Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Dialog techniczny w zamówieniach publicznych

Prawo zamówień publicznych nie zawiera definicji dialogu technicznego. Dialog techniczny[1] jest instrumentem pomocniczym, który zamawiający może wykorzystać przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia. Zamawiający przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia może poinformować wykonawców o planach i oczekiwaniach dotyczących planowanego zamówienia, w szczególności może przeprowadzić rozmowy, konsultacje, skorzystać z doradztwa, pozyskać niezbędne informacje z rynku podmiotów działających w systemie zamówień publicznych. Podmiotami, do których zwraca się zamawiający, mogą być eksperci, organy władzy publicznej, wykonawcy.

Tematem dialogu technicznego są informacje niezbędne do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy. W tym celu zamawiający mogą np. szukać lub korzystać z doradztwa niezależnych ekspertów lub władz albo uczestników rynku. Celem tego doradztwa jest przede wszystkim lepsze przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia i poinformowanie przedsiębiorstw działających na właściwym rynku o planowanym zamówieniu.

Wykorzystanie wiedzy nabytej w trakcie dialogu przy planowaniu i przeprowadzaniu postępowania o udzielenie zamówienia nie może prowadzić do zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad niedyskryminacji i przejrzystości.

 

Dialog techniczny nie jest trybem udzielenia zamówienia. Dialog może poprzedzić wszczęcie postępowania w wybranym przez zamawiającego trybie, jeżeli zamawiający uzna, że konieczne są dodatkowe informacje do jego wszczęcia.

Dialog techniczny należy prowadzić w sposób zapewniający:

1. zachowanie uczciwej konkurencji oraz

2. równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań.

 

W celu zapewnienia udziału w dialogu jak najszerszej liczby uczestników zamawiający zamieszcza informację o zamiarze przeprowadzenia dialogu oraz o jego przedmiocie na stronie internetowej.

Pzp nie określa jaki zakres informacji dotyczących dialogu zamawiający powinien zamieścić na stronie internetowej. Jako minimum informacje te winny obejmować:

1. przedmiot i cel dialogu,

2. informację jakiego planowanego postępowania dotyczy dialog,

3. krótkie wskazanie adresatów dialogu, czyli podmiotów z którymi zamawiający chciałby prowadzić dialog,

4. zasady prowadzenia dialogu,

5. tematy, które zamawiający chciałby omówić w trakcie dialogu,

6. terminy prowadzenia dialogu,

7. dane kontaktowe w sprawie dialogu,

8. wskazanie miejsca w którym uczestnicy mogą pozyskać dodatkowe informacje nt. dialogu,

9. określenie sposobu zgłoszenia chęci uczestnictwa w dialogu

- a także informację, że przeprowadzenie dialogu technicznego nie zobowiązuje zamawiającego do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczył dialog.

 

Ustawa Pzp nie zawiera obowiązku opracowania regulaminu prowadzenia dialogu, pozostawia tę decyzję zamawiającemu. To oznacza, że zamawiający wszystkie informacje związane z prowadzonym dialogiem może podać w informacji ogłaszającej dialog.[2]

Dialog rozpoczyna się od przyjęcia zgłoszeń od zainteresowanych uczestników. Zgłoszenia złożone w miejscu i terminie wskazanym w informacji o dialogu zamieszczonej na stronie internetowej posłużą zamawiającemu do ustalenia uczestników dialogu i opracowania harmonogramu spotkań i zaproszeń do dialogu.

Pzp nie określa jak należy prowadzić dialog. Wymaga jednak, aby był on prowadzony w sposób nienaruszający uczciwej konkurencji oraz zapewniający równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań.

Dialog w praktyce prowadzony jest w języku polskim. W przypadku informacji przekazywanych w innym języku, można zobowiązać uczestników dialogu do tłumaczenia przekazywanych informacji na język polski. Zamawiający powinien zapewnić, aby nie ujawnić w toku dialogu ani po jego zakończeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli uczestnik zastrzegł, że przekazywane przez niego informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą być udostępniane innym podmiotom.

Formę dialogu określa zamawiający. Mogą to być indywidualne spotkania z uczestnikami albo spotkania grupowe. Można dopuścić, aby część informacji uczestnicy przekazywali w korespondencji w postaci pisemnej lub elektronicznej.

