Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

PRAG - Praktyczny Przewodnik Procedur Zawierania Umów w Ramach Programów Phare, Ispa oraz Sapard

Miesięcznik "INWESTYCJE KOMUNALNE - Przegląd Zamówień Publicznych" w nr 7/2003 w notce "Umowy według podręcznika PRAG" podaje:
"Z dokumentu pt. "Raport o stanie realizacji programów pomocy przedakcesyjnej", opracowanego w końcu czerwca przez zespół przygotowawczy Komitetu Integracji Europejskiej, dowiadujemy się m.in., że zaczął już obowiązywać zmodyfikowany "Praktyczny przewodnik zawierania umów w ramach programów Phare, Ispa oraz Sapard", tzw. PRAG. Przedstawicielstwo Komisji Europejskiej poinformowało, iż wszystkie dokumentacje przetargowe złożone po 31 maja 2003r. zostaną objęte procedurami nowego, wspomnianego wyżej podręcznika zawierania umów. ........"
W związku z tym przytaczamy Państwu za stroną internetową http://www.parp.gov.pl

 


 

Administracja Projektu
Małe Projekty Infrastrukturalne
Menadżer Projektu

Dokumenty Budowy

Praktyczny Przewodnik Procedur Zawierania Umów w Ramach Programów Phare, Ispa oraz Sapard to zbiór zasad kierujących realizacją zamówień na usługi, dostawy, realizacje inwestycji budowlanych oraz przyznawaniem dotacji w np. postaci Grantu - finansowanych z budżetu Unii Europejskiej. Jest to również zestaw rozporządzeń i procedur z zakresu przygotowania i rozstrzygania przetargów. Elementem tego dokumentu jest Aneks D Tom 2 Warunki Ogólne dla Robót Budowlanych, który stanowi wytyczne do zawarcia umowy o Roboty Budowlane oraz daje wzór Kontraktu. Ogólne zasady prowadzenia robót budowlanych zawarto w ponad sześćdziesięciu artykułach Warunków Ogólnych Kontraktu. Instytucja Kontraktująca projekt przygotowuje Warunki Szczególne w celu uwzględnienia specyfiki danego projektu, prawa obowiązującego w kraju, w którym realizowana jest budowa lub przedstawia własne oczekiwania związane z budową. Reprezentantem Instytucji Kontraktującej na placu budowy jest Menadżer Projektu, osoba fizyczna lub prawna wyłoniona w wyniku przetargu przed rozpoczęciem robót budowlanych, a jeszcze lepiej na etapie przygotowania Dokumentacji Przetargowej.

 

Stosując zapisy Kontraktu, czyli szeregu dokumentów z nim bezpośrednio związanych - Kontrakt, Warunki Ogólne (WOK) i Szczególne (WSK), Dokumentacja Przetargowa, Oferta, i inne - Menadżer Projektu wydaje i przyjmuje określone dokumenty i wykonuje czynności. Poniżej przedstawiono skrócony opis głównych zadań, jakie wykonuje Menadżer. W tekście znajdują się linki do wzorów dokumentów stosowanych w trakcie realizacji inwestycji.

 

Etap budowy:

 

Rozpoczęcie robót to bardzo intensywny okres dla Menadżera Projektu. Ma on obowiązek uzyskać od Wykonawcy, zweryfikować i zaakceptować szereg dokumentów. Najważniejszymi są zabezpieczenia wykonania i ubezpieczenia.

 

  • Gwarancja Wykonania - (Art. 13 WOK.) zgodna ze wzorem załączonym do Dokumentacji Przetargowej powinna zostać dostarczona w ciągu 30 dni od daty powiadomienia wykonawcy o przyznaniu kontraktu (wygraniu przetargu), o ile Warunki Szczególne nie stanowią inaczej. Często stosuje się zapis w WSK. o dostarczeniu Gwarancji Wykonania w dniu podpisania Kontraktu.
  • Ubezpieczenie Robót i Sprzętu Wykonawcy
  • Ubezpieczenie od wypadków przemysłowych
  • Ubezpieczenie od ryzyka i odpowiedzialności cywilnej (roszczenia osób trzecich)

 

Wszystkie w.w. ubezpieczenia określone w Art. 14 WOK. stanowią zabezpieczenia Wykonawcy, Zamawiającego, a także Menadżera Projektu przed nieszczęśliwymi wypadkami związanymi z prowadzeniem robót. Okres ubezpieczenia powinien rozpocząć się w dniu przystąpienia do robót i pozostawać w mocy do dnia ostatecznego przejęcia robót. WSK określają wartości, na jakie poszczególne polisy muszą zostać wykupione. Wyżej wymienione dokumenty dostarcza Wykonawca w ciągu 30 dni od powiadomienia o wygraniu przetargu i przyznaniu kontraktu.

