, w przypadku wysokich kosztów tych robót, na podstawie aneksu do umowy.

 

  1. Roboty dodatkowe

W przypadku gdy zachodzi potrzeba wykonania robót dodatkowych Zamawiający musi złożyć dodatkowe zamówienie na ich wykonanie przez tego samego Wykonawcę, w trybie wynikającym z art.67 ust.1 p.6 ustawy Pzp, w formie zamówienia z wolnej ręki. Na wykonanie robót dodatkowych strony zobowiązane są do zawarcia odrębnej umowy. Ustawa dopuszcza zawarcie umowy w tym trybie nie później niż w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego. Najczęściej konieczność wykonania robót dodatkowych wynika z potrzeb ujawnionych w pierwszym okresie eksploatacji wykonanego obiektu.

 

4.4. Odstąpienie od umowy

 

Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadkach przewidzianych przez ustawy Pzp i k.c.. Wykonawca może odstąpić od umowy, jeżeli druga strona narusza w sposób podstawowy postanowienia umowy.

 

Do podstawowych naruszeń umowy zaliczają się w szczególności następujące przypadki:

  1. Wykonawca bez upoważnienia ze strony Zarządzającego wstrzymuje roboty na okres dłuższy niż 28 dni,
  2. Zamawiający poleca Wykonawcy przerwę lub opóźnienie w realizacji robót na okres dłuższy niż 28 dni,
  3. Zamawiający lub Wykonawca popada w stan likwidacji lub stan upadłości,
  4. Wykonawca nie przedłuża ważności wygasającego wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
  5. Wykonawca przy realizacji umowy jest zaangażowany w praktyki korupcyjne stwierdzone aktem oskarżenia.

 

Niezależnie od przypadków określonych powyżej Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku określonym w art.145 ust.1 Pzp. W przypadku odstąpienia od umowy przez jedną ze stron Wykonawca ma obowiązek wstrzymania realizacji robót w trybie natychmiastowym, oraz zabezpieczenia, a następnie opuszczenia terenu budowy. Jeżeli Zamawiający odstąpił od umowy z przyczyn zależnych od Wykonawcy, to wszelkie znajdujące się na terenie budowy materiały, urządzenia, sprzęt, roboty tymczasowe i wykonane roboty zostaną przekazane protokolarnie Zamawiającemu przez Wykonawcę.

 

Rozliczenia w przypadku odstąpienia od umowy odbywają się w następujący sposób:

  1. Wykonawca zobowiązany jest do dokonania i dostarczenia Zamawiającemu inwentaryzacji robót wg stanu na dzień odstąpienia, potwierdzonej przez Zarządzającego.
  2. Na podstawie dokonanej inwentaryzacji Zarządzający realizacją robót wystawia świadectwo płatności obejmujące wartość wykonanych robót oraz zakupionych materiałów i urządzeń nie nadających się do wbudowania w inny obiekt, stanowiące podstawę do wystawienia przez Wykonawcę odpowiedniej faktury.
  3. Koszty dodatkowe poniesione na zabezpieczenie terenu budowy oraz wszelkie inne uzasadnione koszty związane z odstąpieniem od umowy ponosi Strona, która spowodowała odstąpienie od umowy.