Ilość spotkań dialogowych uzależniona jest od przebiegu dialogu. Zamawiający prowadzi dialog do osiągnięcia jego celu, tj. uzyskania informacji w zakresie niezbędnym do przygotowania lub zweryfikowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub warunków umowy.

 

Z przebiegu dialogu zamawiający prowadzi dokumentację, na którą składają się co najmniej: lista uczestników dialogu, protokoły ze spotkań, materiały przekazane i uzyskane od uczestników dialogu. Dokumentacja z dialogu posłuży zamawiającemu do wszczęcia planowanego postępowania o udzielenie zamówienia. Zamawiający powinien także sporządzić informację nt. wpływu dialogu technicznego na opis przedmiotu zamówienia, SIWZ lub warunki umowy, która zostanie zamieszczona przez zamawiającego jako element protokołu postępowania poprzedzonego dialogiem (art. 96 ust.2a).

O zakończeniu dialogu zamawiający niezwłocznie informuje jego uczestników zamieszczając informację na swojej stronie internetowej.

Uczestnicy dialogu ponoszą wszelkie koszty powstałe w związku z przygotowaniem do udziału i udziałem w dialogu. Uczestnikom dialogu nie przysługują żadne roszczenia w stosunku do zamawiającego, w tym w szczególności z tytułu zwrotu kosztów przygotowania do udziału i udziału w dialogu. Uczestnikom dialogu i innym podmiotom nie przysługują środki odwoławcze określone w Pzp.

Zamawiający jest zobligowany, aby wykonawcy zainteresowani postępowaniem uzyskali informację o tym czy było ono poprzedzone dialogiem technicznym, kto w nim uczestniczył i jaki był wpływ informacji uzyskanych w dialogu na wszczynane postępowanie (art. 31c „Zamawiający zamieszcza informację o zastosowaniu dialogu technicznego w ogłoszeniu o zamówieniu, którego dotyczył dialog techniczny”). Dodatkowo, informacja o przeprowadzeniu dialogu technicznego, o podmiotach, które uczestniczyły w dialogu technicznym, oraz o wpływie dialogu technicznego na opis przedmiotu zamówienia, specyfikację istotnych warunków zamówienia lub warunki umowy jest zamieszczana przez zamawiającego jako element protokołu postępowania, które poprzedzono dialogiem (art. 96 ust. 2a).

Aby zapobiec zakłóceniu konkurencji zamawiający ma obowiązek w postępowaniu poprzedzonym dialogiem przekazać pozostałym wykonawcom informacje, które uzyskał i przekazał podczas prowadzenia tego dialogu oraz wyznaczyć odpowiednio długi termin na złożenie ofert. Zamawiający musi również wykazać w protokole postępowania środki, które zastosował w celu zapobieżenia zakłóceniu konkurencji poprzez dopuszczenie do złożenia ofert przez wykonawców wcześniejszych uczestników dialogu.

Obowiązek ten dotyczy w szczególności postępowań, jeżeli istnieje możliwość, że o udzielenie zamówienia będzie ubiegał się podmiot, który uczestniczył w przygotowaniu postępowania o udzielenie tego zamówienia - za takie uczestniczenie uznaje się udział w dialogu (art. 31d).

 

Wykonawcy, którzy brali udział w dialogu technicznym, mogą następnie wziąć udział w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, które ten dialog poprzedzał.

Uczestników dialogu ubiegających się o zamówienie, którego wszczęcie poprzedziło zastosowanie dialogu, zamawiający traktuje jak wykonawców, którzy brali udział w przygotowaniu tego postępowania. W przypadku zaistnienia takiej sytuacji to na zamawiającym ciąży obowiązek zapewnienia, aby udział takiego wykonawcy lub wykonawców nie naruszał zasad równego traktowania i uczciwej konkurencji. Obok przekazania informacji uzyskanych w trakcie dialogu wykonawcom ubiegającym się o zamówienie, zamawiający musi dodatkowo sprawdzić czy udział uczestnika dialogu nie zakłóca konkurencji. Jeżeli zakłóca - zamawiający wyklucza wykonawcę z postępowania. Jednak przed wykluczeniem wykonawcy, zamawiający jest zobowiązany zapewnić mu możliwość udowodnienia, że jego udział w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia nie zakłóci konkurencji.