 

  • Gwarancja Zaliczki - Warunkiem udzielenia zaliczki jest dostarczenie przez Wykonawcę Gwarancji Zaliczki (Art. 44 WOK), Dokument jest wystawiony dla Zamawiającego, a zadaniem Menadżera Projektu jest sprawdzenie jego poprawności oraz terminu ważności.
  • Gwarancja Kwot Zatrzymanych - w myśl Art. 45, pod warunkiem zatwierdzenia przez Instytucję Kontraktującą, Wykonawca może, jeżeli takie jest jego życzenie, zastąpić, nie później niż w dacie ustalonej na rozpoczęcie robót, kwoty zatrzymane gwarancją. Zwolnienie zabezpieczenia kwot zatrzymanych nastąpi w terminie 60 dni od daty Stwierdzenia Ostatecznego Przejęcia Robót.
  • Konieczne jest zgodnie z Artykułem 15 WOK uzyskanie od Wykonawcy i zaakceptowanie Harmonogramu Robót. Harmonogram powinien być tak opracowany, aby obrazował chronologię robót, granice czasowe i opis metod prowadzenia prac. WSK zawierają termin dostarczenia Harmonogramu przez Wykonawcę.
  • Równie ważnym harmonogramem, jaki zobowiązany jest dostarczyć Wykonawca w terminie podanym w WSK jest szczegółowy szacunek przepływu gotówki w okresach kwartalnych - Plan Płatności.
  • Przekazanie Dokumentacji Technicznej - (Art. 8 WOK). Jeżeli nie postanowiono inaczej w WSK, w terminie 30 dni od przedstawienia Gwarancji Wykonania zgodnie z Art. 13, Menadżer Projektu dostarczy nieodpłatnie Wykonawcy w imieniu Zamawiającego kopie Rysunków niezbędnych do realizacji Kontraktu, jak również dwa egzemplarze specyfikacji oraz inne dokumenty kontraktowe. Wykonawca potwierdza na piśmie otrzymanie dokumentów.
  • Dostęp do Placu Budowy - (Art. 9 WOK) to przekazanie protokołem placu budowy. Menadżer zobowiązany jest przekazać Wykonawcy plac budowy lub taką jego część, jaka pozwala prowadzić roboty budowlane zgodnie z Harmonogramem Robót. Przed przekazaniem placu konieczne jest dopełnienie warunków omówionych powyżej.
  • Polecenie Rozpoczęcia Robót - Menadżer ma obowiązek wydać w porozumieniu z Zamawiającym (o ile warunki szczególne nie stanowią inaczej) Polecenie Rozpoczęcia Robót (Art. 31 WOK). W tym dokumencie podana jest data, od której biegnie okres realizacji kontraktu. Jeżeli nie postanowiono inaczej w WSK data, w której kontrakt ma zostać rozpoczęty nie może nastąpić później niż w 180 dniu od zawiadomienia o przyznaniu kontraktu.
  • Przejściowe Świadectwo Płatności - Wykonawca w okresach miesięcznych przedstawia Menadżerowi Wniosek o płatność, o ile kwota wartości przerobu przewyższa minimalną kwotę płatności zapisaną w załączniku do oferty. Menadżer sprawdza wniosek Wykonawcy i po akceptacji (ma na to 30 dni) wystawia Przejściowe Świadectwo Płatności (Art. 48 WOK), uwzględnia ono kwoty zaliczki, kwoty zatrzymane i inne obciążenia zmniejszające lub zwiększające wartość do wypłaty. Menadżer w każdym kolejnym Świadectwie ma prawo do korekty kwot uznanych i zapłaconych w poprzednich płatnościach przejściowych.
  • Przejęcie Przejściowe - Wykonawca po złożeniu Wniosku o Przejęcie w ciągu 15 dni potwierdza Stwierdzeniem Ukończenia, iż roboty (odcinek, część lub całość) są zakończone i Menadżer Projektu w terminie 30 dni od otrzymania wniosku Wykonawcy albo:
  1. Wystawi Świadectwo Przejęcia Przejściowego z kopią dla Zamawiającego podając, jeżeli jest to stosowne, swoje zastrzeżenia oraz datę, kiedy jego zdaniem roboty zostały ukończone zgodnie z Kontraktem;
  2. Odrzuci wniosek, podając przyczynę i określając działania, które jego zdaniem Wykonawca winien podjąć, aby uzyskać świadectwo.
  • Po wygaśnięciu ostatniego okresu gwarancyjnego i kiedy wszystkie usterki i szkody zostaną naprawione, Menadżer Projektu w terminie 30 dni wystawi Świadectwo Przejęcia Ostatecznego z kopią dla Zamawiającego. Świadectwo Przejęcia Ostatecznego musi zawierać datę, kiedy Wykonawca zakończył swoje obowiązki wynikające z Kontraktu.
  • Po otrzymaniu Świadectwa Przejęcia Ostatecznego Wykonawca ma 90 dni na przedłożenie Projektu Końcowego Świadectwa Płatności, wraz z projektem powinien on złożyć komplet dokumentów potwierdzających proponowaną kwotę końcowego rozliczenia.
  • Weryfikacja ww. projektu przez Menadżera Projektu musi nastąpić w ciągu kolejnych 90 dni. Końcowe Świadectwo Płatności wykazuje ostateczną kwotę, do jakiej Wykonawca ma prawo na podstawie Kontraktu. Instytucja Kontraktująca oraz Wykonawca winni podpisać końcowe świadectwo płatności jako przyjęcie do wiadomości całkowitej i ostatecznej wartości robót wykonanych na podstawie Kontraktu. Końcowe Świadectwo Płatności podpisane przez Wykonawcę stanowi pisemne wygaśnięcie odpowiedzialności Instytucji Kontraktującej potwierdzające, iż łączna kwota w końcowym świadectwie płatności stanowi pełne i ostateczne rozliczenie wszelkich kwot pieniężnych należnych Wykonawcy na podstawie Kontraktu, za wyjątkiem kwot stanowiących przedmiot polubownego rozstrzygnięcia, arbitrażu czy postępowania sądowego. Niemniej jednak takie wygaśnięcie odpowiedzialności będzie obowiązywać dopiero po dokonaniu zapłaty wszelkich kwot należnych zgodnie z końcowym świadectwem płatności oraz po dokonaniu zwrotu Wykonawcy Gwarancji Wykonania.

