Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Cena ofertowa, a kosztorys ofertowy

W ostatnich czasach sporo słyszymy o problemach z płatnościami przy rozliczeniu wykonanych, bądź wykonywanych robót budowlanych. Problem w większości dotyczy podwykonawców, którzy będąc na końcu "łańcuszka płatności" często nie mają szans na odzyskanie należności. Podwykonawcy biorący udział w kluczowych inwestycjach, takich jak autostrady czy stadiony, prawdopodobnie dzięki spec ustawom i powiedzmy "politycznej wadze" projektów mogą w przyszłości liczyć na zapłatę. Jest to jednak niewielki wycinek całości realizowanych w naszym kraju inwestycji bądź remontów, a przy pozostałych (szczególnie niewielkich robotach budowlanych) szanse na odzyskanie należności zdecydowanie maleją. W większości przyczyną takich sytuacji jest niedoszacowanie wartości robót na etapie składania oferty i przygotowania kosztorysu ofertowego oraz (a może nawet przede wszystkim) nadmierna chęć wygrania postępowania za wszelką cenę. Teraz pozostał już tylko jeden krok do stwierdzenia, że wszystkiemu winni są kosztorysanci.
Ale czy na pewno?

Oczywiście w ostatnim zdaniu zdrowo przejaskrawiłem tę winę kosztorysanta, ale z pełną premedytacją, by wyciągnąć "z kuchni kosztorysowania” pewne mity i fakty dotyczące przygotowania kosztorysu ofertowego. Opisane poniżej zjawiska występują przede wszystkim przy małych i średnich postępowaniach, gdy wykonawca opiera się na zewnętrznych firmach przygotowujących kosztorysy ofertowe.

Każdy wykonawca, zlecając opracowanie kosztorysu ofertowego, oczekuje od kosztorysanta czegoś, co w ostatnich czasach jest bardzo trudne, czyli - jak największej skuteczności w wygrywaniu przetargów przy zapewnieniu stosownego zysku. Sprawę dodatkowo komplikuje często wymagana przez zamawiających "obligatoryjność" katalogów nakładów rzeczowych. Jak więc obliczyć cenę ofertową tak, by wygrać postępowanie oraz nie narazić wykonawcy na "dofinansowywanie" inwestycji?
Prostej odpowiedzi oczywiście nie ma, a cała sztuka w tym, by prawidłowo określić koszty, jakie będzie musiał ponieść wykonawca w celu zrealizowania przedmiotu umowy. Jak wiemy, koszty robót budowlanych kształtuje generalnie wartość robocizny, materiałów oraz sprzętu.

W pierwszej kolejności należy określić koszty wszystkich materiałów, jakie będzie musiał ponieść wykonawca w celu wykonania zamówienia. Stosujemy tu zasadę Pareto[1] i szczególną uwagę zwracamy na dokładną wycenę tych materiałów, które "generują" wartość kosztorysu. Zgodnie z zasadą Pareto 20% materiałów generuje 80% wartości wszystkich materiałów. Sprawdzałem to na wielu inwestycjach i poza wyjątkami wynikającymi ze specyfiki zamówienia, zasada ta sprawdza się bardzo dobrze. Przyjmijmy, iż do wyceny kosztorysu ofertowego wprowadzamy na tym etapie właśnie te ceny, uzyskane z ofert hurtowni z uwzględnieniem wszystkich przynależnych wykonawcy upustów. Oczywistą sprawą jest konieczność ścisłej współpracy wykonawcy z kosztorysantem przy uzyskaniu ofert cenowych. Kosztorysant, szukający ofert na rynku bez udziału wykonawcy, uzyska jedynie upusty wynikające z ilości występujących w danym zamówieniu, zaś wykonawca działający na rynku od kliku lub nawet kilkunastu lat otrzyma w hurtowniach lub u producentów znacznie większe rabaty. Bez ich uwzględnienia wygranie postępowania jest bardzo trudne.

Po ustaleniu rzeczywistej wartości materiałów, w podobny sposób ustalamy wartość sprzętu. Jest to o tyle utrudnione, że często ceny rynkowe sprzętu zdecydowanie odbiegają od cen jednostkowych, które uzyskamy na podstawie katalogów nakładów rzeczowych i publikowanych cen czynników produkcji. Dla przykładu: wartość ustawienia i pracy szalunków wykopów, nawet przy założeniu że zostały policzone zgodnie z zasadami kosztorysowania, będą znacząco odbiegać od cen rynkowych za montaż oraz dzierżawę.

