Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

System CAPITAL jako sposób na usprawnienie zarządzania w przedsiębiorstwie budowlanym

Specyfika firm budowlanych sprawia, że zarządzanie w takich organizacjach jest znacznie trudniejsze niż np. w przedsiębiorstwach przemysłowych czy handlowych. Każde realizowane zamówienie jest inne, niepowtarzalne ze względu na zakres robót, miejsce ich wykonywania, warunki realizacji, wymagania klienta. Wiąże się z tym konieczność pozyskiwania i przetwarzania wielu informacji, charakterystycznych dla danego zamówienia. Znamienne jest, że począwszy od etapu przygotowania oferty po zakończenie budowy dochodzi do wielu zmian - wcześniejsze informacje i dane stają się nieaktualne.

 

Równocześnie trzeba mieć na uwadze, że skutki błędnych decyzji, (opartych na niepełnych lub nieaktualnych informacjach) bywają bardzo dotkliwe zarówno dla przedsiębiorstwa, jego klientów, jak i użytkowników wykonywanych obiektów. Często też są one nieodwracalne.

Stąd, właściwe postępowanie związane z pozyskiwaniem, przetwarzaniem, gromadzeniem, przekazywaniem i udostępnianiem /ochroną informacji i danych jest w firmach budowlanych szczególnie istotne.

 

W pewnym stopniu poprawność działań w tym zakresie jest wymuszana przez obowiązujące przepisy prawne, które nakazują gromadzenie dokumentów (umów, faktur, protokołów badań, odbiorów, świadectw jakości itp.) i dokonywanie zapisów z przebiegu realizacji (dziennik budowy, dziennik montażu). Chodzi o to, by wykazać zgodność z wymaganiami:

  • odpowiednich norm i specyfikacji (wynikających z dokumentacji projektowej),

  • warunków umowy,

  • aktualnej wiedzy technicznej (zgodność z tzw. "sztuką budowlaną").

 

Dysponowanie odpowiednią dokumentacją z przebiegu realizacji to również warunek wykazania przed klientem lub jego przedstawicielami, obiektywnych dowodów w kwestiach wątpliwych lub spornych.

 

Wydawałoby się więc, że właśnie te przedsiębiorstwa ze szczególną dbałością powinny przestrzegać zasad nadzorowania dokumentów i zapisów takich jak:

 

  • zapewnienie dostępu do pełnej i aktualnej informacji, potrzebnej dla prawidłowego wykonywania działań i podejmowania decyzji na poszczególnych stanowiskach;

  • skuteczne zabezpieczenie przed niezamierzonym wykorzystaniem informacji nieaktualnych, (wyraźne i jednoznaczne oznakowanie dokumentów nieaktualnych, wycofywanie kopii nieaktualnych dokumentów od ich użytkowników, autoryzowanie wprowadzanych zmian przez podpis i datę wprowadzenia itp. );

  • dokumentowanie działań, decyzji i zdarzeń tak, by możliwe było odtworzenie przebiegu procesów dla zidentyfikowania przyczyn ewentualnych nieprawidłowości i określenia związanej z tym odpowiedzialności, lub dla wykazania zgodności z ustalonymi wymaganiami.

 

W praktyce obserwuje się jednak dość powszechne ignorowanie tych zasad, zwłaszcza w małych i średnich przedsiębiorstwach. Wiele z nich boryka się na codzień z problemami, które wynikają z braku odpowiednich (systemowych) rozwiązań w zakresie szeroko pojętego nadzorowania informacji. Dotyczy to, w mniejszym (kadry, księgowość) lub większym (ofertowanie, planowanie, produkcja) stopniu, wszystkich obszarów zarządzania.

 

Typowe dla przedsiębiorstw budowlanych, a zarazem stwarzające szczególne zagrożenia dla sprawnego funkcjonowania i dla interesu przedsiębiorstwa, wydają się następujące nieprawidłowości:

 

  • przedstawienie klientowi oferty bez pełnego rozeznania wszystkich informacji dotyczących wymagań i/lub obiektywnej oceny zdolności przedsiębiorstwa do ich spełnienia (m.in. na podstawie aktualnych przepisów prawnych, informacji dotyczących ofert dostawców, podwykonawców);

