Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Z życia kosztorysanta (część III)

Kosztorysy inwestorskie, przedmiary robót, kosztorysy ofertowe i zamienne - ale zawsze w zamówieniach publicznych. Praktycznie wszystkie konferencje, warsztaty, czy spotkania dotyczą zasad sporządzania dokumentacji kosztowej właśnie w "sektorze" postępowań o udzielenie zamówienia publicznego i ich realizacji przy stosowaniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych.

Jakie spektrum takich zamówień obsługują kosztorysanci? Bo przecież sektor zamówień publicznych to jedynie część realizowanych w naszym kraju zamówień na roboty budowlane.

Po zastanowieniu i przeanalizowaniu wykonywanych kosztorysów, zaciągnięciu informacji o liczbie sprzedanych programów kosztorysowych oraz ogłoszeń w Biuletynie Zamówień Publicznych, mogę zdecydowanie stwierdzić, że kosztorysów wykonywanych poza ogólnie rozumianą strefą zamówień publicznych jest zdecydowanie więcej. Jakie więc zasady obowiązują przy ich sporządzaniu? Czy istnieją jakieś obowiązujące przepisy? Jak prawidłowo sporządzać opracowania kosztowe, gdy nie obowiązuje nas ustawa Prawo zamówień publicznych?

Pytań sporo, a odpowiedzi nie są proste, szczególnie że wiele firm ma swoje wewnętrzne uregulowania, przyzwyczajenia, no i oczywiście kierowników, którzy jak zwykle wiedzą najlepiej. Tak naprawdę, praktycznie żadnych obowiązujących przepisów nie ma - oczywiście jest ustawa o cenach i kodeks cywilny, ale one nie dają wskazań jak mają być sporządzane kosztorysy, wyceny, przedmiary, etc. Z ustawy o cenach dowiemy się, że istnieje swoboda kształtowania ceny między stronami. Podobnie w kodeksie cywilnym - ten wprowadza podział na rozliczenia ryczałtowe, kosztorysowe i powykonawcze. Cały czas jednak – nic o zasadach, rodzajach i uregulowaniach dotyczących kosztorysowania. Notabene i w zamówieniach publicznych stosowne rozporządzenia nie regulują całokształtu zagadnienia wycen kosztowych.

W chwili obecnej mamy przynajmniej dwa dobrze znane "poradniki" dla kosztorysantów, tj.: „Polskie Standardy Kosztorysowania Robót Budowlanych” wydane w 2005 roku przez SKB oraz „Metody Kosztorysowania Robót Budowlanych” wydane w 2008 roku przez Wacetob Sp. z o.o. Słowo „poradniki” użyłem celowo, gdyż nie stanowią one prawa, a są jedynie swojego rodzaju kompendium wiedzy. Niestety, skupiają się głównie na omówieniu przepisów stosowanych w zamówieniach publicznych.

Jak więc prawidłowo sporządzić kosztorys, gdy nie obowiązują nas przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych?

Ameryki nie odkryję, gdy stwierdzę, że każdorazowo inaczej i nie zależy to od wymagań strony zlecającej, a od funkcji i przeznaczenia naszego opracowania. Oczywiście można powiedzieć, że zlecający płaci i wymaga, ale nie chcemy przecież robić roboty niepotrzebnej, lub takiej za którą potem będziemy się wstydzić. By wszystko było jasne, podam mały przykład. Proszę mi wytłumaczyć, po co inwestorowi prywatnemu kosztorys inwestorski sporządzony metodą szczegółową na budowę domu jednorodzinnego. Co roku mam przynajmniej kilkanaście telefonów w sprawie wykonania takiego opracowania. Oczywiście inwestor chce wiedzieć, czy stać go na budowę, ale taką informację możemy podać na podstawie wyceny wskaźnikowej i gwarantuję, że na tym etapie inwestycji będzie ona wystarczająco dokładna. Inna sprawa to sporządzenie takiej wyceny na potrzeby banku, ale tu znowu nie ma mowy o kosztorysowaniu szczegółowym, jedynie o szacowaniu wskaźnikowym. Nikt w banku nie przyjmie dla takiej inwestycji kosztorysu na 150 stronach - oni potrzebują tylko jedną.

Tak więc, w przypadku kosztorysu inwestorskiego sporządzanego poza zamówieniami publicznymi, podstawowym kryterium jego przydatności będzie, oczywiście poza poprawnie wyliczoną wartością, jego forma i odpowiednia szczegółowość sporządzenia. Określenie wartości inwestycji będzie decydowało o jej realizacji, gdyż często zawyżony (nawet tylko o 20%) kosztorys inwestorski jest, po wykonaniu studium opłacalności inwestycji, podstawą do podjęcia decyzji o odstąpieniu od niej. W zamówieniach publicznych szacowanie wartości zamówienia ma natomiast na celu, przede wszystkim, określenie które z przepisów ustawy Pzp należy stosować przy realizacji danego zamówienia.

