Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Umowa w działalności kosztorysowej

CO TO JEST UMOWA?

Instrumentem normującym działalność podmiotów w stosunkach cywilno-prawnych jest m.in. umowa. Wynika to z Kodeksu cywilnego z dnia 23 kwietnia 1964 r., który reguluje zasady zachowania stron przy zaciąganiu zobowiązań.

Umowa, to zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron, ustalające ich wzajemne prawa lub obowiązki. Według bardziej szczegółowej definicji umowa to stan faktyczny polegający na złożeniu dwóch lub więcej zgodnych oświadczeń woli zmierzających do powstania, uchylenia lub zmiany uprawnień i obowiązków podmiotów składających te oświadczenia woli. Umowy są zawsze co najmniej dwustronnymi czynnościami prawnymi, za wyjątkiem jednostronnego podpisania weksla.

 

W prawie polskim, od 1990 r. ponownie obowiązuje, wywodząca się jeszcze z prawa rzymskiego, zasada swobody umów wyrażona w art. 3531 Kodeksu cywilnego:

"strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego".

 

Wobec powyższego, w ramach swobody umów, strony od których zależy treść umowy, mogą umówić się o wszystko co prawo uznaje za podlegające jego uregulowaniom, w granicach swobody wyznaczonych przez obowiązujące przepisy oraz zasady współżycia społecznego. Zgodnie bowiem z art. 58 k.c. czynność prawna (a więc także umowa) sprzeczna z ustawą lub zasadami współżycia społecznego oraz czynność prawna zmierzająca do obejścia ustawy jest nieważna.

 

Umowy można zawierać w różnej formie:

  • w drodze czynności konkludentnych - takich, które nie mogą być uznane za formę ustną, a są zrozumiałe dla stron umowy (przykładem może być zamówienie dwóch piw w barze przez podniesienie dwóch palców),
  • ustnie,
  • w formie pisemnej,
  • w formie pisemnej z urzędowym potwierdzeniem podpisu,
  • w formie pisemnej z urzędowym potwierdzeniem daty,
  • w formie aktu notarialnego,
  • w formie przewidzianej ustawą szczególną,
  • inne, nie występujące w prawie polskim.

 

Przeważnie przy zawieraniu umów nie jest wymagane zachowanie szczególnej formy, ale są oczywiście wyjątki, np. sprzedaż praw do jakiejkolwiek nieruchomości powinna być zawarta w formie aktu notarialnego, co wynika z przepisów ustawy o gospodarce nieruchomościami.

W działalności gospodarczej zasadą winno być zawieranie umów pisemnych, które wyraźnie precyzują, jakie podmioty zawierają umowę, co jest jej przedmiotem, a także specyfikują prawa i obowiązki przysługujące stronom. Zawieranie poprawnie sformułowanych umów chroni interesy partnerów i podnosi ich bezpieczeństwo w prowadzonej działalności.

 

UMOWY W PRAKTYCE

W budownictwie powszechnym jest zawieranie pisemnych umów na wykonanie robót budowlanych, lub też na sporządzenie opracowań projektowych. W praktyce jednak zdarzają się odstępstwa od tej zasady, czego przykładem mogą być ustne zlecenia udzielane przez osoby fizyczne, rzemieślnikom na wykonanie robót budowlanych. Zatrudnienie malarza do odświeżenia mieszkania, lub też instalatora do zmiany instalacji wodno-kanalizacyjnej w łazience następuje najczęściej bez dokonania z wykonawcą pisemnych uzgodnień. Powodem jest uznanie przez strony, że są to działania biurokratyczne i niepotrzebne.

Podobny schemat postępowania można zauważyć w przypadku sporządzania opracowań przez kosztorysantów działających na zlecenie biur projektów. Zazwyczaj one (biura) mają podpisane umowy ze zleceniodawcą, natomiast dalsze podzlecanie zadań kosztorysantowi odbywa się już ustnie.

Przyczyny takich zachowań ze strony biur projektów są różnorodne, np.:

  • mały zakres prac kosztorysowych w stosunku do całości zadania,
  • niewielkie wynagrodzenie za sporządzenie opracowań kosztorysowych,
  • niedocenianie przez projektantów roli opracowań kosztorysowych,
  • lekceważenie kosztorysantów ze strony biur projektów.

