Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Plan operacyjny reorganizacji komórki przygotowania produkcji w małym przedsiębiorstwie budowlanym (cz. II)

W poprzednim numerze "Buduj z Głową" przedstawiłem zakres reorganizacji Działu Przygotowania Produkcji i omówiłem „system KARTOTEKA”. Tych z Państwa, których tematyka zaciekawiła, zapraszam do zapoznania się z systemami „SPRAWOZDANIE” i „KONTROLA”.

 

 

Nazwa systemu: SPRAWOZDANIE

 

Opis zadań, narzędzi oraz planowanych do osiągnięcia skutków

Zadaniem systemu jest stworzenie praktycznej, dostępnej i przyjaznej bazy informacji w zakresie planowania i sprawozdawczości z wykonania produkcji przedsiębiorstwa.

 

Składnik I - Plan roczny działu przygotowania produkcji w zakresie planowanej produkcji struktury zatrudnienia i przewidywanych skutków ekonomicznych przygotowywany do dnia 15 grudnia każdego roku na rok następny
Tabelaryczne przedstawienie skutków ekonomicznych założonych działań na następny rok, planowanego zysku i uzasadnienie jego stopy, z uwzględnieniem wszystkich dających się przewidzieć okoliczności planu, wnioski personalne, lista planowanych niezbędnych zakupów inwestycyjnych istotnych dla działu przygotowania produkcji; przechowywane w foliałach systemu SPRAWOZDANIE pod klasyfikacja numeryczną - symbol dokumentu „........Rbm/

 

Składnik II - Sprawozdania miesięczne kierowników budów
Zestawienia pisemne dokonanych wydatków kierowników budów z podziałem na koszty bezpośrednie ( służące wykonaniu robót ) oraz koszty ogólne budowy ( służące utrzymaniu służb kierowania budową oraz wydatków socjalnych ); przechowywane w foliałach systemu SPRAWOZDANIE pod klasyfikacja numeryczną oddzielną dla każdej budowy - symbol dokumentu „........./”

 

Składnik III - Sprawozdania kwartalne działu przygotowania produkcji w zakresie ofert
Zestawienia pisemne wykonanych dokumentacji przetargowych, związanych z ich wytworzeniem kosztów oraz wygranych przetargów, z podaniem kwot ofert konkurencji i własnych; uzyskanymi kosztami jednostkowymi RBM dla zadania, oraz krótką charakterystyką okoliczności przetargu; przechowywane w foliałach systemu SPRAWOZDANIE pod klasyfikacja numeryczną - symbol dokumentu „....../”

 

Składnik IV - Sprawozdania półroczne i roczne działu przygotowania produkcji w zakresie wykonywanej produkcji i jej skutków ekonomicznych
Zestawienia pisemne z określeniem stopnia wykonania planów produkcji RBM, podaniem podstawowych wskaźników techniczno-ekonomicznych oraz półrocznej i rocznej stopy rentowności RBM, wnioski co do skuteczności prowadzonej polityki w zakresie rodzaju i formy pozyskiwanych zleceń; przechowywane w foliałach systemu SPRAWOZDANIE pod klasyfikacja numeryczną - symbol dokumentu „............./”

 

Składnik V - Wybór zapytań ofertowych
Dział przygotowania produkcji dokonuje wstępnej selekcji zapytań ofertowych kierując się podanym profilem / zakresem robót oraz możliwościami finansowymi przedsiębiorstwa; wyboru zapytań najbardziej interesujących dokonuje „menadżer odpowiedzialny” nie rzadziej niż co 14 dni kalendarzowych; następnie wyznaczony pracownik działu niezwłocznie i osobiście pozyskuje wyznaczoną przez menadżera dokumentacje zapytań ofertowych; dokumenty są przechowywane w foliałach systemu SPRAWOZDANIE, Składnik III – Sprawozdania kwartalne działu przygotowania produkcji w zakresie ofert.

 

Składnik VI - Opracowanie zapytań ofertowych
Dział przygotowania produkcji bada merytorycznie dokumentację zapytania ofertowego korzystając z woluminu systemu KARTOTEKA; dokumenty wynikowe są przechowywane w foliałach systemu SPRAWOZDANIE, Składnik III – Sprawozdania kwartalne działu przygotowania produkcji w zakresie ofert.

