Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Nowoczesne zarządzanie przedsiębiorstwem budowlanym czyli, jak rozwijać się w warunkach kryzysu w branży

Budownictwo jest jedną z najstarszych dziedzin aktywności ludzkiej, bez której rozwój cywilizacji byłby niemożliwy. W wielu krajach ma bardzo istotny wpływ na wartość narodowego PKB (średnio 9,9%) i majątku trwałego brutto (48,9%). Dodatkowo daje największe zatrudnienie, ponad 7% ogółu zatrudnionych, przy jednoczesnym generowaniu nowych miejsc pracy w innych branżach. W Polsce pracuje w tym sektorze około 800 tys. osób, w prawie 200 tys. firm. Prowadzone na świecie projekty budowlane, stają się coraz bardziej skomplikowane technicznie i coraz bardziej kosztowne. W ich realizację angażuje się olbrzymie zasoby finansowe i organizacyjne. Uwarunkowania ekonomiczne i czasowe powodują, że uczestnicy przedsięwzięcia inżynieryjno-budowlanego muszą coraz staranniej planować i zarządzać pracą swoją i innych zaangażowanych podmiotów. Nie jest to łatwe, szczególnie w polskich realiach techniczno-ekonomicznych. Obecnie w branży panuje kryzys. Obniżają się nakłady na inwestycje. Walka konkurencyjna między firmami, działającymi na tym rynku staje się coraz ostrzejsza. Szansą na ożywienie gospodarcze jest perspektywa wejścia naszego kraju do Unii Europejskiej a co za tym idzie możliwość działania polskich firm na dużo większym i bogatszym rynku. Oprócz tego można liczyć na zwiększenie inwestycji w samej Polsce np. na rozbudowę dróg. Trzeba będzie jednak umieć z tej szansy skorzystać. Przede wszystkim poznać i dostosować się do europejskich warunków działania. Swoboda przepływu towarów i usług, jedna z fundamentalnych zasad UE, niesie też za sobą zagrożenie przybycia na nasz rynek przedsiębiorstw z innych państw. Tak więc kluczowe dla osiągnięcia sukcesu rynkowego czy w Polsce czy też w innych krajach wspólnoty będzie podniesienie konkurencyjności działania firm budowlanych.

 

Czy i jak można zwiększyć konkurencyjność? Otóż o ile w działaniach na rynku rodzimym polskie firmy często mają problemy z dotrzymaniem terminów i jakości prac to już jako podwykonawcy przedsiębiorstw niemieckich uznawane są za wyjątkowo solidnych fachowców. Ta pozytywna opinia została wypracowana przez nasze podmioty na przestrzeni ostatniej dekady, od kiedy obowiązuje umowa międzyrządowa o oddelegowanie pracowników polskich przedsiębiorstw do realizacji umów o dzieło (podpisano ją 31 stycznia 1990). W obecnej chwili pracuje w RFN około 22 tysiące osób z Polski. Na co dzień stykają się oni z wymaganiami organizacyjnymi i jakościowymi swoich partnerów, ich prawem i przepisami oraz współpracują z rozmaitymi urzędami i instytucjami. Dodatkowo muszą przy składaniu ofert pokonać nowoczesne i konkurencyjne firmy niemieckie. Skoro 700 polskim firmom udaje się to z powodzeniem to możemy wysnuć wniosek, że jest możliwe do osiągnięcia przez innych. Trzeba tylko zmienić sposób zarządzania, usunąć niegospodarność i zoptymalizować wykorzystanie potencjału. Nie da się tego zrobić bez wprowadzenia nowych pojęć i narzędzi do firmy, trzeba też zmienić nawyki organizacyjne i mentalne osób tam pracujących. Przyzwyczajenia do tradycyjnego mało wydajnego kierowania budową są w naszym kraju jeszcze dość silne. Bardzo często planowanie procesu produkcyjnego odbywa się w sposób nazywany jako intuicyjny. Kierownik budowy lub w mniejszej organizacji wprost właściciel firmy układa pracę swoich ludzi w głowie. W konsekwencji traci potem mnóstwo czasu na częste komunikowanie się z nimi i wyjaśnianie szczegółów których wcześniej nie przewidział. Dodatkowo takie podejście sprzyja nieporozumieniom i błędom w czasie realizacji inwestycji. Jeśli wykonywane są dokładniejsze harmonogramy prac to najczęściej z powodu wymuszenia ich przez inwestora lub instytucję finansującą przedsięwzięcie np. bank albo fundusz dotujący budowę. Plany takie wykonywane są zwykle ręcznie z nieznacznym tylko użyciem nowoczesnych narzędzi. W trakcie trwania budowy przy pojawieniu się problemu technicznego rzadko kiedy dochodzi do analizy różnych scenariuszy wydarzeń. Zwykle z uwagi na presję czasu przyjmuje się pierwsze wymyślone rozwiązanie nie wiedząc do końca jakie będą jego skutki ekonomiczne i inne. Działa stara polska zasada "jakoś to będzie". Nie ma się czemu dziwić ponieważ nie mając skutecznego narzędzia do szybkich analiz, po prostu często nie ma czasu na ręczne przeliczanie wielu parametrów konkretnego zagadnienia. Większość osób zarządzających firmami budowlanymi dowiaduje się o odstępstwie od planu za późno, przeważnie wtedy gdy doszło już do jakiegoś niekorzystnego zjawiska i nie można mu skutecznie przeciwdziałać. Rzadko też zbierane są wnioski dlaczego tak się wydarzyło i jak uniknąć podobnych problemów w przyszłości. Skutecznemu zarządzaniu nie sprzyjają też trudności w kierowaniu i koordynacji pracy zespołów ludzkich. Duże rozdrobnienie firm na rynku powoduje że na placu budowy spotyka się wiele podmiotów, między którymi trzeba na bieżąco wymieniać korespondencję, dokumentację techniczną, materiałową i finansową. Często w jednej organizacji obieg dokumentów jest niespójny i bardzo powolny. Zastosowanie popularnych programów do zarządzania niewiele pomaga, ponieważ nie są one przygotowane do pracy w strukturze rozproszonej ani nie wymieniają danych z aplikacjami inżynierskimi. Tak więc nawet zdolni menadżerowie nie mogą szybko reagować na sygnały nadchodzące z budów, walczą z bezwładnością w swojej firmie, nieskutecznie wykorzystują jej potencjał, mimo iż coraz ciężej pracują i wymagają tego od swoich podwładnych.