Ostatnią czynnością "pierwszego etapu" wyceny będzie określenie kosztów robocizny, jakie będzie musiał ponieść wykonawca w celu realizacji zamówienia. Zapominamy na tym etapie o nakładach, stawkach, narzutach i wszystkim, czego nauczyliśmy się kosztorysując od dawna roboty budowlane. Doświadczony wykonawca potrafi określić z dużą dokładnością ile czasu będzie wykonywał zamówienie, oraz jakim składem brygady roboczej. Na podstawie tych danych da się z dużą dokładnością określić koszty, jakie poniesie wykonawca na realizację zamówienia. Koszty te muszą uwzględniać nie tylko bezpośrednie wypłaty dla pracowników (w przypadku zatrudnienia na umowę o pracę), ale również koszty ubezpieczeń, urlopów, zwolnień, biura, etc. Po określeniu tych kosztów dopasowujemy stawkę robocizny tak, by łącznie z narzutami koszty robocizny wynikające z kosztorysu ofertowego były na poziomie kosztów rzeczywistych i prognozowanych[2].

W rezultacie "pierwszego etapu" opracowania kosztorysu ofertowego uzyskujemy koszty, jakie będzie musiał ponieść wykonawca realizujący zamówienie (uwzględniające robociznę, materiały i sprzęt). Ale czy na pewno?

Oczywiście, że nie. Takie błędne myślenie doprowadza właśnie do problemów wykonawców ze sfinansowaniem kosztów realizacji zamówienia. Jeżeli prawidłowo oszacowaliśmy koszty bezpośrednie, to musimy do nich doliczyć zarówno inflację, jak i koszty ryzyka.

Koszty inflacji, możemy pominąć przy realizacji małych robót budowlanych, które będą wykonane w ciągu miesiąca lub kilku miesięcy, gdyż są znikome. Problem zaczyna się przy większych inwestycjach lub remontach rozłożonych w czasie. W przypadku budów trwających rok lub nawet kilka lat, ceny czynników produkcji mogą wzrosnąć kilka, kilkanaście lub nawet kilkadziesiąt procent. Z takim wzrostem cen w ostatnich latach mieliśmy do czynienia szczególnie w branży drogowej. Pamiętamy również wcześniejsze, nawet dwukrotne wzrosty cen podstawowych materiałów ceramicznych, pokryć dachowych, etc. Część wzrostów cen ma charakter okresowy i sezonowy, co również można częściowo przewidzieć na etapie składania oferty. Prawidłowe określenie kosztów inflacji, szczególnie przy kilkuletnich inwestycjach wymaga sporego doświadczenia.

Koszty ryzyka są uzależnione przede wszystkim od rodzaju rozliczenia robót budowlanych. W sposób oczywisty najwyższe będą przy rozliczeniu ryczałtowym, gdyż wykonawca będzie musiał pokryć wszystkie koszty, nawet te, których nie przewidziano w chwili składania oferty, a są one konieczne do wykonania robót podstawowych. W przypadku rozliczenia kosztorysowego koszty ryzyka znacznie maleją.

Po dodaniu do kosztów bezpośrednich ryzyka i ewentualnej inflacji wykonawca otrzymuje informację o rzeczywistych kosztach, jakie będzie musiał ponieść na realizację zamówienia. Ostatnim ze składników, jaki musimy uwzględnić w cenie ofertowej jest spodziewany zysk na realizacji zamówienia. Możemy go określić procentowo, albo kwotowo w stosunku do całego zamówienia. Pamiętajmy, żeby nie uzależniać wyliczonej kwoty zysku od kosztów robocizny, sprzętu czy też materiałów. Na tym etapie określenia ceny ofertowej zapomnijmy o zasadach liczenia zysku w kosztorysowaniu, wzorach, etc. O zysku decyduje wykonawca, pamiętając o szansach na wygranie postępowania oraz biorąc pod uwagę inne czynniki. Dla przykładu jeden ze współpracujących wykonawców, specjalizujący się w dociepleniach elewacji ustala zupełnie inny zysk dla robót objętych 8% podatkiem VAT oraz inny dla tych samych robót objętych 23% podatkiem. Przyczyna leży zupełnie poza przedmiotem zamówienia, a wiąże się z rozliczeniami z urzędem skarbowym i możliwością "odbioru" skumulowanej nadpłaty podatku VAT.

Na tym etapie powinniśmy mieć już końcową cenę ofertową, na jaką powinien opiewać kosztorys ofertowy. Zastanawiamy się jeszcze nad innymi możliwymi kosztami wynikającymi ze specyfiki działalności wykonawcy (pozostałe koszty prowadzenia działalności, ewentualne koszty kredytów, gwarancji, etc.) lub przedmiotu zamówienia. Oczywiście rozbijamy je na realizowane roboty i uwzględniamy w cenie ofertowej.

