Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Uzupełnianie oświadczeń lub dokumentów

W niniejszych rozważaniach, chciałabym zwrócić uwagę na wątpliwości jakie budzi art.26 ust.3 ustawy Prawo zamówień publicznych[1] (dalej ustawy pzp) w zakresie uzupełniania dokumentów lub oświadczeń potwierdzających spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego.

 

Aktualne brzmienie tego artykułu w odniesieniu do wskazanych wymagań jest następujące:

Art.26.3 Zamawiający wzywa wykonawców, którzy w określonym terminie nie złożyli oświadczeń lub dokumentów, o których mowa w art.25 ust.1, lub którzy złożyli dokumenty, o których mowa w art.25 ust.1, zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich uzupełnienia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania; oświadczenia lub dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu oraz spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego, nie później niż w dniu wyznaczonym przez zamawiającego jako termin uzupełnienia oświadczeń lub dokumentów.

 

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane[2] stanowi:

§ 3.1. W celu potwierdzenia, że oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane odpowiadają wymaganiom określonym przez zamawiającego, zamawiający może żądać w szczególności:

1) próbek, opisów lub fotografii;

2) zaświadczenia podmiotu uprawnionego do kontroli jakości potwierdzającego, że dostarczane produkty odpowiadają określonym normom lub specyfikacjom technicznym;

3) zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z normami jakościowymi, jeżeli zamawiający odwołują się do systemów zapewniania jakości opartych na odpowiednich normach europejskich;

4) zaświadczenia niezależnego podmiotu zajmującego się poświadczaniem zgodności działań wykonawcy z europejskimi normami zarządzania środowiskiem, jeżeli zamawiający wskazują środki zarządzania środowiskiem, które wykonawca będzie stosował podczas realizacji zamówienia na roboty budowlane lub usługi, odwołując się do systemu zarządzania środowiskiem i audytu (EMAS) lub norm zarządzania środowiskiem opartych na europejskich lub międzynarodowych normach poświadczonych przez podmioty działające zgodnie z prawem Unii Europejskiej, europejskimi lub międzynarodowymi normami dotyczącymi certyfikacji.

 

  1. Wykonawca może zamiast zaświadczeń, o których mowa w ust.1 pkt 2-4, złożyć równoważne zaświadczenia wystawione przez podmioty mające siedzibę w innym państwie członkowskim Europejskiego Obszaru Gospodarczego.
     
  2. Wykonawca może zamiast zaświadczeń, o których mowa w ust.1 pkt 3 i 4, złożyć inne dokumenty potwierdzające odpowiednio stosowanie przez wykonawców równoważnych środków zapewnienia jakości i stosowanie równoważnych środków zarządzania środowiskiem.

 

Uzupełnianie wskazanych w tym rozporządzeniu dokumentów nie jest moim zdaniem dla wielu zamawiających i wykonawców oczywiste. Aby przepis ten zadomowił się w praktyce, tak naprawdę wymaga zmiany wieloletnich przyzwyczajeń w zakresie procedury odrzucania oferty, gdy jej treść nie odpowiada specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

 

Stosunkowo łatwo to prześledzić w przypadku uzupełniania zaświadczeń odnoszących się do systemów zarządzania jakością i zarządzania środowiskowego.

 

Brak w ofercie wymaganych zaświadczeń, złożenie zaświadczeń nieaktualnych lub odnoszących się do innego przedmiotu zamówienia, w dzisiejszym stanie prawnym zobowiązuje zamawiającego do żądania uzupełnienia takiego dokumentu. I, korzystając z doświadczeń z obszaru dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu, przeciętny zamawiający poradzi sobie z tym problemem.

Inaczej wygląda sprawa w przypadku „dokumentów” wymienionych w § 3 ust.1 pkt 1 wskazanego rozporządzenia.

 

Sprawdźmy na przykładach możliwość uzupełniania (w oparciu o wskazany artykuł) tych właśnie dokumentów. Zwracam uwagę, że w rozumieniu rozporządzenia – opisy, próbki lub fotografie są, obok wyżej przywołanych zaświadczeń, dokumentami potwierdzającymi spełnianie przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez zamawiającego.

 

Przykład 1.