 

Jakie narzędzia mogą pomóc w rozwiązaniu przedstawionych problemów? Odpowiedź brzmi: systemy informatyczne, pod warunkiem, że zostaną prawidłowo dobrane do potrzeb i wielkości firmy. Na rynku jest sporo pozycji dotyczących wspomagania zarządzania przedsiębiorstwami. Najpopularniejsze z nich, takie jak Pakiet firmy InsERT, Simple Business lub Symfonia, dedykowane są jednak przede wszystkim do firm handlowych. Brakuje produktów specjalizowanych, uwzględniających specyfikę branży budowlanej. Jest tak dlatego, iż jest to jedna z najtrudniejszych dziedzin do informatyzacji. Spowodowane jest to tym, iż każda budowa jest praktycznie inna, realizowana jest według innego projektu, inna jest technologia wykonania, zasoby, kooperanci, sposób finansowania, lokalizacja a nawet warunki pogodowe. Działanie przedsiębiorstwa budowlanego obarczone jest dużym ryzykiem, którym trudno jest zarządzać. Rozwiązania MRP i ERP, popularne w innych branżach, zostały w budownictwie wprowadzone w wysoko rozwiniętych gospodarkach zachodnich najpóźniej ze wszystkich. Należą do nich produkty tak znanych marek jak Oracle, IFS, Microsoft. W Polsce mają je tylko największe firmy. Bariera kosztów systemu i wysiłku organizacyjnego potrzebnego do jego uruchomienia jest dla większości rodzimych podmiotów gospodarczych zbyt wysoka. Naprzeciw oczekiwaniom inżynierów i kadry zarządzającej tymi przedsiębiorstwami wychodzi firma Athenasoft, od lat specjalizująca się w produkcji i dostawach oprogramowania dla branży budowlanej. Dzięki stałemu kontaktowi z klientami i realizowaniu ich postulatów powstały dobrze znane na rynku programy, takie jak Norma i System Athena. Wspomagają one pracę kosztorysantów (szacuje się że używa ich ponad 60% ludzi z branży), kierowników budów, pracowników działów przygotowania produkcji. Zyskały uznanie szerokiego kręgu użytkowników. W czasie ich tworzenia zespołowi realizującymi przyświecała idea stworzenia gamy produktów na wzór MS Office. W skład "office dla budownictwa" wchodzą oprócz programów do kosztorysowania także inne realizujące takie zadania jak: zamawianie i rozliczanie zużycia materiałów, notowanie obmiarów na placu budowy (OBMIAR jest to jeden z pierwszych polskich programów na palmtopy - kieszonkowe komputerki), wystawianie protokołów odbioru, tworzenie szkiców i rysunków budowlanych, fakturowanie i harmonogramowanie prac. Powyższe programy, dzięki wymianie danych miedzy sobą tworzą razem skuteczne narzędzie dla budownictwa.

