Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Informacja gospodarcza o firmach pilnie potrzebna

Na rynku inwestycyjno-budowlanym panuje nieustanny ruch. Pojawiają się nowe firmy, likwidacji ulegają słabe przedsiębiorstwa, niektóre łączą się, niektóre dzielą. Do firm przystępują nowi wspólnicy – inni opuszczają spółki.

Na każdym rynku działają przedsiębiorstwa solidne, do których można mieć zaufanie, ale nierzadko pojawiają się firmy przereklamowane, nieuczciwe, niekiedy wręcz fikcyjne, rejestrowane tylko dla celów podatkowych.

Tam wszędzie, gdzie dokonywane są transakcje i zawierane umowy, występuje element ryzyka. Rzecz w tym, że ryzyko można ograniczyć, pod warunkiem jednak, że podejmując decyzje o współpracy będziemy posiadać wiedzę o potencjalnym partnerze.

W krajach zachodnich od dawna już funkcjonuje instytucja wywiadowni gospodarczych, które gromadzą wiedzę o firmach działających na rynku i w oparciu o te informacje udzielają referencji (dobrych lub złych) o przyszłym kontrahencie. Za granicą nie do pomyślenia jest, aby ktokolwiek zawarł większą transakcję lub przystąpił do spółki z partnerem, którego dokładnie poprzednio nie rozpoznał.

Wywiadownie gospodarcze rozwinęły się głównie na rynku handlowym i inwestycyjnym, gdzie nietrafny wybór partnera w interesach może mieć dla firmy nieobliczalne skutki finansowe. Coraz częściej wywiadownie specjalizują się w określonych dziedzinach uwzględniając specyfikę branży np. budownictwo.

Banki danych wywiadowni zagranicznych są w pełni skomputeryzowane, mogą więc gromadzić (i gromadzą) dane dotyczące kilku a niekiedy nawet kilkunastu milionów firm z całego świata. Dane te podlegają stałej aktualizacji, bowiem nieprawdziwa informacja mogłaby wprowadzić w błąd klienta i narazić go na straty, a wywiadownię na kompromitację.

Pozyskiwanie firm do wpisu w banku danych wywiadowni nie sprawia trudności. Na konkurencyjnym rynku każde solidne przedsiębiorstwo dobrowolnie zgłasza się do wywiadowni, słusznie upatrując w tym szansę promocji i swego rodzaju nobilitację. Figurowanie w rejestrze wywiadowni świadczy, że przedsiębiorstwo nie ma nic do ukrycia, a przeciwnie może pochwalić się dobrym statusem finansowym, sukcesami w działalności, wartościowymi referencjami partnerów itp.

Wywiadownie operują informacjami jawnymi, znajdującymi się w sądach rejestrowych, hipotekach, bankach i innych instytucjach z racji ich obowiązków statutowych. Chociaż dane te są powszechnie dostępne, to ich zgromadzenie i przetworzenie przez firmę zainteresowaną transakcją lub przystąpienie do spółki jest uciążliwe i pracochłonne. Wywiadownie pracują profesjonalnie, wiedzą gdzie szukać danych i dzięki temu mogą szybko sporządzać raporty o wybranej firmie. Czasem jednak zdobycie żądanych przez klienta informacji ociera się o prawdziwy wywiad gospodarczy, ale są to przypadki raczej sporadyczne, a przy tym bardzo kosztowne.

W pracy wywiadowni obowiązuje niepodważalna zasada poufności treści raportu, a więc zobowiązanie się klienta (zamawiającego raport) do nieprzekazywania otrzymanych informacji osobom trzecim, a także nie publikowanie danych uzyskanych z wywiadowni.

Treść raportów opracowywanych przez wywiadownie dla swoich klientów bywa zróżnicowana. Zwykle jednak sporządzane są raporty standardowe zawierające obok nazw i danych adresowych, szereg informacji jak: data rozpoczęcia i rodzaj działalności, miejsce wpisu do rejestru i jego numer, wysokość kapitału zgłoszonego w rejestrze, dane o udziałowcach i zarządzie (jeśli klient żąda nawet szczegółowe). W raporcie podawane są też takie dane jak liczba i kwalifikacje zatrudnionych, wielkość obrotów, skrócone dane bilansowe, nazwa banku (lub banków) obsługujących firmę, sposób stosowanych rozliczeń z partnerami, doświadczenia płatnicze, opinia kredytowa, wielkość ewentualnego zadłużenia firmy, najważniejsi klienci, zawierane transakcje, referencje otrzymane od kontrahentów firmy.

Jeśli zleceniodawca chce uzyskać informacje wychodzące poza zakres objętych raportem standardowym może złożyć specjalne zamówienie, a wywiadownia postara się takie informacje pozyskać, pod warunkiem, że są dostępne i oczywiście za dodatkową wynegocjowaną opłatą.

Zapotrzebowanie na informacje w tak zróżnicowanym segmencie rynku jak budownictwo zazwyczaj wykracza poza ramy raportów standardowych. Partnerzy na tym rynku zainteresowani są informacjami o wykonawcach robót budowlanych, biurach projektowych, dostawcach materiałów budowlanych i instalacji itp. Czasem są to dane niezbędne dla wyboru firmy zarządzającej zasobami mieszkaniowymi lub obiektami komercyjnymi, ubezpieczyciela, dostawców wyposażenia mieszkań, wykonawców podłączeń do Internetu, telewizji kablowej, telefonów itp.

W odróżnieniu od doświadczeń zagranicznych zainteresowanie wiedzą o potencjalnych partnerach w biznesie jest w Polsce niewielkie i ogranicza się do mało profesjonalnych metod gromadzenia danych o przyszłych kontrahentach. Nie ma nawyku i tradycji korzystania z banku danych wywiadowni gospodarczych, których zresztą jest w naszym kraju niewiele.