Odrębnym tematem będzie forma i stopień agregacji kosztorysów opracowywanych poza zamówieniami publicznymi. Przy opracowaniu wycen współpracuję z jednym z największych banków w Polsce. Kosztorys inwestorski, oraz w następstwie kosztorys ofertowy, sporządzany jest tam w arkuszu kalkulacyjnym, zaś stopień agregacji robót związany jest z elementami przedmiarowymi. Dla przykładu – w przypadku malowania ścian nie będziemy mieli dziesięciu pozycji (w tym – przecieranie, szpachlowanie, gruntowanie, malowanie, zabezpieczenie folią podłóg, likwidacja zacieków lub naprawy tynków) a tylko jedną – malowanie ścian wraz z przygotowaniem. Podobnie przy podłogach, ślusarce, sufitach podwieszanych, ściankach etc. Podawana jest ilość jednostek miary, cena jednostkowa i wartość. Sprawdza się to o tyle, że cały kosztorys na remont oddziału znajduje się na jednej stronie, jest czytelny i prosty do sprawdzenia. Jeszcze mała ciekawostka z procesu wyboru wykonawców – po wyborze dwóch, może trzech najkorzystniejszych ofert, każdy z wykonawców wykonuje remont jednego pomieszczenia. Następnie odbywa się rygorystyczny odbiór techniczny a wykonawca, który najlepiej wykonał pracę, otrzymuje zlecenie. Nie zapomnę, jak w jednym z większych postępowań, wykonawca przegrał przez nieumytą kratkę wentylacyjną. Nie pomagało tłumaczenie, że to nie było ujęte w zestawieniu prac, robota była wykonywana w czynnym oddziale, czyli w nocy etc. Padło proste pytanie: czy gdyby pan u siebie w domu robił remont, to też nie umyłby pan tej kratki?
Może troszkę odbiegam od tematu kosztorysowania, ale z pełną premedytacją, by pokazać inne elementy związane z wyceną robót poza zamówieniami publicznymi.

 

Sporo kosztorysów (zarówno inwestorskich, jak i ofertowych) wykonuję również dla wspólnot mieszkaniowych i innych instytucji nie zobowiązanych do stosowania ustawy Pzp. I tu o dziwo, często czuję się jakbym zatrzymał się w latach 90 zeszłego wieku. Nie miałbym nic przeciwko temu, gdyby nie to, że jednak lata lecą. Prawie wszystkie te kosztorysy muszą być wycenione w oparciu o Katalogi Nakładów Rzeczowych oraz w formie kosztorysu szczegółowego, z zachowaniem wszystkich zasad przedmiarowania, średnich stawek, narzutów, etc. Jeśli wyceniam na podstawie analizy indywidualnej, to kosztorys inwestorski jest zwracany i niewiele pomagają tłumaczenia, że jest to zdecydowanie lepsza wycena niż stosowanie na siłę analogii, które tak naprawdę pasują jak pięść do oka do przedmiotowej czynności roboczej. Jeszcze więcej cudów trzeba czasami dokonywać przy sporządzaniu kosztorysów ofertowych. Dla przykładu – przy dociepleniu elewacji należy zmienić system (producenta) jej wykonania, ale nie można już zmienić podstaw wyceny. Uprzejma Pani informuje, że tak nakazała komisja, a najlepiej to gdyby zrobić jeden kosztorys w paru technologiach. No i jeszcze potem należy pamiętać o negocjacjach. Sztuka w tym, żeby kosztorys wycenić na tyle nisko, by być zaproszonym do negocjacji, ale na tyle wysoko, by móc dać znaczny upust.

Nie sposób również pominąć znaczenia przedmiaru robót poza postępowaniami o udzielenie zamówienia publicznego, gdyż bardzo często stanowi on praktycznie jedyny opis przedmiotu zamówienia. Szczególnie w postępowaniach na roboty remontowe, gdy nie jest wymagane pozwolenie na budowę i zamawiający nie posiada dokumentacji projektowej, jedynym opisem przedmiotu zamówienia jest przedmiar robót lub przekazany potencjalnemu wykonawcy niewyceniony kosztorys. Ważne jest, by takie opracowanie dokładnie opisywało wszystkie czynności robocze. Szczegółowość ma tu spore znaczenie, gdyż niezależnie od rodzaju rozliczenia podstawą do określenia zakresu robót jest ich zestawienie sporządzone przez zamawiającego. Dobrym zwyczajem, bardzo pomocnym dla kosztorysantów, jest w takim przypadku szczegółowy opis każdej pozycji kosztorysowej, z uwzględnieniem parametrów lub nawet nazw własnych poszczególnych materiałów. Oczywiście poza zamówieniami publicznymi nie ma mowy o zakazie stosowania nazw i znaków towarowych, co jest często nadużywane przez projektantów i sprawia spory problem kosztorysantom.
Dla przykładu – jeden z wykonawców posiada około 60% zniżki u producenta na konkretny rodzaj grzejników. Zamawiający oczywiście zazwyczaj nie ma nic przeciwko temu, by wykonawca w kosztorysie ofertowym przedstawił swoją propozycję związaną z konkretnym producentem, szczególnie jeżeli wiąże się to ze sporymi oszczędnościami przy zachowaniu parametrów wejściowych. Jednakże to właśnie kosztorysant musi w takim przypadku wykazać się sporą wiedzą związaną z projektowaniem i dobrać odpowiednie urządzenia zamienne, o parametrach odpowiednich dla zaprojektowanej instalacji, co zdecydowanie wpływa na pracochłonność opracowania kosztorysu ofertowego.

