Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Controlling kosztów klucz do zwiększenia rentowności przedsiębiorstwa budowlanego cz. I

Większość polskich przedsiębiorstw budowlanych boryka się z problemami organizacyjnymi w zarządzaniu swoją produkcją. Są to między innymi: konieczność traktowania przedmiotu przedsięwzięcia w sposób unikalny z uwagi na jego cechy szczególne, wyróżniające go od innych, zharmonizowanie współpracy wielu podmiotów wykonujących pracę, a w tym szczególnie projektanta i wykonawcy, brak możliwości przewidzenia wszystkich barier technologicznych przed przystąpieniem do prac, utrzymanie koordynacji robót w czasie i przestrzeni, zapewnienie właściwej logistyki oraz kontroli kosztów projektu. W niniejszym opracowaniu zawarliśmy zalecenia dotyczące zdefiniowania prawidłowego obiegu dokumentów oraz instrukcji postępowania z nimi w poszczególnych działach firmy celem zwiększenia jej rentowności. Ważnym elementem mającym zwiększyć prawdopodobieństwo osiągnięcia tego celu jest wprowadzenie w procesie nadzoru produkcji elementów controllingu operacyjnego kosztów. Mamy nadzieję, że opisane poniżej instrukcje oraz proponowany system informatyczny pomogą Państwu w osiągnięciu długofalowych korzyści biznesowych.
Analizę zacznijmy od pytania: Na czym polega controlling operacyjny w przedsiębiorstwie budowlanym? Otóż polega na porównywaniu kosztów rzeczywistych konkretnego przedsięwzięcia z jego kosztami planowanymi w fazie przedprodukcyjnej, a następnie formułowaniu wniosków i wykonywaniu działań korygujących. Jak wdrożyć elementy controllingu w zarządzaniu firmą budowlaną? Należy przygotować w taki sposób procedury pracy oraz obieg dokumentacji aby możliwe było: prawidłowe określenie planowanych kosztów przedsięwzięcia wraz z harmonogramem prac, cykliczne zbieranie danych rzeczywistych z budowy, ich porównywanie i możliwość wyciągania na bieżąco wniosków, pozwalająca w przypadku nieprawidłowości podjąć skuteczne działania korygujące. Zamieszczony poniżej schemat blokowy prezentuje proces kontroli kosztów w przedsiębiorstwie budowlanym.

 

