Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Czas na integrację systemów informatycznych

Ponieważ w artykule przedstawiam propozycje idące w kierunku generowania informacji o rzeczywistych nakładach i kosztach własnych dla tworzenia w przedsiębiorstwach budowlanych własnej, systematycznie weryfikowanej bazy cen ofertowych dla wyceny przedmiarów, sądzę że moje propozycje powinny zainteresować zarówno informatyków jak i kosztorysantów oraz właścicieli firm.

W czasie pracy zagranicą w Austrii miałem okazję zapoznać się z podobnym systemem prowadzonym przy pomocy maszyn księgujących systemu Holerit (opartym jeszcze na kartach dziurkowanych) przez przedsiębiorstwo budowlane Gemainde Wien, skutecznie konkurujące wysokością cen z innymi firmami. Biorąc pod uwagę technikę z tamtych lat, współczesna informatyka może podobne prace wykonywać bez najmniejszych przeszkód i po niskich kosztach, co skłoniło mnie do napisania artykułu.

 

 

Pan Prezes dr inż. Olgierd Sielewicz w referacie[1] pt. "Zawód - kosztorysant budowlany" przedstawił zadania, jakie stawia przed sobą SKB po wpisaniu do klasyfikacji zawodów i specjalności zawodu "kosztorysant budowlany". W referacie zostały określone umiejętności, jakie powinni posiadać kosztorysanci budowlani. Cytuję:

"...można stwierdzić, że kosztorysant wykonuje prace związane ze sporządzaniem kosztorysów budowlanych, analizuje koszty ponoszone przy realizacji robót budowlanych, dokonuje opisu technologii i organizacji wykonywania robót, ustala ilości robót podane w przedmiarze i obmiarze, określa podstawy ustalania cen jednostkowych robót..."
i dalej
"...Tak więc kosztorysant budowlany powinien posiadać wiedzę techniczno-budowlaną, jak również w zakresie ekonomiczno-finansowym. Dlatego też kosztorysantem budowlanym nie może być osoba wykształcona ściśle tylko w kierunku technicznym bądź ekonomicznym. Musi łączyć te dwa obszary wiedzy, nie mówiąc już, że dziś bez znajomości wspomagania komputerowego nie robi się już kosztorysów."

 

Obecnie występuje zbieg szeregu ważnych zdarzeń wynikających z członkostwa w Unii Europejskiej:

 

  • otwarcie wolno-konkurencyjnego rynku budowlanego,
  • ujednolicenie w ramach Unii krajowych zasad zamówień publicznych na roboty budowlane (ustawa Prawo zamówień publicznych),
  • ujednolicenie na całym rynku europejskim zasad zamówień na roboty budowlane finansowanych przy udziale IBRD[2] (Bank Światowy), Europejskiego Banku inwestycyjnego i EBORu[3].

 

oraz, co bardzo ważne, - spontaniczne tworzenie organizacji pozarządowych, stanowiących istotę społeczeństwa obywatelskiego (takich między innymi jak Stowarzyszenie Kosztorysantów Budowlanych), które jedyne mogą podjąć wyzwania nowoczesnej gospodarki.

 

Jednym z tych wyzwań jest umiejętność tworzenia zintegrowanych systemów informatycznych w przedsiębiorstwach budowlanych, które oferują swoje usługi na rynku budowlanym.

 

Informatyka z zakresu kosztorysowania posiada imponujące osiągnięcia. Obecnie przyszedł czas na rozwinięcie systemów informatycznych w zakresie zbierania i przetwarzania informacji o rzeczywistych kosztach robót budowlanych. Dziedzina ta pod nazwą rachunkowości zarządczej lub controlingu jest dostępna na rynku systemów informatycznych. Ze znanych mi rozwiązań praktycznych przytaczam:

 

"Athenasoft" Capital - zintegrowany system zarządzania dla budownictwa obejmujący:

  • ofertowanie (w tym - kosztorys, dokumentacja techniczna);
  • przygotowanie produkcji (w tym - harmonogram, plan budowy);
  • realizację budowy (w tym - zużycie zasobów, realizację zapotrzebowań, postęp prac, aktualne koszty projektu);
  • rozliczenie budowy (w tym - obmiar robót).

Capital wyposażony jest w system "controling" umożliwiający porównywanie kosztów rzeczywistych konkretnego przedsięwzięcia z jego kosztami planowanymi w fazie przedprodukcyjnej, a następnie formułowanie wniosków i wykonywanie działań korygujących.

 

Podobnie działa "TETA Controlling" zbudowany w oparciu o technologię Microsoft SQL Server, bazująca na hurtowni danych, w której zgromadzone są wszystkie istotne informacje z systemów transakcyjnych przedsiębiorstwa. Tak przekrojowe informacje zebrane w jednym miejscu zapewniają możliwość:

  • zarządzania przez budżetowanie;
  • stworzenia zintegrowanego systemu planowania obejmującego wszystkie istotne sfery działania przedsiębiorstwa;
  • wsparcia procesu podejmowania decyzji biznesowych;
  • monitoringu bieżącej działalności przedsiębiorstwa w wielu obszarach;
  • wskazania obszarów wymagających podjęcia działań korygujących;
  • wszechstronnej analizy informacji.

 

Ponadto w ramach integracji polskiego prawa z prawem Unii Europejskiej w celu unifikacji i informatyzacji rachunkowości znowelizowano ustawę o rachunkowości[4], między innymi umożliwiając decentralizację ewidencji kosztów, co stanowi warunek prowadzenia rachunkowości zarządczej w miejscach powstawania kosztów.

