Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Informatyka w budownictwie - szanse i zagrożenia

Rosnąca konkurencja na rynku usług budowlanych sprawia, iż realną szansę przetrwania mają na nim jedynie firmy zarządzane najsprawniej. Powszechnie uważa się, iż jednym ze skuteczniejszych sposobów pozwalających na poprawę własnej konkurencyjności jest możliwie najpełniejsza informatyzacja procesów biznesowych. Problem jednak w tym, że większości firm budowlanych nie stać na aplikowanie sobie bardziej złożonych i dość kosztownych rozwiązań klasy ERP, gdyż zazwyczaj ich pierwotna funkcjonalność nijak się nie ma do potrzeb tej akurat branży, a to z kolei oznacza, iż całe przedsięwzięcie może być obarczone znacznym ryzykiem inwestycyjnym.

 

Problem

 

Na początku lat dziewięćdziesiątych zespoły kierownicze bardzo wielu firm budowlanych trudno było przekonać do zakupu choćby najprostszego systemu informatycznego. Obecnie, choć nikt już nie kwestionuje konieczności ich zakupu, głównym problemem wydaje się być wśród menedżerów brak jasno sprecyzowanych koncepcji efektywnego wykorzystania już posiadanych narzędzi. W dodatku przyzwyczajenia do tradycyjnego, mało wydajnego organizowania budów są w naszym kraju nadal dość silne, w efekcie czego, przygotowywanie ofert, planowanie procesów produkcyjnych oraz rozliczanie prac odbywa się w sposób co najmniej "intuicyjny", co należy rozumieć jako "w głowie" lub ręcznie, z nieznacznym tylko wykorzystaniem nowoczesnych narzędzi informatycznych.

 

A przecież analizując działalność typowej firmy budowlanej z łatwością zauważymy, że obejmuje ona kilka różnych, choć łączących się z sobą obszarów działalności. Należą do nich: marketing, zarządzanie zasobami ludzkimi i finansami, logistyka, oraz ogólnie rzecz biorąc, działania związane z przygotowaniem i realizacją produkcji. Zazwyczaj w firmach takich części produkcyjna i logistyczna postrzegane są jako najważniejsze, z uwagi na fakt, iż ich menedżerom trudno przecenić rolę programów, które wspomagają sporządzanie kosztorysów i rozliczanie robót, zapewniając jednocześnie kontrolę nad magazynem oraz umożliwiając optymalizację czasu pracy pracowników.

 

Zwróćmy jednak uwagę, iż dopiero połączenie funkcji tych aplikacji z oprogramowaniem finansowym i raportującym, obsługą kadr i płac, systemem wspomagającym sporządzanie dokumentów do zamówień publicznych, narzędziami pozwalającymi na komunikację z zaprzyjaźnionymi biurami projektowymi, dostawcami, bankami, itd. może wnieść do naszej firmy zupełnie nową wartość - umożliwić stworzenie systemu oferującego więcej niż wskazywałaby na to suma funkcji poszczególnych jego elementów składowych.

 

Czy system o takiej strukturze i funkcjonalności musi okazać się dla wielu przedsiębiorców na obecnym etapie rozwoju ich firm zbyt kosztowny bądź trudny w implementacji - niekoniecznie. Dobrym przykładem ilustrującym tę tezę jest system Capital, opracowany przez firmę Athenasoft - lidera krajowego rynku oprogramowania przeznaczonego dla budownictwa.

 

Rozwiązanie

 

Zacznijmy może od tego, że opisywany system, oprócz programów obecnych w każdym systemie do zarządzania firmą, takich jak księgowość, magazyn, sprzedaż, CRM itp. zawiera moduły niezbędne w procesie zarządzania przedsięwzięciami budowlanymi, a więc kosztorysowanie, planowanie i harmonogramowanie prac, wystawianie zamówień na materiały i sprzęt, kontrolę realizacji zadań, kontrolę kosztów pracy ludzi i maszyn oraz narzędzia wspomagające analizowanie rentowności przedsięwzięć. Jest to przy tym system zintegrowany, więc dane wprowadza się do niego tylko raz, a wykorzystuje wszędzie gdzie zachodzi potrzeba, jest to także system sieciowy, w którym nie ma problemów z ilością stanowisk, wielkością baz danych, czy też korzystaniem z Internetu.