  • nieudokumentowane (lub udokumentowane w stopniu niewystarczającym) ustalenia dotyczące planowanego przebiegu realizacji, wykorzystania zasobów, przeprowadzania potrzebnych kontroli i badań - brak harmonogramów, planów zaopatrzenia budowy, planowanych płatności i kosztów , które stanowiłyby podstawę odniesienia w procesie kontroli realizacji budowy;

  • brak lub nieprzestrzeganie procedur dotyczących aktualizacji planów na podstawie bieżących informacji o zmianach, zakłóceniach, opóźnieniach, kosztach poniesionych itp. - brak skutecznych rozwiązań w zakresie przepływu informacji o przebiegu realizacji (monitorowanie procesu), ich gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania;

  • ignorowanie potrzeby dokumentowania podejmowanych decyzji, działań, zdarzeń i sytuacji o istotnym znaczeniu dla przebiegu i wyników realizacji, szczególnie decyzji o zmianach podjętych wcześniej ustaleń - brak dokumentów i zapisów, nieautoryzowanie zmian w dokumentacji;

  • brak należytej staranności w postępowaniu z dokumentami ich gromadzeniu, przechowywaniu, udostępnianiu itp.

 

Z pewnością nie wyczerpuje to wszystkich popełnianych w przedsiębiorstwach budowlanych "grzechów" związanych z nadzorowaniem informacji, ale świadczy wyraźnie o potrzebie, a wręcz konieczności usprawnienia zarządzania w tych organizacjach. Potrzeba ta została dostrzeżona przez firmę Athenasoft, proponującą system Capital, wspomagający zarządzanie we wszystkich kluczowych procesach w firmach budowlanych.

 

System ten nie tylko ułatwia opracowanie dokumentów potrzebnych na poszczególnych etapach przygotowania oferty, planowania realizacji, dokonywania zakupów potrzebnych wyrobów i usług podwykonawców, nadzorowania postępu robót, wykorzystania zasobów i kosztów oraz zmniejsza nakłady pracy z tym związane, ale przede wszystkim "wymusza" prawidłowe dokumentowanie procesów. Wszystkie informacje, istotne dla sprawnego sterowania kluczowymi procesami, są gromadzone w systemie w sposób zapewniający ich identyfikację, aktualność oraz wykorzystanie do celów monitorowania i oceny wyników.

 

Moduły systemu Capital realizują potrzebne do tego funkcje, np.:

 

  • ZAKUPY i SPRZEDAŻ - a w nim m.in. wystawianie i rejestrowanie dokumentów zakupów i sprzedaży, rozrachunki;

  • MAGAZYN - umożliwiający rejestrowanie i dokumentowanie operacji magazynowych, tworzenie kart magazynowych wyrobów, nadzorowanie stanów magazynowych itd.;

  • KLIENCI - pozwalający na rejestrowanie danych i zdarzeń związanych z klientami, umów;

  • UMOWY i PROJEKTY - ułatwiający planowanie i kontrolę realizacji;

  • KSIĘGOWOŚĆ - obsługujący dekretowanie i księgowanie dokumentów, rejestrowanie według stworzonego planu kont, definiowanie i tworzenie zestawień.

 

System pozwala też na gromadzenie i szybki dostęp do odpowiednio "przefiltrowanych" informacji i danych dotyczących pracowników, zasobów, umów itd.

 

Należy zauważyć, że dzięki wymuszonemu przez Capital uporządkowaniu i gromadzeniu zapisów i danych możliwe jest tworzenie zasobów informacji i ich wykorzystanie w przyszłości. Wdrożenie w przedsiębiorstwie systemu Capital pozwoli wyeliminować, powszechne wśród pracowników firm budowlanych (zwłaszcza kadry inżynieryjno-technicznej), traktowanie dokumentów jako przeszkody sprawnego działania, pod warunkiem jednak, że niechęć do "papierów" nie przerodzi się w opór przed korzystaniem z komputera. Wydaje się jednak, że łatwa i przyjazna dla użytkownika obsługa systemu minimalizuje ryzyko takich postaw, nawet wśród budowlańców.

 

System Capital firmy Athenasoft należy szczególnie polecić firmom budowlanym w których funkcjonują systemy zarządzania jakością według ISO 9001, lub które zamierzają wdrożyć takie systemy. Wykorzystanie programu Capital rozwiązuje wiele problemów związanych z potrzebą spełnienia poszczególnych wymagań normy, a zwłaszcza wymagań dotyczących dokumentowania, zapisów, tzw. "identyfikowalności", zakupów i planowania.