Poniższy artykuł opracowano w oparciu o stan prawny obowiązujący w momencie powstania tego artykułu.
Redakcja nie gwarantuje aktualności tekstu w okresie późniejszym, jak również nie ponosi odpowiedzialności za ew. stosowanie się do zawartych w nim zaleceń.

Facility Management wsparciem dla inwestora

Angielskie pojęcie „facility management” trudno przekłada się na język polski. Stowarzyszenie IFMA (International Facility Management Association) definiuje je jako „profesjonalną działalność, której zadaniem jest sprawowanie szeroko pojętej opieki nad budynkiem, a w szczególności obniżenie kosztów jego utrzymania, podnoszenie jakości oferowanych w nim usług oraz zachowanie, a nawet podnoszenie jego wartości rynkowej”.
Jedna z czołowych firm doradczych w dziedzinie zarządzania nieruchomościami prezentuje bardziej syntetyczną formułę „facility management” określając to pojęcie jako „kompleksową obsługę nieruchomości”, a następnie rozwija je poprzez wyspecjalizowanie tematyki objętej tą obsługą.

Dynamiczny rozwój inwestycji, jaki ma miejsce w Polsce na przestrzeni ostatnich kilku lat, powinien owocować równoległym, a nawet szybszym rozwojem rynku Facility Management (FM). Oczekiwanie takie można uzasadnić co najmniej dwiema przyczynami.

Po pierwsze - większość dużych obiektów realizują inwestorzy zagraniczni, traktujący nieruchomość jako zasób strategiczny wymagający ponoszenia możliwie niskich kosztów na etapie wykonawstwa, a później eksploatacji.
Klasyczna definicja określająca zarządzanie jako działanie mające na celu utrzymanie obiektu w „niepogorszonym stanie” nie ma już w nowoczesnej gospodarce racji bytu. Jest to naturalną konsekwencją rozwoju rynku nieruchomości. Pojawiające się i już istniejące fundusze inwestycyjne masowo kupują nieruchomości, a więc właścicielom obiektów powinno zależeć, aby ich wartość rosła, a tym samym aby stopa zwrotu wniesionego kapitału była możliwie najwyższa.

Po drugie – polski rynek nieruchomości w coraz większym zakresie działa w ramach rosnącej konkurencji, która ze swej istoty „napędza” korzystanie z możliwości jakie daje facility management. Zaczynają się liczyć takie korzyści jak jakość, pewność, szybkość reagowania i co oczywiste - perfekcyjna znajomość techniki i technologii procesów na etapie wykonawstwa i eksploatacji.

Dyscyplina FM obejmuje bardzo szeroki i zazwyczaj kompleksowy zakres usług, które zaczynają się już na etapie projektowania, a po oddaniu obiektu do użytku spektrum usług staje się coraz rozleglejsze. Przewidujący inwestor powinien korzystać z doradztwa profesjonalnej firmy FM i jej wiedzy dotyczącej znajomości rynku i spodziewanej efektywności ekonomicznej planowanej inwestycji. Szczególnie ważna jest współpraca z firmą FM na etapie projektowania, gdzie podejmowane są decyzje przesądzające o kosztach realizacji obiektu i jego funkcji, a także opłacalnej eksploatacji.
Specjalistyczna firma doradzi jak zarządzać energią, telekomunikacją, bezpieczeństwem przeciwpożarowym, ochroną obiektu, utrzymywaniem zieleni w otoczeniu, bieżącą konserwacją itp.

Tak liczne i zróżnicowane usługi mogą być oferowane kompleksowo tylko przez doświadczonych specjalistów. Popyt na fachowców branży FM jest coraz bardziej powszechny, ale w Polsce firm FM jest niewiele i cierpią one na niedostatek specjalistów. Jako ciekawostkę można podać, że pierwszy polski akademicki podręcznik FM ukazał się dopiero w 2006 roku.

Można sobie zadać pytanie dlaczego, pomimo oczywistych korzyści, rozwój firm menadżerskich nie nadąża za rozwijającym się rynkiem inwestycyjnym. Eksperci uważają, że największe znaczenie ma ciągle jeszcze niski poziom świadomości inwestorów odnośnie zakresu usług oferowanych przez firmy FM i pożytków jakie te usługi mogą przynieść. Inwestorowi powinno zależeć, aby podejmowane przez niego przedsięwzięcia realizowane były oszczędnie, użytkownicy obiektów byli zadowoleni, a przyszły zarządca nie musiał w trakcie eksploatacji borykać się z błędami popełnionymi w toku procesu inwestycyjnego. A błędy te mają źródło zarówno w niedopilnowanej fazie projektowania, jak również w trakcie budowy. Nie chodzi przy tym o niewłaściwe, bądź nie do końca przemyślane rozwiązania konstrukcyjne lub materiałowe (choć i takie się zdarzają), ale rozwiązania techniczne i organizacyjne, które prowadzić mogą do „usterkowości” instalacji i urządzeń oraz ich niefunkcjonalnego działania.
Ale niestety inwestorom często brak wiedzy o możliwościach FM w warunkach rosnących kosztów, postępującego rozwoju technicznego, a przede wszystkim narastającej konkurencji na rynku nieruchomości. I dlatego dopraszanie konsultanta FM przy realizacji inwestycji należy w polskiej praktyce do rzadkości. Jeśli już, to specjaliści FM angażowani są zbyt późno, kiedy zmiana błędnych rozwiązań jest praktycznie niemożliwa, względnie byłaby bardzo kosztowna.