W przypadku gdy nie mamy do czynienia z zamówieniami publicznymi, rozliczenia między stronami często prowadzone są na podstawie kosztorysu powykonawczego. Stosowna umowa regulująca sposób rozliczenia nie może przewidywać wszystkich robót i przypadków, dlatego często dochodzi do sporów między stronami. Dla przykładu – na ułożenie płytek, bądź naprawę dachów papą, mamy do wyboru co najmniej kilka katalogów, w których normy i nakłady (w szczególności robocizny) mogą różnić się nawet dwukrotnie. Kosztorysant wykonawcy, działając z należytą starannością i posiadający fachową wiedzę, oczywiście zawsze będzie stosował wysokie normy, zaś inspektor nadzoru będzie dbał o interes zamawiającego. Dlatego, gdy w umowie nie ma wyszczególnionych preferowanych KNR-ów, zazwyczaj dochodzi do sporu między stronami. Rozliczenie robót kosztorysem powykonawczym zwykle jest stosowane przy robotach remontowych i stanowi spore wyzwanie dla kosztorysantów, gdyż zakres prac często wykracza poza obecną bazę katalogów nakładów rzeczowych.

Reasumując, kosztorysowanie robót budowlanych poza sektorem zamówień publicznych, mimo ogólnej swobody kształtowania cen, ma się dobrze i stanowi podstawowe zajęcie kosztorysantów. Ważne, by każdorazowo dopasować formę, stopień agregacji wyceny do rzeczywistych potrzeb zarówno zamawiającego jak i wykonawcy. Spotkałem się nawet z takimi przypadkami, że kosztorysem ofertowym było oświadczenie wykonawcy (wpisane na przekazanym przez zamawiającego przedmiarze robót), że przedmiotowe roboty wykona za określoną kwotę. Jest to jak najbardziej prawidłowe rozwiązanie, skoro obie strony na to zgodziły się. Niestety, o ile w przypadku opracowania kosztorysów inwestorskich i przedmiarów robót w zamówieniach publicznych mamy stosowne regulacje prawne, to w pozostałych przypadkach kosztorysanci są zdani każdorazowo na „zachcianki” osoby lub instytucji zlecającej kosztorys – gdy będą wymagania, że wydruk ma być na seledynowym papierze, to ma być na seledynowym papierze i możemy jedynie spierać się o odcień. Wielokrotnie spotykałem się z "dziwnymi" wymaganiami, których nie można było do końca spełnić, nawet posiadając nowoczesny program kosztorysowy.

Zjawiskiem, na które każdy kosztorysant powinien bardzo uważać, jest często żądanie wykonania całości zamierzonych robót przy rozliczeniu ryczałtowym, bez dokumentacji projektowej, przy niewłaściwie opracowanym i przekazanym do wyceny przedmiarze robót. W takim przypadku, to na wykonawcy spoczywa odpowiedzialność przewidzenia robót, które są konieczne do wykonania zamówienia, a nie zostały ujęte w przedmiarze. Wszyscy znamy rzeczywistość - kosztorysant zazwyczaj nie wizytuje każdej budowy, przedmiar dostaje w ostatniej chwili i musi wykonać ofertę "na wczoraj". Niestety, wielu z nas miało już z tego powodu spore problemy, więc czasami lepiej nie przyjmować takiego zlecenia, niż później ponosić konsekwencje nienależytej wyceny. Z doświadczenia wiem, że im kosztorysant starszy (i nie chodzi tu o wiek, ale o doświadczenie), tym częściej odmawia wykonania nazwijmy to "szalonych" wycen robót budowlanych.

Na zakończenie jeszcze dwa słowa o katalogach nakładów rzeczowych. Przy ich stosowaniu nie należy zapominać, że większość z nich powstała na przełomie lat 80-tych i 90-tych ubiegłego wieku i nie do końca odpowiadają obecnym technologiom wykonania robót. Pamiętajmy zatem, by zawsze sprawdzić, czy uzyskana cena jednostkowa jest adekwatna do cen rynkowych.