 

Składnik VII - Kosztorysy ofertowe
Dział przygotowania produkcji wykonuje kosztorysy ofertowe w oparciu o dane informacyjne systemu KARTOTEKA, kosztorysy są zatwierdzane przez „Menadżera odpowiedzialnego”; kosztorysy są przechowywane w systemie informatycznym programu NORMA lub Excel oraz w foliałach systemu SPRAWOZDANIE, Składnik III – Sprawozdania kwartalne działu przygotowania produkcji w zakresie ofert dla postępowań zakończonych bezwynikowo oraz w foliałach systemu KARTOTEKA Składnik IV – Kartoteka kontraktów dla postępowań zakończonych wynikowo. Kosztorysy dla postępowań zakończonych wynikowo otrzymują klasyfikację numeryczną właściwą dla zawartego kontraktu („........_Kof_”).

 

Planowane skutki:

uzyskanie bazy danych niezbędnych do bieżącej analizy kondycji ekonomicznej przedsiębiorstwa, stworzenie przeliminarza faktycznych kosztów pośrednich dla RBM, co powoduje w efekcie wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa i warunki dla tworzenia zakładowej bazy cen jednostkowych czynników produkcji oraz ustalenia faktycznej stawki zakładowej robocizny.

 

 

Nazwa systemu : KONTROLA

 

Opis zadań, narzędzi oraz planowanych do osiągnięcia skutków

Zadaniem systemu jest stworzenie praktycznego, prostego w zastosowaniu i skutecznego systemu kontroli.

 

Składnik I - Przygotowanie i monitorowanie kontraktów
Dział przygotowania produkcji dokonuje wstępnej selekcji ofert dostawców i podwykonawców, wyboru oferty najkorzystniejszej dokonuje „menadżer odpowiedzialny”, następnie dział przygotowuje projekt umowy lub zlecenia oznaczony kolejnym numerem umowy lub zlecenia (za nadanie właściwego numeru odpowiada dział przygotowania produkcji). Dla zachowania porządku prawnego zmiany treści umów i zleceń wymagają formy pisemnej. Dokumenty są przechowywane w foliałach systemu KARTOTEKA, Składnik I – Kartoteka dostawców oraz Składnik II – Kartoteka podwykonawców.

 

Składnik II - Kontrola faktur przychodzących
Faktura wystawiona przez dostawce lub podwykonawcę musi być w swojej treści oznaczona symbolem i numerem nadanym w umowie lub zleceniu; faktura dotycząca dostawy lub zlecenia udzielonego bezpośrednio przez kierownika budowy musi być oznaczona na odwrocie numerem kolejnym sprawozdania miesięcznego kierownika budowy wymienionego w systemie SPRAWOZDANIE, Składnik II – Sprawozdania miesięczne kierowników budów. Kontroli faktur przychodzących dokonuje pracownik działu przygotowania produkcji, faktura nieopisana lub błędnie wyliczona podlega zawieszeniu płatności i ewentualnemu skorygowaniu przez wystawcę lub pisemnemu postępowaniu wyjaśniającemu (włącznie z wnioskiem o wystąpienie na drogę sądową). Faktura prawidłowo wyliczona jest podpisywana za zgodność pod względem formalnym i merytorycznym przez pracownika działu przygotowania produkcji i przekazywana do działu księgowości. Okres wyjaśniania prawidłowości merytorycznej i formalnej faktury nie może przekroczyć jednego tygodnia od dnia jej otrzymania.

 

Składnik III - Wizytacja budowy
Pracownik działu przygotowania produkcji najmniej raz w miesiącu wizytuje budowę i porównuje stan faktyczny zastany na budowie ze stanem uwidocznionym w rozliczeniach, w przypadku stwierdzenia jakichkolwiek rozbieżności sporządza notatkę służbową. Notatki służbowe służą do wniosków dyscyplinarnych i są przechowywane w foliałach systemu KARTOTEKA pod klasyfikacją numeryczną - symbol dokumentu „............/”.