 

Podczas pracy Capital udostępnia między innymi narzędzia wspomagające: wycenianie kosztorysów realizowane przez program Norma Pro w oparciu o ceny z własnego magazynu i serwisu Intercenbud, automatyczną zamianę kosztorysu na harmonogram realizowaną przez nakładkę ATH Project, automatyczne przenoszenie harmonogramów (lub kosztorysów) do modułu Projekty, kontrolowanie kosztów materiałowych według budżetów lub w rozbiciu na etapy budowy metodą ABC (Activity Based Costing), wykrywanie opóźnień w terminach realizacji zadań (MS Project, Planista) i wykrywanie nieprzewidzianych lub zbyt wysokich kosztów realizacji zadań oraz obsługę wystawiania zapotrzebowań, w tym zamawianie i dostarczanie materiałów na plac budowy na podstawie danych pochodzących z kosztorysu lub harmonogramu.

 

Do tego dochodzi jeszcze możliwość wyszukiwania dostawców i pobierania cen materiałów z serwisu Intercenbud, opracowywania szablonów procesów i działań, kontrolowania stanu ich realizacji, tworzenia zakładowych baz wiedzy (np.: norm zakładowych w NORMA PRO, lub bazy ofert systemu CAPITAL), wspomagania działania systemu jakości ISO poprzez zapis dokumentów, notowanie zdarzeń i korespondencji w formie elektronicznej w bazie danych pochodzących z modułu Projekty), a także możliwość definiowania zamienników do zasobów harmonogramu, realizowania przelewów elektronicznych do różnych systemów bankowych i generowania raportów, zawierających m.in.: prognozy finansowe, stany realizacji i wyniki finansowe projektów, zestawienia zużycia materiałów, bilans, rachunek wyników, wskaźniki ekonomiczne oraz wiele innych elementów definiowanych przez użytkownika. Słowem niemal wszystko, co wspomagać może działania firmy budowlanej począwszy od pozyskiwania, a na rozliczeniu całości inwestycji kończąc.

 

W praktyce

 

Przykładem ilustrującym możliwości zastosowania systemu Capital w praktyce jest zrealizowana już implementacja kompleksowego systemu informatycznego w zatrudniającej ok. 150 osób firmie GOBI (nazwa firmy została zmieniona). Podstawową działalnością tego przedsiębiorstwa jest budowa obiektów użytkowych, takich jak szkoły, strażnice, itd., których realizuje się w ciągu roku do 50-ciu sztuk. Ponadto firma ta posiada własną betoniarnię i warsztat-stolarnię, które wytwarzają wyroby na użytek własny oraz na sprzedaż, przy czym ta ostatnia dotyczy głównie dostarczania betonu i jest traktowana przez kierownictwo raczej jako działalność uboczna.

 

Inwestor ten zakupił system Capital na 8 stanowisk komputerowych, 3 programy kosztorysowe Norma Pro oraz 2 licencje na korzystanie z programu MS Project z ATH Project. W efekcie wdrożenia system Capital został zainstalowany w dziale księgowości materiałowej i finansowej (3 stanowiska), zaopatrzenia (2 stanowiska), przygotowania produkcji (2 stanowiska) oraz u Prezesa Zarządu, zaś oprogramowanie do kosztorysowania i harmonogramowania prac znalazło zastosowanie tylko w dziale przygotowania produkcji.

 

Na początku całość wykorzystywana miała być niemal wyłącznie do usprawnienia wymiany informacji między działem przygotowania produkcji i działem zaopatrzenia, a w drugiej kolejności także z działem księgowości materiałowej i finansowej, gdyż pracownicy tych akurat działów korzystali już z jakichś programów komputerowych, lecz były to aplikacje odrębne, które nie wymieniały danych między sobą.

 

W efekcie realizacji kolejnych etapów dział oferowania i przygotowania produkcji zajmuje się obecnie wyszukiwaniem informacji o planowanych budowach, a następnie dokonuje ich analizy i przygotowuje wstępną ofertę, przy tworzeniu kosztorysu ofertowego w programie Norma PRO, posiłkując się cenami otrzymanymi bezpośrednio z działu zaopatrzenia, cenami z bazy Intercenbud lub innych baz cenowych. Jeśli przygotowana oferta wygrywa, w systemie Capital zakładany jest projekt-budowa. Dział przygotowania produkcji sporządza harmonogram w MS Project i poprzez nakładkę ATH Project zapisuje go w odpowiednim folderze na serwerze sieci dotyczącym danej budowy.