Przedmiotem zamówienia objęto dostawę drukarek laserowych, których opis przedstawiam poniżej:

 

Drukarki laserowe
czarno-białe
sieciowe
Opis wymagań
zamawiającego
Parametry sprzętu
oferowanego przez
wykonawcę
Rozdzielczość std.min. 600 dpi 
Język sterowaniaPCL 
Prędkość drukowaniamin. 16 stron na minutę 
Format papieruA-4 
Gramatura papieru60-90 g/m2 
Zasobnik papierumin. 150 arkuszy 
PortyEthernet 10/100, LPT i / lub USB 
Wyświetlaczjeśli jest, to komunikaty w języku polskim 
Kompletacjakable przyłączeniowe komplet, toner, sterowniki na CD 
Gwarancja3 lata 

 

W odpowiedzi wykonawca załączył w ofercie wypełnioną powyższą tabelę, w której określił jako parametry oferowanego sprzętu: format papieru A-5, komunikaty w języku angielskim, okres gwarancji 1 rok i zasobnik na 100 arkuszy.

 

Już pobieżna analiza wskazuje, że proponowany sprzęt nie odpowiada wymaganiom specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

 

Ale czy ofertę na pewno można odrzucić? Chyba nie. Przecież zgodnie z art.26 ust.3 ustawy pzp zamawiający, w przypadku gdy wykonawca złożył dokumenty, o których mowa w art.25 ust.1 (dotyczące wymagań stawianych, w tym przypadku - dostawom), zawierające błędy, musi wezwać wykonawcę jednokrotnie do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie. Błędy są, nie ma wątpliwości.
Czyli zamawiający musi umożliwić wykonawcy sporządzenie w dodatkowym terminie tabeli niezawierającej błędów, a więc takiej, w której oferowany sprzęt będzie miał wymagany format papieru, komunikaty w języku polskim, okres gwarancji 3 lata i zasobnik na 150 arkuszy. I dopiero niezastosowanie się wykonawcy do tego wezwania będzie skutkować odrzuceniem oferty na podstawie art.89 ust.1 pkt 2 ustawy pzp.

 

 

Przykład 2.

Fotografie. Zamawiający życzy sobie, aby w ofercie załączyć fotografię np. torby do laptopa z 3 kieszeniami, a w ofercie jest fotografia torby z 2 kieszeniami lub pudełka. I znowu problem. Trzeba prosić o uzupełnienie, czy od razu odrzucać ofertę jako złożoną na inny przedmiot zamówienia.

 

 

Przykład 3.

Załączenie do oferty nie spełniającej wymagań zamawiającego próbki większej partii np. ubrań roboczych, kamizelek odblaskowych również nie może skutkować odrzuceniem oferty, a wymaga wezwania do jej uzupełnienia.

 

 

I kolejny przykład 4, tym razem z obszaru budownictwa.

Wykonawca jest zobowiązany złożyć w ofercie opis planowanej usługi zarządzania budową, opis spełniający wymagania zamawiającego. Złożony w ofercie opis zawiera błędy, jest niekompletny i przewiduje rozwiązania odmienne od wymaganych. Czy trzeba wzywać wykonawcę do uzupełnienia i poprawienia błędów w tym opisie?

 

 

Zgodzimy się chyba, że poprawiając błędy w powyższych przypadkach można doprowadzić do zmiany przedmiotu oferty lub jego daleko idącej modyfikacji.

Ale czy możemy nie wzywać do uzupełnienia lub usunięcia błędów w złożonych dokumentach?

Zgodnie z przywołanym przepisem należy chyba przyjąć, że zamawiający z odpowiedzią na pytanie czy treść oferty odpowiada treści SIWZ musi poczekać, dając wcześniej wykonawcy szansę zmiany w ofercie dokumentów odnoszących się do przedmiotu zamówienia.

I znowu wątpliwość – czy ten artykuł zezwala na zmianę oferty? A jeżeli nie zezwala, to proszę podać mi przykład jego poprawnego wykorzystania. Ustawodawca nie graduje błędów i nie definiuje co jest w rozumieniu przepisów błędem, więc chyba każdy błąd można poprawiać.

 

 


[1] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz.U. z 2007 r. Nr 223, poz.1655)

 

[2] Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane (Dz.U. Nr 87, poz.605)