Planowanie - jako I etap procesu controllingowego

Etap ten rozpoczyna się od nawiązania kontaktu z inwestorem i zebrania od niego założeń dotyczących przedsięwzięcia budowlanego. Najczęściej inwestor przedstawia pisemnie swoje oczekiwania w formie specyfikacji, zawierającej: projekt, książkę obmiarów lub kosztorys inwestorski oraz wiele innych informacji, dotyczących swoich wymagań, jak: terminy, jakość i technologia wykonania, itp. Należy już w czasie tej fazy wykazać niezwykłą staranność w zbieraniu i zapamiętaniu danych z uwagi na to, że będą one niezbędne dla prawidłowego przygotowania oferty na realizację inwestycji. Pracownik Działu Marketingu lub Przygotowania Produkcji w firmie budowlanej powinien założyć w programie nadzorującym obieg dokumentacji, w proponowanym rozwiązaniu jest to Milenium, kartotekę klienta (inwestora) zawierającą jego dane teleadresowe i rejestracyjne. Następnie on i jego współpracownicy mogą skorzystać z notowania wszelkich zdarzeń zaistniałych w związku z kontaktami z inwestorem takich jak rozmowa telefoniczna, otrzymanie faxu, przyjęcie korespondencji, podpisanie umowy, rozpoczęcie i zakończenie konkretnego projektu bądź jednego z jego etapów. Dane te przechowywane są w module Klienci programu Milenium. Oprócz nich gromadzone są tam też informacje o wystawionych klientowi dokumentach np. faktury VAT za wykonane prace. Jeśli dane dotyczące kontaktów z inwestorami mają postać zbiorów przechowywanych w pamięci komputera np. plików dokumentów, arkuszy kalkulacyjnych kosztorysów lub rysunków technicznych to w każdym zdarzeniu można zapamiętać lokalizację tych plików aby łatwo można było je odnaleźć gdy będą ponownie potrzebne. Takie systemowe podejście do fazy zbierania informacji pozwala na: gromadzenie ich w sposób trwały, jednoczesny dostęp do nich przez wiele osób, skrócenie czasu ich odszukiwania i powielania. Unika się w porównaniu z tradycyjną metodą pamięciowo - papierową niebezpieczeństwa utraty informacji, statystycznie około 20% jej ginie przyczyniając się do niepowodzenia projektu oraz oszczędza do 10% procent całego czasu pracy, który zwyczajowo tracony jest na dotarcie do określonej dokumentacji i na jej reprodukcję. Dodatkową korzyścią jest możliwość zainicjowania kolejnej fazy procesu t.j. konstruowania oferty. Odbywa się to poprzez funkcje zadania w module Klienci. Zadanie przygotowania kosztorysu kierowane jest do właściwego specjalisty i może być łatwo monitorowane przez jego przełożonego lub innych uczestników procesu. Dzięki systemowi filtrów szybko można dowiedzieć się jakie osoby pracują nad ofertą dla konkretnego klienta i jaki jest stan zaawansowania ich pracy
W czasie wykonywania kosztorysu, należy zwrócić uwagę na korzystanie z aktualnych katalogów normatywów, właściwych do zakresu robót współczynników korygujących oraz rzeczywistych cen jednostkowych środków produkcji. Proponowany przez Athenasoft do tego celu program kosztorysowy Norma Pro zawiera zarówno katalogi tradycyjne jak i te z nowymi technologiami. Nad ich aktualizacją czuwa zespół specjalistów. Są one dostarczane kosztorysantom raz na kwartał i powinny być przez nich regularnie instalowane w komputerze służącym kalkulacjom ofert (jest to proces w pełni automatyczny). Wszystkie czynności przygotowania i rozesłania materiałów z uaktualnieniem oprogramowania i bazy katalogów wykonują pracownicy Athenasoft. Służą także radą i fachową pomocą merytoryczną w tej dziedzinie.
Kolejnym krokiem zmierzającym do prawidłowego wyliczenia kosztorysu jest korzystanie z rzeczywistych cen materiałów, dostarczanych na bieżąco z własnego systemu magazynowego - Milenium, bądź z serwisów internetowych. Najbogatszym w informacje jest www.intercenbud.com.pl - ponad 95 tys. materiałów pogrupowanych wg branż i producentów. Do jego współtworzenia zaproszono najbardziej popularnych producentów i dystrybutorów środków produkcji budowlanej z całego kraju. Dodatkowo aby ułatwić przy tworzeniu kosztorysu korzystanie z własnych doświadczeń z poprzednich kontraktów wprowadzono do Normy Pro funkcje budowanie własnych cenników obiektów i robót. Tak zapisane informacje okażą się niezwykle pomocne przy konstruowaniu kolejnych ofert. Dzięki nim nie tylko pojedyncze osoby, lecz całe działy sprzedaży i marketingu oraz przygotowania produkcji zdobędą wiedzę niezbędna do skutecznych negocjacji z inwestorem.