 

Przyczyn niezawierania umów pisemnych można upatrywać również po stronie kosztorysantów. W świadomości wielu ugruntowało się stwierdzenie, które z gruntu jest niesłuszne: nie ma umowy pisemnej, nie ma odpowiedzialności. Zaznaczyć jednak należy, że umowa ustna też jest umową, a na opracowaniu kosztorysowym widnieje podpis osoby sporządzającej ten dokument.

Tak więc odpowiedzialność istnieje, a poprzez zawarcie umowy w formie pisemnej, kosztorysanci zabezpieczają swoje prawo do wynagrodzenia za wykonanie świadczenia.

 

UMOWA O SPORZĄDZENIE KOSZTORYSU

Umowa o sporządzenie kosztorysu jest umową rezultatu, w związku z czym zasady jej tworzenia i wymogi odnośnie ogólnych treści zawarte są w tytule XV Kodeksu cywilnego - Umowa o dzieło. Zgodnie z art. 627 k.c. przez umowę o dzieło przyjmujący zamówienie zobowiązuje się do wykonania określonego dzieła, a zamawiający do zapłaty wynagrodzenia.

Zlecającym opracowanie kosztorysu może być osoba fizyczna lub prawna, co nie jest obojętne dla treści zawieranej umowy. Niejednokrotnie postanowienia zawarte pomiędzy przedsiębiorcami, nie mogą mieć racji bytu w umowach pomiędzy osobą fizyczną (konsumentem) a kosztorysantem.

W obecnych uregulowaniach prawnych również kosztorysant może być zarówno osobą fizyczną (prowadzącą działalność gospodarczą), jak i prawną. Prawo nie wymaga specjalnych uprawnień do pełnienia funkcji kosztorysanta, jak np. w przypadku projektantów, którzy muszą legitymować się ukończeniem odpowiednich studiów wyższych, dokumentem potwierdzającym uzyskanie uprawnień budowlanych oraz przynależnością do Polskiej Izby Inżynierów Budownictwa. W związku z powyższym, teoretycznie kosztorys budowlany może sporządzić każdy, kto uzna, że jest do tego predysponowany. Warunkiem jest tylko uwzględnienie wymogów określanych przez stosowne przepisy, w przypadku inwestycji finansowanych ze środków publicznych lub też dofinansowywanych z Unii Europejskiej.

W treści zawieranej umowy powinny znaleźć się następujące postanowienia:

 