 

Dialog techniczny ulegnie niewielkiej modyfikacji w nowym Prawie zamówień publicznych, przede wszystkim ulegnie zmianie jego nazwa – od 2021 r. będą to „wstępne konsultacje rynkowe”. Zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia, będzie mógł przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe w celu przygotowania postępowania i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia. Informację o zamiarze przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych oraz o ich przedmiocie zamawiający zamieści na swojej stronie internetowej. W ramach konsultacji rynkowych zamawiający będzie mógł korzystać z doradztwa niezależnych ekspertów będących specjalistami w danej branży, organów administracji publicznej, które mogą dostarczyć potrzebnych informacji, oraz uczestników rynku, w tym izb branżowych i potencjalnych wykonawców. Doradztwo to może być wykorzystane przy planowaniu, przygotowaniu lub przeprowadzaniu postępowania o udzielenie zamówienia, pod warunkiem że nie powoduje to zakłócenia konkurencji ani naruszenia zasad równego traktowania wykonawców i przejrzystości. Po zakończeniu konsultacji zamawiający zamieści informację o przeprowadzeniu wstępnych konsultacji rynkowych w ogłoszeniu o zamówieniu. Nowa ustawa, w celu jednoznacznego określenia sytuacji, w których wykonawca zaangażowany w konsultacje rynkowe może być wykluczony z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, wprowadza zasadę, iż taki wykonawca może być wykluczony tylko wówczas, gdy zakłócenie konkurencji spowodowane jego udziałem w postępowaniu nie może być wyeliminowane w inny sposób. Dodatkowo ustawa przewiduje, że przed wykluczeniem wykonawcy na takiej podstawie zamawiający powinien umożliwić mu udowodnienie, że jego zaangażowanie w przygotowanie postępowania nie zakłóci konkurencji.

 

Ze Sprawozdania o funkcjonowaniu systemu zamówień publicznych w 2018 r. przygotowanego przez Urząd Zamówień Publicznych wynika, że w roku 2018 zamawiający poinformowali o zastosowaniu dialogu technicznego w 231 ogłoszeniach o zamówieniu opublikowanych w Biuletynie Zamówień Publicznych, co stanowiło 0,18% ogółu ogłoszeń. Dla porównania: w roku 2017 dialog techniczny zastosowano w 429 postępowaniach (0,35%), w roku 2016 – w 193 postępowaniach (0,18%), a w roku 2015 – w 240 postępowaniach (0,21%).

Najwięcej postępowań poprzedzonych dialogiem technicznym w 2018 roku dotyczyło dostaw – 90 ogłoszeń (0,21% ogłoszeń o zamówieniu na dostawy); w roku 2017 – 134, w 2016 – 75, a w 2015 – 124. Dialog techniczny przeprowadzono w 72 postępowaniach na usługi (0,23%); w 2017 – 123, w 2016 – 76, a w 2015 – 77. Roboty budowlane były poprzedzone dialogiem technicznym w 69 przypadkach (0,12%); w 2017 – 172, w 2016 – 42, a w 2015 – 39.

 

Zobaczymy, czy zmiany w nowym akcie prawnym przyczynią się do zwiększenia zainteresowania tym instrumentem zdobywania wiedzy.

 

 

 

 

[1] (przypis redakcji) – patrz też:
E. Wiktorowska „Dialog techniczny” cz.1 i 2, BzG 3,4/2013
G. Bednarczyk „Praktyczne uwagi o dialogu technicznym”, BzG 2/2016
G. Bednarczyk „Ustna komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcą”, BzG 1/2020

[2] Na stronie UZP zamawiający może zapoznać się z Wzorcowymi dokumentami dotyczącymi dialogu technicznego takimi jak:

1) Regulamin przeprowadzania dialogu technicznego

2) Ogłoszenie o dialogu technicznym

3) Zgłoszenie do udziału w dialogu technicznym

     https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/wzorcowe-dokumenty/wzorcowe-dokumenty-dotyczace-dialogu-technicznego