Inwestorzy bardziej doświadczeni, a zwłaszcza ci, którzy na własnej skórze przekonali się o fatalnych skutkach braku doradztwa profesjonalnej firmy FM częściej angażują fachowych konsultantów. Specjaliści ci z definicji krytycznie oceniają projekty, starają się wychwytywać błędy i zawczasu interweniować. Doświadczenia wskazują, że dzięki audytowi firmy FM zdołano ustrzec się licznych błędów i zapobiec zbędnym kosztom, a co nie mniej ważne - poprawić funkcjonalność przyszłego obiektu. Dzięki krytycznemu spojrzeniu, zwłaszcza w fazie projektowania, konsultanci wpływają nie tylko na rozwiązania konstrukcyjne i architektoniczne, ale także na szeroko pojętą funkcjonalność obiektu i jego ekonomiczne walory eksploatacyjne.

Często mają miejsce naciski na projektantów, aby zastosowali rozwiązania tanie, efektowne na pierwszy rzut oka, ale niekoniecznie słuszne w perspektywie długiej eksploatacji. Zjawisko to pojawia się wówczas, gdy inwestor nie planuje wieloletniej eksploatacji obiektu, a zamierza go szybko sprzedać z możliwie dużym zyskiem. Niestety, projektanci naciskom takim zazwyczaj ulegają, ponieważ nie interesuje ich dalszy los obiektu. Jeśli jednak inwestorowi zależy na efektywnym funkcjonowaniu obiektu – audyt FM wesprze go w przeprowadzeniu niezbędnych zmian, których koszt na wczesnym etapie jest relatywnie niski.

Nieco mniejszą rolę pełnią konsultanci FM nadzorujący procesy wykonawcze. Czasem bowiem poglądy firm FM kolidują z obowiązkami inspektorów nadzoru budowlanego, którzy reprezentują przede wszystkim interes inwestora. Tylko najbardziej rzetelni inspektorzy, jeśli są pewni swoich racji, występują o zmianę projektu. Rola koordynatora FM nie kończy się jednak z chwilą oddania obiektu do użytku, zwłaszcza budynku o charakterze komercyjnym. Konsultanci FM powinni nadzorować prace adaptacyjne pomieszczeń do określonych celów.

Można podać liczne przypadki wadliwie zaprojektowanych, względnie źle wykonanych instalacji. Błędów można by uniknąć, gdyby we właściwym czasie inwestor zaangażował profesjonalną firmę doradczą.
Przykładem może być np. pralnia chemiczna na parterze budynku mieszkalnego, której wyziewy, na skutek źle wykonanych przewodów wentylacyjnych, zatruwały powietrze wszystkich mieszkań usytuowanych w tym samym pionie. Inny przykład to najemca, który włączał jednorazowo silne odbiorniki energii elektrycznej powodując przepalanie się bezpieczników u sąsiadów. W obu przypadkach usunięto usterki ponosząc jednak wysokie koszty przeróbek instalacji. Gdyby profesjonalny audytor uczestniczył w procesie aranżacji pomieszczeń i instalacji urządzeń zdołano by uniknąć niepotrzebnych kosztów i konfliktów.

Konsultanci firmy FM są szczególnie pożądani dla obserwacji funkcjonowania obiektów w pierwszym okresie ich eksploatacji, bowiem w tym czasie ujawniają się usterki i błędy popełnione w procesie budowlanym.

Inwestor dbający o dobrą opinię własnego przedsiębiorstwa i zadowolenie użytkowników obiektu powinien wykorzystywać krytyczne spostrzeżenia audytorów i bezzwłocznie usuwać usterki zanim doczeka się żądań odszkodowawczych i nieprzychylnych opinii na rynku.

Eksperci wyrażają nadzieję, że pozytywne doświadczenia korzystania z usług FM przekonają polskich projektantów, inwestorów i właścicieli nieruchomości do szerszej niż dotychczas współpracy z profesjonalistami FM. Jeśli tak się nie stanie, nie sprostamy narastającej konkurencji, zwłaszcza że dla zagranicznych inwestorów doradztwo firmy FM jest obecnie standardem.