 

Warunki Kontraktowe opisują wiele innych zdarzeń mogących zaistnieć w trakcie realizacji przedsięwzięcia. Zapisy kolejnych artykułów regulują najczęściej występujące zagadnienia budowy. Poniżej przedstawiono listę dokumentów, które zobowiązany jest zastosować Menadżer Projektu lub otrzymać od Wykonawcy. Wszystkie z poniższych dokumentów wynikają z zapisów WOK. Wiele dokumentów pominięto ze względu na rzadkie zastosowanie danych artykułów, ponadto szereg innych wynikać będzie z WSK.

 

Na stronie internetowej PARP-u zamieszczone też są podane poniżej druki

 

Pełnomocnictwo dla Przedstawiciela Menadżera Projektu
Przekazanie Dokumentacji Technicznej
Dostęp do Placu Budowy
Zatwierdzenie Przedstawiciela Wykonawcy
Żądanie Aktualizacji Harmonogramu
Polecenie Podziału Pozycji Cenowych
Żądanie Aktualizacji Planu Płatności
Polecenie Rozpoczęcia Robót
Przedłużenie Czasu Wykonania
Polecenie Zmian
Protokół Konieczności Nr ___________.
Protokół z Negocjacji
Polecenie Zawieszenia Robót
Konieczność Badań Materiałów
Akceptacja Materiałów
Świadectwo Płatności Zaliczki
Powiadomienie o Pomiarach
Akceptacja Roszczeń Wykonawcy
Polecenie Prowadzenia Dokumentacji
Związanej z Roszczeniem
Sprawdzenie Robót Przed Przejęciem
Potwierdzenie Braku Możliwości
Przeprowadzenia Sprawdzenia
Lista Dodatkowych Testów i Prób
Lista Usterek
Świadectwo Przejęcia Przejściowego
Wniosek o Przejęcie Przejściowe
Zawiadomienie o Usunięciu Usterek na Koszt Wykonawcy
Powiadomienie o Wystąpieniu Usterek
Świadectwo Przejęcia Ostatecznego
Przejściowe Świadectwo Płatności