  1. wyraźne oznaczenie stron umowy, np.:
  • w przypadku osób fizycznych: imię i nazwisko, adres zamieszkania, NIP, PESEL, miejsce i data wpisu do ewidencji działalności gospodarczej (w przypadku kosztorysanta prowadzącego działalność gospodarczą),
  • w przypadku gdy zamawiającymi jest małżeństwo, powinny znaleźć się na umowie dane osobowe obojga małżonków,
  • w przypadku spółki cywilnej – dane osobowe wszystkich partnerów spółki,
  • w przypadku osób prawnych powinna być wpisana nazwa firmy i forma organizacyjna (sp. z o.o., spółka akcyjna, przedsiębiorstwo państwowe itp.), siedziba, nr wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, NIP, REGON, osoby uprawnione do występowania w imieniu tego podmiotu, wysokość kapitału zakładowego.
  1. przedmiot umowy - z uwagi na fakt, że proces inwestycyjny jest długi, a opracowania kosztorysowe sporządza się na każdym jego etapie, strony powinny wyraźnie określić, jakie opracowanie będzie przedmiotem umowy: czy to będzie wartość kosztorysowa inwestycji WKI, czy kosztorys inwestorski lub planowane koszty robót budowlanych, kosztorys powykonawczy, czy może przedmiar robót na potrzeby planowanego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
    W tym miejscu powinien również znaleźć się zapis, w oparciu o jakie podstawy merytoryczne będzie kosztorysant wykonywał swoją pracę - czy zamawiający przekaże mu koncepcję programowo-przestrzenną, projekt budowlany czy projekt wykonawczy. Jest to niezmiernie istotne, ponieważ każde z tych opracowań jest sporządzane w innym poziomie szczegółowości, który wpływa na dokładność opracowania kosztorysowego.
    Nadmienić należy, że obok umowy strony dodatkowo winny sporządzić dokument zwany Danymi wyjściowymi do kosztorysowania, w którym uzgadniają podstawowe założenia i podstawy niezbędne do prawidłowego opracowania zlecanego dokumentu.
  2. obowiązki stron - jest to bardzo istotny punkt w umowie, który obliguje kosztorysanta do wykonania świadczenia, a zamawiającego do przekazania niezbędnych mu informacji stanowiących podstawę sporządzenia opracowania.
  3. termin wykonania - wpisany w umowie termin powinien być realny. Znane są przypadki, w których biura projektów, z uwagi na zawarte już wcześniej umowy z inwestorami wymuszają wpisanie terminów, o których wiadomo, że nie zostaną dotrzymane. Kosztorysant musi wówczas liczyć się, że jego wynagrodzenie zostanie pomniejszone o kary umowne z tytułu opóźnienia w wykonaniu świadczenia.
    Jeżeli strony przewidują wykonanie opracowania etapami, takie postanowienie powinno być wpisane w umowie, łącznie z harmonogramem zakończenia kolejnych etapów.
  4. wynagrodzenie za wykonanie opracowania - powinno być określone, lub też, zgodnie z Kodeksem cywilnym wskazane podstawy i zasady do jego określenia, np. w oparciu o „Środowiskowe zasady wycen prac projektowych – 2009” wydane przez Izbę Projektowania Budowlanego. Takie postępowanie umożliwia art. 628 k.c., który ponadto stanowi, że jeżeli strony nie określiły wysokości wynagrodzenia ani nie wskazały podstaw do jego ustalenia, poczytuje się w razie wątpliwości, że strony miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju. Jeśli także w ten sposób nie da się ustalić wysokości wynagrodzenia, należy się wynagrodzenie odpowiadające uzasadnionemu nakładowi pracy oraz innym nakładom przyjmującego zamówienie.
  5. termin i forma zapłaty - strony w tym punkcie umowy powinny określić, jakie warunki powinny być spełnione, żeby kosztorysant za wykonanie świadczenia mógł wystawić odpowiedni dokument: fakturę VAT lub rachunek, ponadto podmioty powinny ustalić, czy regulacja należności nastąpi w formie gotówki czy przelewu, a jeżeli przelewu, to z jakim terminem płatności.
  6. zasady odbioru pracy - zazwyczaj podmioty ustalają przekazanie prac w oparciu o podpisany przez obie strony protokół zdawczo-odbiorczy. Kosztorysant jednak, dla swojego bezpieczeństwa powinien zadbać o dokonanie wpisu uprawniającego go do jednostronnego protokołu, na wypadek gdyby zamawiający unikał oficjalnego odbioru, stanowiącego podstawę regulacji należności za wykonanie dzieła.
  7. kary - w tym punkcie najczęściej wpisywane są wskaźniki procentowe i podstawy naliczenia wysokości kary umownej. Kary dotyczą w większości: niedochowania terminu wykonania dzieła, wad i opóźnień w ich usunięciu, za odstąpienie od umowy itd. Uzgodnione wysokości kar powinny być sensowne, ponieważ w przypadku sporu sąd może podważyć wysokość kary, jako sprzeczną z zasadami współżycia społecznego.
    Nie należy zapominać o ustaleniu limitu kary umownej, ponieważ w praktyce miały miejsce sytuacje, w których wysokość kar była wyższa od wynagrodzenia za wykonanie świadczenia.
    Zdarza się, że w miejsce zapisów dotyczących kar umownych znajdują się postanowienia dotyczące możliwości dochodzenia odszkodowań. Taki punkt umowy niesie ryzyko dla kosztorysanta, ponieważ zamawiający może dochodzić odszkodowania z tytułu strat rzeczywistych, oraz strat z tytułu utraconych korzyści. W związku z tym, że te drugie mogą być znacznie wyższe niż pierwsze, kosztorysant powinien je wyłączyć z umowy.
  8. podpisy - osoby reprezentujące podmioty bezwarunkowo powinny podpisać umowę. Bez tego dokument jest nieważny, jak również wtedy, kiedy osoby składające podpis pod umową są do tego nieupoważnione.
    Zawierając umowę strony nie muszą wpisywać treści ogólnych postanowień, które znajdują się w Kodeksie cywilnym. Wystarczy, że w umowie będzie zawarte postanowienie odsyłające do przepisów k.c. - w sprawach nieuregulowanych umową mają zastosowanie przepisy k.c.

 

UMOWY Z KONSUMENTAMI

Zamawiającym opracowania kosztorysowe, o czym już była mowa, może być osoba prawna lub osoba fizyczna (konsument).