Kosztorys nie stanowi jednakże pełnej oferty. Na jego podstawie należy stworzyć harmonogram przedsięwzięcia, z którego można obliczyć dokładnie czas trwania inwestycji i uzależnić go od dostępnej liczby pracowników i zastosowanego sprzętu. Dzięki temu można ustalić faktyczne koszty bezpośrednie i inne których nie można ująć w kosztorysie, np. koszty wyłączenia z ruchu drogi, inspekcji i odbioru robót itp. Kolejny koszt, który można będzie przewidzieć, to koszt finansowania robót. Jeżeli firma nie posiada wystarczających środków na sfinansowanie zakupu materiałów i opłacenie robocizny, to zanim otrzyma zapłatę od inwestora musi te pieniądze pożyczyć, np. w banku. Mając informacje o terminach zakończenia kolejnych etapów robót, a co za tym idzie terminów odbioru i terminów płatności, można np.: obliczyć koszty kredytu. Dopiero taki harmonogram może stanowić podstawę obliczenia ceny, za jaką wykonawca zaoferuje swoje usługi inwestorowi oraz marży jaką może osiągnąć. Dzięki niemu, łatwiej będzie uzasadnić wartość oferty, wynegocjować warunki płatności, zwiększyć bezpieczeństwo inwestycji i własną wiarygodność. Oprócz tego, harmonogram prac i ich budżet jest niezbędny do negocjacji z bankiem warunków kredytu. Jak wiadomo bank jako jeden z uczestników inwestycji również wymaga przedstawienia harmonogramu i późniejszego raportowania z postępu prac.
Dotychczas planowanie przedsięwzięć w polskich firmach odbywało się w sposób ograniczony i nieustandaryzowany. Harmonogramy prac wykonywano przy użyciu mało efektywnych narzędzi np. programu MS Excel. Proponowane przez Athenasoft użycie nowoczesnego programu komputerowego MS Project Jego zadaniem jest wspomaganie pracy Pionu Technicznego w taki sposób, aby możliwe było przygotowanie planu bazowego każdej inwestycji przed przystąpieniem do jej realizacji. Plan bazowy jest zbiorem informacji obejmującym zakres prac (zadania), ich podział na mniejsze składowe (podzadania), zależności między zadaniami, ich planowane terminy realizacji oraz założone koszty. Plan bazowy może powstać przy wykorzystaniu kosztorysu szczegółowego, najlepiej podzielonego na działy. W efekcie prac nad planem bazowym otrzymujemy w miarę szczegółową informację kto, kiedy i za ile ma wykonać konkretne zadania. Wtedy można przejść do fazy negocjacji umowy.
Sporo firm wykonawczych nie potrafi zadbać o zawarcie partnerskich umów i godzi się na niekorzystne dla siebie postanowienia. Jednym z najczęściej pojawiających się tu problemów jest nieprecyzyjne ustalenie przedmiotu umowy, co rodzi później różnice interpretacyjne między stronami mogące doprowadzić nawet do sporu w sądzie. Innym ważnym zagadnieniem jest zbyt pobieżne i nieprzemyślane ustalenie terminów wykonania prac, terminów odbioru etapów robót i terminów płatności, co w powiązaniu z rygorystycznie egzekwowanymi przez inwestorów zapisami o odpowiedzialności za przeprowadzone prace daje opłakane skutki w postaci naliczenia wykonawcy kar umownych lub po prostu nie przyjęcia i nie opłacenia poszczególnych etapów robót. W skrajnych przypadkach może dojść nawet do przedwczesnego rozwiązania umowy i utraty szansy na naprawienie przez wykonawcę popełnionych błędów, co wiąże się z definitywną stratą klienta.
Oferta oparta o rzetelny kosztorys i harmonogram stanowi solidną podstawę do skonstruowania umowy, właściwie zabezpieczającej interesy stron. Warto zadać sobie trud precyzyjnego ustalenia jej zakresu. Może to w przyszłym sporze z inwestorem uratować firmę wykonawcy od problemów finansowych lub w skrajnym wypadku niewypłacalności.
Dalej w Etapie II - kontroli realizacji przedsięwzięcia, kiedy w miarę postępu prac będą pojawiały się nieprzewidziane okoliczności, będzie można dzięki nowoczesnym narzędziom, łatwiej ocenić ich skutki oraz skorygować plan. Zatem konieczne informowanie inwestora (inwestorów) o wykonywaniu prac i konsekwencjach nieprzewidzianych wydarzeń będzie niczym innym, jak sprzedawaniem im pewności, że ich inwestycja jest w dobrych rękach. Co więcej, dzięki rzetelnej informacji można będzie uniknąć płacenia kar umownych wynikających np.: z opóźnień lub można będzie zwiększać wartość oferty, gdyż inwestorzy wcześniej poznają i zrozumieją powody, a więc jest bardziej prawdopodobne, że zaakceptują konsekwencje nieprzewidzianych zdarzeń.