 

Składnik IV - Sytuacje nadzwyczajne
Pracownik działu przygotowania produkcji każdorazowo przy okazji wykonywania powierzonej pracy, o ile stwierdzi ewidentne nieprawidłowości, jest zobowiązany do sporządzenia krótkiej notatki opisującej sytuację, i zawiadomienia przełożonego o zaistniałych nieprawidłowościach. Notatki służbowe służą do wniosków dyscyplinarnych i są przechowywane w foliałach systemu KARTOTEKA pod klasyfikacja numeryczną – jak w Składniku V – Wizytacja budowy.

 

Składnik V - Informacje w toku postępowania
„Menadżer odpowiedzialny” raz w tygodniu jest informowany w formie tabeli zestawień procentowych o ilości ofert będących w opracowaniu i stopniu zaawansowania pracy, również w zakresie zawieszenia postępowań przetargowych, protestów i odwołań, jak też prognozie skutków finansowych zaangażowania w daną ilość przetargów. Dokumenty są przekazywane drogą elektroniczną w formie tabeli Excel do komputera „Menadżera odpowiedzialnego”.

 

Składnik VI - Informacje w toku budowy
„Menadżer odpowiedzialny” raz w miesiącu jest informowany w formie tabeli zestawień rzeczowo-finansowych o wartości przerobu w toku i stopniu zaawansowania robót w stosunku do harmonogramu, również w zakresie spraw przekraczających kompetencje działu przygotowania produkcji a wymagających zajęcia strategicznego stanowiska „Menadżera odpowiedzialnego”, a także w zakresie symptomalnej prognozy skutków finansowych zaangażowania w budowy (prognoza przepływów finansowych do końca danego roku kalendarzowego). Dokumenty są przekazywane drogą elektroniczną w formie tabeli Excel do komputera „Menadżera odpowiedzialnego”.

 

Planowane skutki:

Stały i skuteczny monitoring zasadności kosztów oraz poprawności formalnej i merytorycznej ich ponoszenia, w konsekwencji unikanie strat nadzwyczajnych spowodowanych błędnymi lub zawinionymi działaniami wystawców faktur (podwykonawców) lub personelu firmy.

 

Oczekiwane skutki długofalowe:

Wzrost produkcji RBM, związany z nim wzrost konkurencyjności na rynku zleceń. Stały i skuteczny system wyceny RBM, zdystansowane w czasie i perfekcyjnie przygotowane materiały do tworzenia kalkulacji zakładowych, przygotowanie podwalin pod własne systemy wycen indywidualnie opracowywanych norm nakładów rzeczowych, w konsekwencji unikanie strat nadzwyczajnych spowodowanych przyjmowaniem błędnych lub pospiesznych założeń do wyceny RBM. Uzyskanie baz informacji służących planowaniu i kontrolowaniu wydajności i sprawności ekonomicznej pionu produkcji w przedsiębiorstwie.

 

Baza techniczno-ekonomiczna:

- dwa lub trzy stanowiska komputerowe połączone w sieć informatyczną, wyposażone w dostęp do internetu oraz telefony,

- środki finansowe niezbędne dla wykonania zadań, oraz finansowego motywowania pracowników w ilości niezbędnej w opinii Zarządu przedsiębiorstwa,

- techniczne środki komunikacji zewnętrznej lub ich substytuty,

- oprogramowanie wspomagające zarządzanie.

 

Model organizacyjny działu:

- wewnętrzny:

a) funkcjonalny (współdziałanie poszczególnych specjalności w ramach podziału pracy), charakteryzujący się brakiem wyraźnej hierarchii, bez tytularnego przywództwa z jasnym podziałem zadań i kompetencji,

b) informacyjny (wynikający z potrzeby wzajemnego informowania się o konieczności i sposobie wykonywania zadań), transparentny informacyjnie, sprawny,

- zewnętrzny:

promienisty (jeden element ogniskowy połączony ze wszystkimi innymi elementami), charakteryzujący się dobrą współpracą z kierownictwami budów i menadżerami, transparentny informacyjnie, nastawiony na rozwiązywanie problemów, nie egzekucyjny, sprawny.

 

 

Koszty planowanej reorganizacji nie wymagają pozyskiwania nadzwyczajnych środków. Wzmiankowany w treści Menadżer odpowiedzialny – to np. ten sam właściciel firmy nazywany Ośrodkiem Właścicielskim.