Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.
Jak prawidłowo sporządzić kosztorys ofertowy w przypadku
składania oferty w postępowaniach o udzielenie zamówienia? Czy jest
to możliwe? Każdy, kto nabrał doświadczenia w kosztorysowaniu,
odpowie że oczywiście jak najbardziej jest to możliwe, a w dodatku
nie takie trudne. Ale czy zawsze i czy na pewno?
Nie mogłem oprzeć się, by nie opisać historii pewnego przetargu,
który odbył się w całkiem niedawno. Od razu zastrzegam, że to, co
opiszę, nie jest żadną zmyśloną historyjką, ale wydarzyło się
naprawdę, w kraju zwanym Polską, gdzie wszyscy się znają na
wszystkim i to najlepiej.
Jedna z gmin ogłosiła przetarg na termomodernizację kilku budynków -
całość połączona w jedno zamówienie realizowane sukcesywnie w 2013
roku. Nie muszę chyba mówić, że takie zamówienie przy obecnej
sytuacji na rynku jest niezwykle cenne dla każdej firmy budowlanej.
W związku z powyższym i zainteresowanie tym postępowaniem o
udzielenie zamówienia publicznego było niezwykle duże.
Zacznijmy jednak od początku. Po ściągnięciu ze strony zamawiającego
specyfikacji istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami
przystąpiłem do ich lektury. Notabene właśnie na tym etapie wielu
kosztorysantów popełnia podstawowy błąd, gdyż z powodu natłoku pracy
nie zapoznają się z całą dokumentacją przetargową. Co prawda forma
złożonej oferty nie stanowi już od dawna o możliwości jej
odrzucenia, jednak w przypadku kosztorysu ofertowego jest to bardzo
istotne i może stanowić o niezgodności treści oferty z treścią
specyfikacji. Krótko mówiąc – nie ma mowy o prawidłowym sporządzaniu
kosztorysu ofertowego w zamówieniach publicznych bez zapoznania się
z postanowieniami obydwu specyfikacji - zarówno istotnych warunków
zamówienia jak też wykonania i odbioru robót budowlanych.
Wracając do naszego postępowania – w SIWZ załączono kilka
przedmiarów robót - po jednym na każdy budynek, oraz określono
rodzaj rozliczenia na rozliczenie ryczałtowe. W formularzu cenowym
należało podać cenę za każdy z budynków i nic więcej na temat
kosztorysu ofertowego w specyfikacji nie znalazłem. Po sprawdzeniu
za pomocą narzędzia do wyszukiwania w tekście, znalazłem bardzo
ważną informację tam, gdzie jej wcale nie szukałem - w dziale
informującym o formalnościach jakie ma dopełnić wykonawca przed
podpisaniem umowy znalazłem zapis zobowiązujący do przedstawienia
kosztorysu ofertowego, ale dopiero na etapie podpisania umowy. Coraz
bardziej zaczynała mi się podobać organizacja tego postępowania. W
fajny sposób "przemycono" kosztorys ofertowy tak, by nie był
elementem oferty, często podważanym przez konkurencję wykonawcy
który złożył ofertę najkorzystniejszą, ale z drugiej strony był
dokumentem wiążącym dla obu stron. Nie będę tutaj zastanawiał się
nad poprawnością takiego rozwiązania, bo zgodnie z postanowieniami
ustawy Pzp do umowy nie wolno wprowadzać postanowień niewynikających
ze specyfikacji istotnych warunków zamówienia oraz oferty, ale
spotkałem się z tym nie po raz pierwszy i o żadnych zarzutach z tego
powodu nie słyszałem.
Wszystko wydawało się dobrze przemyślane, ale jedynie do czasu,
kiedy zaczęły napływać pytania. I tak jednym z pierwszych było
pytanie o ten nieszczęsny kosztorys ofertowy. Pytający nie czytał
pewnie rozdziału o formalnościach jakie powinien dopełnić wykonawca
i chciał od zamawiającego potwierdzenia, że kosztorys ofertowy nie
jest wymagany w tym postępowaniu. Zamawiający, o zgrozo, stwierdził
w odpowiedzi, że kosztorys ofertowy jest wymagany i powinien zostać
złożony wraz z ofertą. Rozwiązało to worek z kolejnymi pytaniami
dotyczącymi sposobu przygotowania kosztorysu ofertowego.
Zamawiający, zapominając prawdopodobnie o przyjętym rozliczeniu
ryczałtowym, w udzielanych odpowiedziach wymagał opracowania
kosztorysu ofertowego ściśle na podstawie przedmiarów robót i
załączenia szczegółowego wydruku kosztorysu do oferty. Pytany dalej
czy w takim razie podstawy wyceny przyjęte w przedmiarze robót są
obowiązujące, zamawiający odpowiedział, aby w kosztorysie ofertowym
przyjąć dokładnie takie same podstawy wyceny i ilości jak w
przedmiarze robót oraz zaznaczył, że będzie to szczegółowo
weryfikował przy sprawdzaniu poprawności złożonych ofert.
Dobrze, że nie jestem wielbicielem scyzoryków szwajcarskich, bo
pewnie gdybym miał taki przy sobie to dokonałbym samookaleczenia.
Większość odpowiedzi była udzielona na kilka dni przed terminem
składania ofert, a zamawiający uznał je chyba za oczywiste i mało
istotne, bo o zmianie terminu nie było też mowy. Najciekawsza jednak
była odpowiedź zamawiającego na pytanie zadane w konsekwencji
postawienia wymogu obligatoryjności przyjętych podstaw wyceny.
Przedmiar robót sporządzony był w jednym z mało znanych programów
kosztorysowych, a około 30% podstaw stanowiły trudne do
rozszyfrowania ciągi liter i cyfr, stanowiące prawdopodobnie wyceny
własne kosztorysanta, zapisane w bazie według własnej systematyki.