Kontrola realizacji przedsięwzięcia - nowa jakość działania

Co to oznacza? Mianowicie w większości przedsiębiorstwo o przebiegu wykonywanych na budowie prac, decydował do tej pory praktycznie tylko kierownik budowy. On określał podział zadań, terminy ich realizacji oraz wybór technologii. Dbał o przydzielenie odpowiednich zasobów ludzkich i sprzętowych do poszczególnych prac, był również odpowiedzialny za sprawne zaopatrzenie materiałowe. Wszystko to pod presją czasu i uwarunkowań ekonomicznych. Nie zawsze był w stanie przewidzieć wszystkie skutki czasowe oraz finansowe swoich decyzji. Aby polepszyć istniejący stan rzeczy należy podzielić wspomniane wyżej obowiązki na większą ale też i lepiej przygotowaną grupę osób. W nowoczesnej strukturze organizacyjnej przewidziano ku temu stosowne stanowisko : Koordynator ds. Planowania Produkcji (Project Manager). Będzie on ściśle współpracował z kierownikami budów oraz Działem Przygotowania Produkcji. Jego zadaniem będzie wspólne przygotowywanie planu bazowego przedsięwzięcia, śledzenie realizacji oraz szybkie wykrywanie zjawisk niekorzystnych. Kontrola wykonania nie może jednakże ograniczać się do wykrywania nieprawidłowości i ich przyczyn. Należy podejmować różnego rodzaju kroki naprawcze, których efektem powinno być osiągnięcie założonego celu, pomimo powstałych trudności. Koniecznym może się stać dokonanie zmian planu bieżącego czyli takiego, który zawiera poprawki w stosunku do planu bazowego, wynikłe w trakcie realizacji przedsięwzięcia. Sygnał o potrzebie dokonania zmian może pochodzić od kierownika budowy lub bezpośrednio od Project Managera. Posługiwanie się oprogramowaniem MS Project umożliwia przeanalizowanie różnych scenariuszy wydarzeń, celem wybrania rozwiązania optymalnego. Koordynatora powinny interesować przede wszystkim skutki czasowe proponowanych zmian, prezentowane przejrzyście w programie MS Project przez wykres Gantta. Nie mniej ważne są skutki finansowe podejmowanych decyzji. Tabela Budżet lub zestawienie Budżet określa w wystarczającym stopniu, jak zmienią się koszty danego zadania i całości projektu, na skutek planowanych zmian. Obydwa zestawienia należy uważać za zestaw minimalny, który w miarę rozwoju potrzeb przedsiębiorstwa może ulegać rozbudowie.
Poszukując optymalnego scenariusza wydarzeń Project Manager powinien dokumentować poszczególne wersje planu bieżącego poprzez zapisywanie ich w oddzielnych plikach, których nazwa powinna jednoznacznie informować o ich zawartości. Mogą się one w przyszłości okazać cennym źródłem informacji dla analiz powykonawczych. Na podstawie danych z obydwu wspomnianych wcześniej zestawień zespół decyzyjny składający się z Koordynatora, Kierownika Budowy oraz Dyrektora ds. Produkcji wybierał będzie ostateczny wariant planu bieżącego. W sprawach mniejszej wagi zespół ten może składać się z dwóch osób t.j. Project Managera i Kierownika Budowy.
Sprawną komunikacje między uczestnikami tego etapu procesu controllingu kosztów zapewni system informatyczny, którego schemat przedstawiono poniżej.

 

Podsumowanie części I

Mając na uwadze zebrane powyżej informacje można sformułować pierwsze wnioski : postawiony przed firmami wykonawczymi cel zwiększania rentowności i efektywności poprzez wdrożenie elementów controllingu operacyjnego jest osiągalny. Może w tym pomóc uruchomienie systemu informatycznego produkcji Athenasoft oraz wdrożenie go z pomocą jej konsultantów lub Autoryzowanych Partnerów.
W kolejnym wydaniu kwartalnika Buduj z Głową omówione zostaną zagadnieniami zbierania danych rzeczywistych dotyczących kosztów budów, analizy i wyciągania wniosków z tych danych oraz sterowania procesem produkcyjnym.
Zespół Athenasoft ma nadzieję że proponowane rozwiązania przyniosą korzyści z wyeliminowania błędów w planowaniu, podwyższenia liczby trafniejszych decyzji o zmianach w realizacji przedsięwzięcia poprzez lepsze przewidywanie ich skutków, ulepszenie procesu negocjacji cenowych (precyzji kalkulacji kosztów) oraz zredukowanie różnego rodzaju przejawów niegospodarności a także znacznie przyspieszą i ułatwią osiągnięcie założonych w przedsiębiorstwie budowlanym celów biznesowych.