Dla spopularyzowania korzystania z informacji o partnerach, z inicjatywy rządu powołano CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej)[1]. Zadaniem tej organizacji jest utworzenie banku danych o firmach (z wpisów sądów rejestrowych) zawierających informacje także o ogłaszaniu upadłości, wszczynaniu postępowania naprawczego, o nadawaniu koncesji, jej cofnięciu lub wygaśnięciu, o uzyskaniu zezwolenia na działalność itp.[2]
Powołanie do życia „Centralnej Ewidencji….” stanowi bez wątpienia krok w kierunku minimalizacji ryzyka nietrafnych decyzji biznesowych, a także zwiększenia przejrzystości funkcjonowania firm. Urząd ten nie zastąpi jednak (przynajmniej w najbliższym czasie) profesjonalnych wywiadowni gospodarczych dysponujących wieloletnim doświadczeniem i zgromadzonymi w ciągu kilkunastu lat danymi.

Wiedzy o potencjalnych partnerach nie zastąpią też procedury przetargowe, których założeniem jest zapewnienie wyboru optymalnego kontrahenta (wykonawcy, projektanta, dostawcy).
Ułomność instytucji zamówień publicznych jest powszechnie znana. Procedury te z założenia preferują rozwiązania najtańsze, a niekoniecznie najtrafniejsze, a poza tym dotyczą transakcji podmiotów publicznych, a te nie stanowią przecież większości i w miarę rozwoju prywatyzacji będą ulegały stopniowemu ograniczaniu.

Warto więc, nie czyniąc konkurencji CEIDG, podejmować współpracę z profesjonalną wywiadownią gospodarczą, która w suchym, beznamiętnym raporcie dostarczy za niewielkie pieniądze wiarygodną, zweryfikowaną informację o przyszłym partnerze. Dysponując rzetelną wiedzą o potencjalnych partnerach, firma nie powinna popełnić pomyłki w prawidłowym wyborze optymalnego kontrahenta. Doświadczenia firm korzystających z usług wywiadowni świadczą, że ograniczenie ryzyka nietrafnej transakcji (wyboru partnera) z nawiązką przekracza koszt raportu.

Wywiadownia przyjmując zamówienie doradzi także klientowi, jakie dane należy zgromadzić w konkretnym przypadku, a z jakich informacji można zrezygnować. Dotyczy to w szczególności raportów ponadstandardowych, które z reguły dotyczą informacji „nietypowych”, trudniejszych do zdobycia przez wywiadownię i z tej przyczyny bardziej kosztownych. Trzeba wiedzieć, że cena raportu ponadstandardowego zależy od zakresu żądanych informacji, stopnia trudności ich pozyskania (w szczególności odnośnie partnerów zagranicznych), oraz od terminu dostarczenia raportu klientowi.

Ostatnio obok „tradycyjnych” wywiadowni pojawiły się wywiadownie internetowe. Dane o firmach uzyskane z sieci są obszerne i stosunkowo łatwo dostępne. Zglobalizowany rynek, także polski, zapewne sięgać będzie coraz częściej do tego źródła informacji.

Na marginesie warto zauważyć, że wywiadownie gospodarcze obok podstawowej funkcji, jaką jest udostępnianie informacji o firmach, pełnią swoistą rolę wychowawczą. Firmy uczestniczące w transakcjach, świadome że potencjalni partnerzy mogą sprawdzić i zweryfikować ich wiarygodność, starać się będą w działaniach marketingowych kreować najlepszy, ale prawdziwy wizerunek.

Obiektywny raport wywiadowni przyczyni się bez wątpienia do promocji firm solidnych, przy równoczesnej eliminacji niewiarygodnych.

 

 

 

 

[1] CEIDG utworzono na podstawie przepisów rozdziału 3 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jednolity Dz.U. z 2007 r. Nr 155, poz.1095 z późn.zm.)

 

[2] Niezależnie od CEIDG (w oparciu o ustawę z dnia 14 lutego 2003 r. o udostępnianiu informacji gospodarczych – Dz.U. nr 50 poz. 424, z późn.zm.) działa w Polsce kilka biur informacji gospodarczej wyspecjalizowanych w zobowiązaniach finansowych przedsiębiorstw i konsumentów działających na rynku, m.in.: Krajowy Rejestr Długów, InfoMonitor, Europejski Rejestr Informacji Finansowych, Biuro Informacji Kredytowej, Związek Banków Polskich.
Liderem tego rynku jest Krajowy Rejestr Długów dysponujący elektronicznym systemem obiegu informacji pomiędzy wszystkimi branżami gospodarki. Posiada ok. 45 tys. klientów. Operuje bankiem danych ok. 1 mln dłużników. W ciągu 5 lat wyegzekwował dla zleceniodawców ok. 5,5 mld zł długów. Współpracuje stale z dużą grupą banków (ponad 280), branżą ubezpieczeniową, leasingową (ponad 35 firm), factoringową, telefonią stacjonarną i komórkową, samorządem gospodarczym (w tym Krajową Izbą Gospodarczą, Krajową Izbą Budownictwa, Izbą Gospodarczą Towarzystw Budownictwa Społecznego i in.).
Krajowy Rejestr Długów efektywnie wspiera użytkowników systemu w zachowaniu płynności finansowej. Jest również przydatny na każdym etapie współdziałania przedsiębiorstw z kontrahentami – wszędzie tam, gdzie mamy do czynienia z kredytem, leasingiem, factoringiem lub sprzedażą towaru bądź usług z odroczonym terminem płatności, a także przed zawarciem umowy (weryfikacją wiarygodności płatniczej).