Tak więc na pytanie z prośbą o rozszyfrowanie tych podstaw wyceny
zamawiający odpowiedział, że opracowano je na podstawie KNR, KNR-I,
KW, itp. itp. .....
Nie miałem już dalej wątpliwości, że w tym postępowaniu "pożyczono"
od kogoś dobry wzór specyfikacji, natomiast dalej na pytania
dotyczące kosztorysu odpowiadała osoba niemająca o tym żadnego
pojęcia, a na pytania ważne dla całej procedury odpowiadała osoba,
która zupełnie nie rozumiała co oznacza i z czym się wiąże
rozliczenie ryczałtowe. Doszliśmy bowiem do momentu, gdy jako
kosztorysant z 25-letnim stażem i to wcale nie w piekarni, a w
kosztorysowaniu nie potrafiłem zrobić "prawidłowo" kosztorysu
ofertowego. Przy czym przez pojęcie "prawidłowo" wcale nie rozumiem
„zgodnie ze sztuką”, a zgodnie z wymaganiami zamawiającego.
Gdy Pan Robert - właściciel firmy, dla której przygotowywałem
kosztorys ofertowy, zapytał jak to w takim razie widzę, udałem
wróżkę Semirę i widziałem jedynie "ciemne chmury".
Nadszedł jednak dzień otwarcia ofert. Wykonawcy, jak to było do
przewidzenia, dopisali a zamawiający otrzymał kilkanaście ofert.
Oferty były bardzo opasłe, co załatwiły chociażby szczegółowe
kosztorysy ofertowe po kilkaset pozycji. Zgodnie z naszym
przysłowiem "Jak sobie pościelisz tak się wyśpisz" – już
widziałem oczami wyobraźni, jak zamawiający będzie weryfikował tych
kilkanaście kosztorysów wedle ustalonych przez siebie zasad.
Z uwagi na fakt, że złożyliśmy ofertę najkorzystniejszą cenowo,
miałem informacje co dzieje się u zamawiającego w trakcie
sprawdzania ofert. Pan Robert odbierał dziennie kilka telefonów z
pytaniami, czemu tak a nie inaczej w kosztorysie ofertowym
wyceniliśmy, a czemu taka podstawa wyceny, a nie inna, itp. itd... Z
rozmów z zamawiającym można było bez trudu wywnioskować, że nie
tylko nie są w stanie zweryfikować tych kilkunastu opasłych
kosztorysów ofertowych, ale również nie wiedzą co dalej z tym
zrobić. Czarę goryczy dopełnił kolejny w kolejce po zamówienie
wykonawca, który zjawił się u zamawiającego, sfotografował całą
naszą ofertę i oświadczył, że on się na pewno będzie odwoływał,
jeżeli nasza oferta nie zostanie odrzucona. Nasze oględziny innych
ofert potwierdziły fakt, że w tym przypadku niemożliwe było
spełnienie wszystkich wymagań zamawiającego wynikających z
odpowiedzi na pytania.
Całość jednak (przynajmniej na razie) skończyła się bardzo dobrze -
zarówno dla Pana Roberta jak i dla zamawiającego, który nie wiedząc
co dalej z tym "wylanym mlekiem" zrobić, przypomniał sobie, że on
przecież zastosował rozliczenie ryczałtowe. Postanowił więc nic z
kosztorysami ofertowymi nie robić i przyjąć ryczałtowe zobowiązanie
ofertowe. Na tym etapie rozwiązanie chyba jedyne, lecz na pewno
niezgodne z treścią odpowiedzi na pytania wykonawców. Co do litery
prawa są to sprawy dyskusyjne i zawsze decydują przede wszystkim
zapisy, jakie zamawiający zawarł w specyfikacji istotnych warunków
zamówienia oraz w odpowiedziach na pytania wykonawców.
Umowa została podpisana, odwołania ze strony drugiego wykonawcy nie
było (notabene w jego kosztorysie ofertowym znaleźliśmy jeszcze
więcej "odstępstw" od wytycznych zamawiającego), a prawidłowość
całego postępowania mogą podważyć już jedynie organa kontrolne.
Zastanawia mnie tylko komu będzie się chciało przebijać przez
tysiące zadrukowanych drobnym maczkiem stron.
Jak w takim razie prawidłowo sporządzić kosztorys ofertowy w
zamówieniach publicznych? Odpowiedź jest jedna - zgodnie z
wytycznymi zamawiającego, pamiętając o tym, że nieprawidłowe jego
sporządzenie może stanowić podstawę do odrzucenia oferty oraz że
tego dokumentu nie da się uzupełnić po terminie składania ofert.
Ponadto w przypadku jakichkolwiek wątpliwości należy z uporem
maniaka "nękać" zamawiającego pytaniami, licząc na to, że odpowiedzi
będzie pisała osoba, która przynajmniej w stopniu podstawowym będzie
miała pojęcie o tym co pisze.
A jak prawidłowo przygotować wytyczne do sporządzenia kosztorysu
ofertowego? To już osobna historia i temat nie tylko na kolejny
artykuł, ale nawet jeśli nie na konferencję to przynajmniej na
warsztaty. Najważniejsze, to pamiętać o ciągu przyczynowo-skutkowym
i o tym, że pewne wytyczne powinny się nawzajem wykluczać. Dla
przykładu, moim zdaniem, rozliczenie ryczałtowe wyklucza kosztorys
ofertowy w wersji szczegółowej. Oczywiście nie jest to zabronione,
ale sprzeczne ze zdrową logiką i późniejszymi problemami z oceną i
porównaniem ofert.