Analizę kierunków decentralizacji, a więc wydzielania w wewnętrznej strukturze ośrodków powstawania kosztów i zysków, należy zatem oprzeć na analizie struktury powstawania kosztów przedsiębiorstwa budowlanego, zgodnie z którą możemy wydzielić poniżej wypunktowane ośrodki odpowiedzialności za koszty i zyski.

 

1. Budowa, której kierownik dysponuje nakładami na:

1) robociznę bezpośrednią,
2) materiały,
3) sprzęt i transport na placu budowy,
4) utrzymanie placu budowy i jej kierownictwa.

Do kierownika budowy należy również kontrola zgodności ilości wykonanych robót z przedmiarem robót i zapewnienie zapłaty należności za roboty dodatkowe, wykonane w ilościach większych niż przyjęto w przedmiarze robót oraz terminowe i pełne fakturowanie należności. Tak więc najbardziej eksponowanymi ośrodkami odpowiedzialności za koszty i dochody są budowy, również dlatego że na podstawie zaewidencjonowanych na budowie kosztów mogą być kalkulowane ceny ofertowe dla następnych zamówień realizowanych w trybie przetargowym. I tworzony własny bank nakładów rzeczowych i cen.
Budowa jako ośrodek odpowiedzialności za koszty i dochody może być wyposażona w dwa instrumenty kontroli:

  • preliminarz kosztów bezpośrednich (bez narzutów na koszty ogólne i zysk) plus preliminowane koszty utrzymania placu budowy,
  • preliminarz kosztów całkowitych oparty na przedmiarze robot plus preliminowane koszty utrzymania placu budowy konfrontowany na bieżąco z dochodami budowy wg zafakturowanych robót.

Nie trudno zauważyć, że w obu tych systemach kontroli kierownik budowy, który jest współuczestnikiem procesu ewidencji kosztów jako podstawy kalkulacji cen, staje się istotnym i bezpośrednim partnerem kosztorysanta budowlanego.

 

2. Zarząd przedsiębiorstwa, który decyduje o:

1) wynagrodzeniach zarządu firmy i wydziałów funkcjonalnych,
2) transporcie i łączności,
3) utrzymaniu biur firmy,
4) wynagrodzeniach personelu pomocniczego,
5) ubezpieczeniach od odpowiedzialności cywilnej,
6) kontaktach rynkowych i marketingu.

 

3. Zaopatrzenie materiałowe /pion dyrekcji, oddział lub wydział zaopatrzenia materiałowego - on bowiem podejmuje decyzje o wyborze:

1) źródeł zakupu i dostawy materiałów na plac budowy,
2) organizacji przetargów na wybór dostawcy materiałów masowych (beton, kruszywa, cement i wapno, itd.),
3) lokalizacji miejsc składowania i transportu wyrobów dla budownictwa.

 

4. Rozwój przedsiębiorstwa - pion dyrekcji podejmujący strategiczne decyzje w sprawie:

1) zakupu licencji i know-how,
2) informatyzacji przedsiębiorstwa,
3) własnych inwestycji budowlanych,
4) zakupów sprzętu lub transportu,
5) tworzenia i modernizacji oddziałów produkcji i usług na potrzeby własne,
6) szkolenia kadr.

 

5. Operacje kapitałowe - pion dyrekcji, który podejmuje decyzje w sprawie:

1) lokat kapitałowych,
2) pożyczek i kredytów,
3) dochodzenia roszczeń,
4) emisji akcji,
5) operacji na giełdzie.

 

Wymagają również omówienia podstawy prawne wdrażania rachunkowości zarządczej.

W przypadku wieloosobowego zarządu spółki akcyjnej i spółki z o.o. prawa handlowego, wprowadzenie rachunkowości zarządczej wymaga odpowiednich zapisów w umowie o spółkę i pozostałych wewnętrznych dokumentach spółki w sprawach dotyczących podziału kompetencji i odpowiedzialności materialnej za błędne decyzje współ zarządzających członków zarządu, dyrektorów i prokurentów.

W spółkach jednoosobowych właściciel może określić te zadania w umowie o pracę lub udzielając prokury do prowadzenia w jego imieniu spraw firmy.

Podstawę prawną dla informatyzacji rachunkowości zarządczej stanowi wspomniana już ustawa o rachunkowości art.13 oraz nie mniej ważny z uwagi na decentralizację art.11. Przepisy te stanowią o istocie ułatwień wdrożeniowych, ponieważ umożliwiają ewidencję nakładów i przychodów na miejscu ich powstawania, to jest bezpośrednio w kierownictwie budowy.

Taka forma ewidencji kosztów umożliwia, co jest najważniejszym efektem rachunkowości zarządczej, automatyczne przetwarzanie informacji. Warto w tym miejscu podkreślić, że analiza kosztów własnych zarejestrowanych daje ponadto podstawy do weryfikacji wysokości kosztów rzeczywistych poprzez eliminowanie wydatków nieuzasadnionych i nadzwyczajnych (np. inwestor zakwestionował jakość robót i należało je wykonać powtórnie, deszcze nawalne spowodowały zalanie wykopów i wystąpiła konieczność wypompowania wód deszczowych). Rachunkowość zarządcza staje się tym samym uniwersalnym elementem kontroli działalności zdecentralizowanego przedsiębiorstwa budowlanego, co jest warunkiem skutecznego konkurowania na europejskim rynku zamówień na roboty budowlane.

 

 

 

[1] Patrz "Buduj z Głową" nr 1/2003

[2] Międzynarodowy Bank Rekonstrukcji i Rozwoju

[3] Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju

[4] Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz.694, z późn.zm.)