 

Obecnie Athenasoft robi kolejny krok, który ułatwi pracę. Chodzi o wprowadzenie na rynek rozwiązania, które zintegruje pracę wszystkich komórek organizacyjnych firmy budowlanej. Proces obiegu dokumentów, takich jak kosztorysy, harmonogramy prac, zamówienia materiałowe, faktury zakupu i sprzedaży, ulegnie uporządkowaniu i zautomatyzowaniu. Dzięki oprogramowaniu o nazwie Milenium osoby pracujące na rożnych stanowiskach w strukturze firmy będą mogły wymieniać między sobą dane nie tak jak do tej pory papierowo, ale dużo efektywniej bo elektronicznie. Będą to też jakościowo dużo lepsze informacje. Na ich podstawie dokona się bieżącej kontroli ilościowo-wartościowej zużycia materiałów, szybko wskaże się miejsca w których dochodzi do niegospodarności, podejmie decyzje o działaniach korygujących. Dane zgromadzone w programie będą łatwo dostępne i możliwe do uzyskania nie tylko w siedzibie firmy, ale także poza nią na budowach i w oddziałach terenowych. Takie możliwości daje zastosowanie nowoczesnych technologii informatycznych jak np. Internet, baza danych MS SQL i inne. Czym konkretnie będzie wyróżniał się nowy system? Przede wszystkim integracją z dotychczas używanym w większości firm oprogramowaniem kosztorysowym oraz do planowania produkcji. Będzie można w Milenium odczytywać zestawienia materiałowe z Normy Pro i na ich podstawie przygotowywać zamówienia do dostawców. Zwrotnie, z informacji o materiałach, które przeszły przez nasz magazyn, będzie można w programie kosztorysowym utworzyć cennik rzeczywistych cen materiałów na rynku lokalnym. Inną ścieżką wymiany informacji będzie pobieranie danych z MS Project, który jest jednym z najpopularniejszych programów do planowania przedsięwzięć. Będą to dane o zapotrzebowaniu materiałowym w rozbiciu na konkretne zadania i czasy dostaw. Dzięki nim zaopatrzenie w firmie będzie wiedziało nie tylko co, ale również ile i w jakim czasie należy dostarczyć na budowę. Proces zamawiania materiałów i optymalizacja dostaw ulegnie znacznemu ułatwieniu. Komunikacja między budową a zapleczem polepszy się, spadnie ilość nietrafnych działań i innych błędów. Zyskają także inne działy firmy. Łatwiej będzie można prowadzić gospodarkę magazynową i księgowość. Dużo żmudnych czynności związanych z rejestracją i dekretowaniem dokumentów zostanie zautomatyzowanych. Zwiększeniu ulegną też możliwości sprawnego raportowania i analizowania danych. Dzięki temu ludzie korzystający z Milenium będą mogli przesunąć ciężar swojej pracy z wprowadzania informacji na wyciąganie z niej wniosków. Skuteczniej będzie można wychwytywać niekorzystne zjawiska w działaniu firmy i przeciwdziałać im. Konsekwencją takich działań będzie eliminowanie błędów w planowaniu przedsięwzięć pod względem technicznym jaki i ekonomicznym, zapobieganie niegospodarności w zarządzaniu zasobami przedsiębiorstwa, obniżanie kosztów działalności oraz maksymalizacja zysku.

 

Uruchomienie nowych narzędzi, takich jak programy do planowania i zarządzania w konkretnej firmie, będzie wymagało pewnego przygotowania i zmian w jej funkcjonowaniu. Niezbędny będzie wysiłek organizacyjny i finansowy, ale późniejsze efekty zrekompensują te nakłady - obniżanie kosztów produkcji, eliminacja niegospodarności, zwiększenie efektywności i rentowności działania. Firma wyprzedzi konkurencję, będzie składała bardziej dopracowane oferty, lepiej negocjowała terminy i warunki wykonania i odbioru prac, na placu budowy wypadnie jako dobrze zorganizowany i kierowany zespół. Dodatkowo można się spodziewać też długofalowych korzyści biznesowych, takich jak lepsze postrzeganie przedsiębiorstwa wśród potencjalnych inwestorów, podniesieniu komfortu obsługi klientów i jakości wykonywanych usług. W ten sposób rozwiązania, które będziemy opisywać w kolejnych artykułach tej serii zmienią przedsiębiorstwo, unowocześnią je, dostosują do wymagań rynku i w konsekwencji przyczynią się do jego sukcesu.