Dopiero w tej chwili wracamy do kosztorysu ofertowego, który do tej pory opiewa na koszty bezpośrednie bez uwzględnienia inflacji, ryzyka, zysku i kosztów o których wspomniałem powyżej. Musimy dopasować wartość kosztorysu ofertowego do obliczonej przez nas ceny ofertowej. W pierwszej chwili można byłoby powiedzieć, że nie ma znaczenia czy podniesiemy robociznę, narzuty, czy procentowo ceny materiałów. Ważna jest przecież końcowa cena ofertowa.

Nic bardziej mylnego. Przeanalizować należy jeszcze umowę, możliwość udzielenia zamówień uzupełniających lub zasady na których będą udzielane zamówienia dodatkowe. Wykonawcy w większości przypadków opłaca się zachować wyższe „dane wejściowe” do kosztorysowania przyszłych robót nieujętych w ofercie.

Działając z należytą starannością opracowaliśmy kosztorys ofertowy, który powinien zagwarantować nam spore szanse na wygranie postępowania. Ale czy na pewno?

To pytanie, jeśli dobrze policzyłem, zadałem już trzykrotnie. Odpowiedź niestety tym razem nie jest taka prosta, z przewagą na nie. Niedawno przygotowywałem ofertę na kilkanaście milionów złotych - taka przeciętna, średnia robota budowlana. Z zachowaniem należytej staranności, z uwzględnieniem wszystkich czynności jakie opisałem, przygotowaliśmy kosztorys ofertowy. Przed złożeniem oferty wykonawca samodzielnie (posiadał kosztorys w wersji elektronicznej) obniżył cenę ofertową o kilkanaście procent. W moim mniemaniu wykonując taki ruch wiedział, że nie będę chciał brać udziału w takiej wycenie, oraz od razu brał pod uwagę niewywiązywanie się należyte z zobowiązań wobec podwykonawców, bądź inne pozaumowne oszczędności. O tym, jak to robić zgodnie z prawem, można byłoby napisać niejeden artykuł, ale nie to dzisiaj jest przedmiotem rozważań. Jak zwykle, gdy składamy z wykonawcą ofertę, zaraz po otwarciu ofert zadzwoniłem i ...... pierwszą rzeczą, o jakiej się dowiedziałem, to informacja, że przegraliśmy o około jeden milion złotych, a dopiero druga to fakt iż wykonawca dokonał bez mojej wiedzy ostatecznej korekty, o której wspominałem wcześniej. Współczując ewentualnym podwykonawcom na tej inwestycji, doszedłem do wniosku, że jednak wolę kosztorysować, niż potem realizować takie inwestycje.

Mam nadzieję, że trend ten się nie utrwali, bo coraz częściej wykonawcy nie chcą nawet rozmawiać o zysku z roboty budowlanej, a coraz częściej mówią o utrzymaniu firmy i tych "wartościowych" pracowników. Są jeszcze inne niepokojące objawy - coraz częściej dobrze mi znane firmy, które mają bardzo dobrze ugruntowaną markę oraz sporo zamówień, praktycznie bez większej reklamy czy startowania w przetargach - biorą w nich udział, składając oferty z minimalnym zyskiem. Są to naprawdę rzetelne firmy, o które bardzo zabiegano, często nawet trzeba było poczekać w kolejce na realizację zadania. Potwierdzają powyższe również najnowsze dane publikowane przez GUS pokazujące, że rentowność firm budowlanych spadła poniżej zera i ma przed sobą ten niebezpieczny znak "-". Jeśli dodamy jeszcze, że banki ostatnio przypatrują się bacznym okien na kredytowanie robót budowlanych i zapowiadają wdrożenie bardziej szczegółowych procedur finansowania, to przypomina się dobrze znany dialog z filmu Seksmisja - "ciemność widzę, widzę ciemność".

Reasumując, coraz trudniej wygrać postępowania przetargowe, nawet przy zachowaniu od lat sprawdzającej się procedury określenia ceny ofertowej. Wykonawcy mają coraz większy problem z zapewnieniem ciągłości pracy dla zatrudnionych pracowników. A kosztorysanci?
Ci, przynajmniej do tej pory, nie mogą raczej narzekać. Skoro statystyczny wykonawca musi złożyć przynajmniej dwa razy więcej ofert, to i kosztorysanci mają więcej roboty. Ceny za usługi kosztorysowe, co prawda nie rosną, ale pracy coraz więcej.

 

 

 

 

[1] Nazwa pochodzi od nazwiska włoskiego socjologa i ekonomisty Vilfredo Pareto, który na podstawie analizy danych statystycznych dochodów ludności we Włoszech w 1897 roku stwierdził, że 80% majątku Włoch jest w posiadaniu 20% mieszkańców kraju.

 

[2] Zapraszamy do zapoznania się ze stawkami robocizny publikowanymi w każdym numerze BzG w dziale „Informacje kosztowo-cenowe”.