Z uwagi na to, że konsument jest postrzegany w obrocie gospodarczym, jako strona słabsza od przedsiębiorcy, w Kodeksie cywilnym można zaleźć zapisy chroniące konsumenta. Wobec czego podmioty zawierające umowę powinny mieć świadomość, że dokonywanie w nich pewnych zapisów jest niedozwolone. Reguluje to art. 3853 k.c., w którym wymienione są postanowienia, których z mocy prawa nie wolno zamieszczać w ogólnych warunkach umów stosowanych w obrocie z konsumentami. Są to tzw. klauzule abuzywne.

Z uwagi na wagę problemu, poniżej zamieszczono pełną treść tego artykułu:

 

Art. 3853.

W razie wątpliwości uważa się, że niedozwolonymi postanowieniami umownymi są te, które w szczególności:

1) wyłączają lub ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za szkody na osobie,

2) wyłączają lub istotnie ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania,

3) wyłączają lub istotnie ograniczają potrącenie wierzytelności względem konsumenta z wierzytelnością drugiej strony,

4) przewidują postanowienia, z którymi konsument nie miał możliwości zapoznać się przed zawarciem umowy,

5) zezwalają kontrahentowi konsumenta na przeniesienie praw i przekazanie obowiązków wynikających z umowy bez zgody konsumenta,

6) uzależniają zawarcie umowy od przyrzeczenia przez konsumenta zawierania w przyszłości dalszych umów tego rodzaju,

7) uzależniają zawarcie, treść lub wykonanie umowy od zawarcia innej umowy, nie mającej bezpośredniego związku z umową zawierającą oceniane postanowienie,

8) uzależniają spełnienie świadczenia od okoliczności zależnych tylko od woli kontrahenta konsumenta,

9) przyznają kontrahentowi konsumenta uprawnienia do dokonywania wiążącej interpretacji umowy,

10) uprawniają kontrahenta konsumenta do jednostronnej zmiany umowy bez ważnej przyczyny wskazanej w tej umowie,

11) przyznają tylko kontrahentowi konsumenta uprawnienie do stwierdzania zgodności świadczenia z umową,

12) wyłączają obowiązek zwrotu konsumentowi uiszczonej zapłaty za świadczenie nie spełnione w całości lub części, jeżeli konsument zrezygnuje z zawarcia umowy lub jej wykonania,

13) przewidują utratę prawa żądania zwrotu świadczenia konsumenta spełnionego wcześniej niż świadczenie kontrahenta, gdy strony wypowiadają, rozwiązują lub odstępują od umowy,

14) pozbawiają wyłącznie konsumenta uprawnienia do rozwiązania umowy odstąpienia od niej lub jej wypowiedzenia,

15) zastrzegają dla kontrahenta konsumenta uprawnienie wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieoznaczony, bez wskazania ważnych przyczyn i stosownego terminu wypowiedzenia,

16) nakładają wyłącznie na konsumenta obowiązek zapłaty ustalonej sumy na wypadek rezygnacji z zawarcia lub wykonania umowy,

17) nakładają na konsumenta, który nie wykonał zobowiązania lub odstąpił od umowy, obowiązek zapłaty rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego,

18) stanowią, że umowa zawarta na czas oznaczony ulega przedłużeniu, o ile konsument, dla którego zastrzeżono rażąco krótki termin, nie złoży przeciwnego oświadczenia,

19) przewidują wyłącznie dla kontrahenta konsumenta jednostronne uprawnienie do zmiany, bez ważnych przyczyn, istotnych cech świadczenia,

20) przewidują uprawnienie kontrahenta konsumenta do określenia lub podwyższenia ceny lub wynagrodzenia po zawarciu umowy bez przyznania konsumentowi prawa odstąpienia od umowy,

21) uzależniają odpowiedzialność kontrahenta konsumenta od wykonania zobowiązań przez osoby, za pośrednictwem których kontrahent konsumenta zawiera umowę lub przy których pomocy wykonuje swoje zobowiązanie, albo uzależniają tę odpowiedzialność od spełnienia przez konsumenta nadmiernie uciążliwych formalności,

22) przewidują obowiązek wykonania zobowiązania przez konsumenta mimo niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez jego kontrahenta,

23) wyłączają jurysdykcję sądów polskich lub podają sprawę pod rozstrzygnięcie sądu polubownego polskiego lub zagranicznego albo innego organu, a także narzucają rozpoznanie sprawy przez sąd, który wedle ustawy nie jest miejscowo właściwy.

 

 

W artykule nawiązano do tekstu Piotra Stawickiego pt. "Stosunki prawne pomiędzy zleceniodawcą, a kosztorysantem" - materiały konferencyjne SKB Słok 2010 oraz Kodeksu cywilnego.