 

Oprócz harmonogramu, na serwerze tym zapisywane są także pliki zapotrzebowania (ZAP), które zaopatrzeniowiec wczytuje do projektu a następnie przechodzi do jego realizacji. System przy tym automatycznie sprawdza dostępność potrzebnych materiałów w magazynie i na brakujące materiały wysyła zamówienia do dostawców korzystając z tzw. funkcji realizacji zapotrzebowań. Na podstawie tych zamówień księgowość materiałowa generuje odpowiednie faktury zakupu i dokumenty magazynowe (dla każdego rodzaju kosztu utworzony jest nowy rodzaj dokumentu - zakup kosztowy, zakup materiału do warsztatu, zakup materiału do betoniarni, zakup materiałów budowlanych, zakup materiałów transportowych, usług podwykonawczych, itd.), a następnie zamówione towary przyjmowane są bezpośrednio na plac budowy lub przechodzą przez magazyn główny.

 

Dla każdej budowy są przy tym definiowane 3 magazyny: materiałów budowlanych, wyrobów z betoniarni i wyrobów stolarni. Ponadto dla betoniarni i warsztatów prowadzone są także magazyny materiałów i wyrobów. W efekcie stany materiałów na budowach są na bieżąco sprawdzane za pomocą automatycznie generowanego raportu "Stany magazynowe", a controling kosztów prowadzony może być bezpośrednio w księgowości, gdyż udostępniane tam raporty dzięki odpowiedniej budowie zespołu 5 planu kont w programie finansowo-księgowym, na bieżąco prezentują szczegółowe informacje o kosztach.

 

Podsumowując, w chwili obecnej tj. po 6 miesiącach od zakupu systemu, inwestor ten uzyskał korzyść, polegającą na usprawnieniu wymiany informacji między współpracującymi ze sobą działami, gdyż zlikwidowane zostały trzy miejsca, w których te same informacje, pochodzące z działu przygotowania produkcji, wprowadzane były ręcznie (zaopatrzenie, magazyn, księgowość). Ponadto personelowi nieprodukcyjnemu zdecydowanie ubyło mało efektywnych zajęć, dokumentacja biznesowa wykazuje mniej błędów, zaś kadra zarządzająca dzięki lepszemu wglądowi w przebieg rzeczywiście zachodzących procesów oraz zjawisk gospodarczych może sprawniej zarządzać przedsiębiorstwem. Co więcej, ponieważ wdrożenie to zrealizowane zostało w sposób nieomal niezauważalny dla prowadzonego w GOBI biznesu, całość okazała się trafioną, niezbyt kosztowną oraz bezpieczną inwestycją.

 

Na marginesie

 

Każdy, kto kiedyś remontował stary dom wie, że prościej byłoby wybudować nowe osiedle. Informatyzacja działającego przedsiębiorstwa zawsze jest związana z remontem. Niezależnie od stosowanych narzędzi czy poniesionych nakładów każde wdrożenie nowego systemu informatycznego wymaga w tej sytuacji dokładnego planu pracy i jego konsekwentnej realizacji. Ogólnie rzecz biorąc można przyjąć jedną z dwóch strategii: "nowy system branżowy", gdy zakładamy, że zaproponowane nam rozwiązanie będzie bazowało na typowym dla naszej branży modelu, więc koszty związane z jego adaptacją do naszych przyzwyczajeń i panujących metod realizacji podstawowych procesów będą stosunkowo niskie oraz "nowy system dedykowany", gdy zakładamy, że zaproponowane nam rozwiązanie będzie tworzone, bądź dostosowywane wyłącznie do naszych potrzeb, a więc gotowi jesteśmy ponieść dodatkowe ryzyko oraz koszty wyłącznie po to, by ochronić obecnie istniejące w naszej firmie procedury i procesy, o których wartości jesteśmy dogłębnie przekonani.

 

W sytuacji gdy zdecydujemy się na koncepcję "nowy system branżowy", możemy myśleć o realizacji szybkich wdrożeń, zarówno obejmujących fragmenty docelowego zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, jak i jego całości, gdyż na rynku istnieją firmy i systemy, które umożliwiają, w oparciu o sprawdzone modele branżowe i stosowaną technologię, przeprowadzanie stosunkowo krótkotrwałych projektów. W przypadku jednak, gdy zdecydujemy się na "nowy system dedykowany", próba skracania czasu wdrożenia, pomijania etapów projektu (szczególnie tych poświęconych weryfikacji i zatwierdzaniu wykonanych prac) może zakończyć się całkowitym niepowodzeniem. Postępując w ten sposób otrzymamy bowiem dokładnie to czego chcemy, bez względu na to, czy nowy system będzie tworzony od podstaw, czy też adoptujemy rozwiązanie sprawdzone w innych branżach. Wydamy jednak znacznie więcej pieniędzy i zajmie nam to więcej czasu niż w przypadku pierwszego wariantu.